信息化在高速公路檔案管理的應(yīng)用探究

摘 要：高速公路檔案管理是高速公路工程管理的重要組成部分，本文對信息化技術(shù)在高速公路工程的檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行系統(tǒng)介紹，分析檔案信息化的特點(diǎn)，對高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目資料檔案管理系統(tǒng)這一信息化檔案管理平臺的運(yùn)作步驟進(jìn)行詳細(xì)分析和探討，同時總結(jié)信息檔案管理中的注意事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：高速公路工程；檔案管理；信息化技術(shù)

高速公路建設(shè)工作中的檔案管理工作對于高速公路工程的管理具有重要的意義，然而高速公路工程的相關(guān)資料及其檔案涵蓋建設(shè)周期的各階段，卷帙浩繁，給檔案管理工作帶來不少困難，另外工程檔案還將為日后的維修養(yǎng)護(hù)和大修改造提供參考，尤其是對于隱蔽工程和不易檢測的構(gòu)件具有重要意義，因此檔案的完整和準(zhǔn)確度是檔案工作的重點(diǎn)，近年來由于信息化技術(shù)的發(fā)展，信息化不斷應(yīng)用于高速公路工程的檔案管理工作中，有效提高檔案歸檔效率，保證檔案信息的完整程度和準(zhǔn)確程度。本文對高速公路建設(shè)信息化的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析，為類似問題提供參考。

1 檔案信息化的特點(diǎn)分析

傳統(tǒng)的高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案大多是采用紙質(zhì)版，紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)較多，主要是：紙質(zhì)檔案需要耗費(fèi)較多的人力和時間進(jìn)行編制，紙質(zhì)檔案涉及整個建設(shè)周期，內(nèi)容較多、數(shù)量龐大，如要存儲，需要大量的空間和配套的檔案柜等設(shè)備，保管和利用成本都比較大，查找效率低，不便于查找。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)不斷應(yīng)用于檔案管理中，紙質(zhì)檔案的上述缺點(diǎn)可以得到解決和改善。目前高速公路工程項(xiàng)目除在建設(shè)單位留存一份完整檔案外，其他信息可通過其他載體保留檔案，以便減少存檔的空間和設(shè)備，減少庫房的使用，另外通過電子信息查檔，可以更為快捷地提高檔案的檢索效率，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程實(shí)時查詢。目前的技術(shù)手段，主要是采用先進(jìn)快捷的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)管理所有檔案的資料和文件信息，從而改變以往的紙質(zhì)化管理，提高檔案管理效率和逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

新的技術(shù)手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，經(jīng)常結(jié)合高速公路工程的特點(diǎn)作為依據(jù)及基礎(chǔ)，將開發(fā)成基于高速公路工程項(xiàng)目的檔案管理系統(tǒng)，即形成以集項(xiàng)目化辦公為一體的系統(tǒng)，將建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工承包商之間的業(yè)務(wù)統(tǒng)一到管理軟件中，各方收集各自的檔案，各自按規(guī)范歸檔至系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)可共享，這是檔案信息化的重要一個優(yōu)勢。信息化的檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范應(yīng)與國家和地方標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容相一致，依據(jù)工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工程檔案，保證其符合各項(xiàng)要求。

高速公路工程建設(shè)的資料和信息具有原始性，另外還要求具有法律效力，這些都對檔案管理提出較高要求，同時出于保密性的要求，對于系統(tǒng)安全的防護(hù)性能，防泄漏防黑客等有特殊要求和規(guī)定。在網(wǎng)絡(luò)信息中，將采取更為先進(jìn)的加密軟件，嚴(yán)格限制用戶權(quán)限，防止被盜用，從而保證網(wǎng)絡(luò)管理中資料的安全。同時無論是網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)還是管理軟件都應(yīng)安排專業(yè)人員定時進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)和管理，保證系統(tǒng)的暢通無阻。此外，在實(shí)踐中，還應(yīng)建立和健全信息化管理系統(tǒng)中與現(xiàn)行高速公路工程資料管理相匹配的管理制度，主要在于以檔案管理系統(tǒng)有目的、有針對性的對各施工過程進(jìn)行檢查，從而保證相關(guān)的工程資料不漏做，真實(shí)、可靠以及全面。

2 信息化在高速公路工程中的應(yīng)用

2.1 信息化平臺

高速公路工程施工過程中的相關(guān)資料和文件應(yīng)和建設(shè)周期同步，且各項(xiàng)資料都應(yīng)進(jìn)行及時的管理，紙質(zhì)版的檔案管理常常出現(xiàn)資料后補(bǔ)，更新慢等問題。而信息化手段則可以解決這種弊端，本文以“高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目資料檔案管理系統(tǒng)”這一信息化檔案管理平臺為例，介紹信息化在檔案管理中的應(yīng)用。

該信息化管理平臺是基于整個項(xiàng)目的建設(shè)周期，且執(zhí)行國家相關(guān)檔案管理的要求和規(guī)定。整個平臺采用C/S及B/S的管理結(jié)構(gòu)，支持客戶端到服務(wù)器和瀏覽器到服務(wù)器的這兩種執(zhí)行模式，目前建設(shè)單位通常采用前者，而施工承包單位則采用后者，查詢功能通過B/S模式執(zhí)行，有利于提高檢索效率和提高通用性。平臺的設(shè)計(jì)可分為三個層次，第一層主要提供平臺介紹用戶指令，第二層將接受的指令轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)語言，第三層是數(shù)據(jù)儲存平臺，專門存儲數(shù)據(jù)，以便支持用戶訪問和定期的維護(hù)。

平臺還配備數(shù)字化處理系統(tǒng)，可處理資料掃描、處理圖像的切黑邊、糾偏等。另外支持DWG、PDF、JPEG、BMP等多種類型，方便數(shù)據(jù)的引用，通過項(xiàng)目信息的檢索可快速搜索出相應(yīng)文件及相關(guān)資料。

2.2 平臺做法具體步驟

（1）高速公路工程的劃分及項(xiàng)目信息錄入，根據(jù)相關(guān)規(guī)范和要求，建立存檔分類。

（2）根據(jù)分類及標(biāo)準(zhǔn)，以竣工文件分類方案、參建單位及單位工程、分部分項(xiàng)工程等建立結(jié)構(gòu)樹，建立相關(guān)的目錄，為索引及材料上傳和掃描做準(zhǔn)備，檔案的分類及相關(guān)進(jìn)度緊密配合，滿足高速公路工程的檔案使用。

（3）按目錄收集項(xiàng)目的相關(guān)技術(shù)資料和文件，將資料和文件上傳到服務(wù)器。

（4）整理文檔，根據(jù)目錄，將收集的文件和資料進(jìn)行編號和整理。

（5）圖像整理，通過內(nèi)置的軟件，對文件、資料等進(jìn)行文件圖像掃描及處理，處理完成后進(jìn)行編號整理排序。工程的原始資料可采用平臺支持的TIFF格式的文件，而相關(guān)圖紙及告訴公路工程監(jiān)管的照片則可以使用平臺支持的圖像文件DWG和JPEG。

（6）索引。掃描完成的文件與前面所建立的目錄進(jìn)行掛鉤鏈接。

（7）錄入平臺。將信息錄入平臺中，檢查文件鏈接、文件名的正確性和匹配性。

（8）組卷。平臺可以自動組卷和多方塊組卷，組卷速度每小時可達(dá)1500卷，從而大大提高高速公路工程檔案的組卷編制效率。

（9）制作光盤。對于已經(jīng)完成的高速公路工程的檔案，將所有信息等資料制作成能獨(dú)立檢索的高速公路工程的現(xiàn)場檔案光盤。

3 高速公路工程信息檔案管理中的注意事項(xiàng)

1、定期對入庫后的高速公路工程進(jìn)行隨機(jī)抽查，以驗(yàn)證檔案的檢索可靠性及完整性。

2、檔案平臺的資料隨平臺升級而更換儲存載體，但為防止升級過程中的數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)按要求進(jìn)行舊版本備份。

3、對于檔案信息平臺服務(wù)器的溫度控制和相對濕度等有特別要求，另外還應(yīng)防火、防塵等。

4、平臺在支持網(wǎng)絡(luò)檢索時，應(yīng)采取安全保密措施，提供可靠監(jiān)管措施。

5、在銷毀檔案時，應(yīng)及時在后臺服務(wù)器中刪除檔案的目錄。

4 結(jié)語

信息化技術(shù)在高速公路工程管理的應(yīng)用越來越廣泛，信息化為高速公路工程檔案管理提供便捷、高效、安全的管理模式，可有效降低管理成本和提高工作效率，推動高速公路工程檔案管理的快速發(fā)展。

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[2]葉綠嬋.全員參與及信息化技術(shù)對高速公路建設(shè)項(xiàng)目成本控制的影響[J].中國科技信息，2008（21）.

作者簡介

鐘媚（1987-），女，湖南新邵人，大學(xué)本科，從事高速公路檔案管理工作。endprint