電子文件檔案管理存在的問題及對策分析

丁麗娟

摘 要：隨著現(xiàn)代化技術逐步發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質信息存儲方式已經讓位于電子文件檔案管理辦法，這不僅與創(chuàng)新型技術的推廣有關系，還與文件檔案類型的多樣化密切相關。電子管理的模式能夠解決文檔信息較多、類別繁雜的問題，從多個角度思考信息的管理。然而，由于電子文件檔案管理剛出現(xiàn)不久，使得實際管理工作還存在很多不足，資料的完整性、安全性都很容易受到破壞。針對這樣的現(xiàn)象，電子文件檔案的管理必須堅持從實際出發(fā)，掌握網(wǎng)絡運行的技術，從而解決目前存在的管理問題，保證檔案信息的完整度。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；問題；對策

電子文件是基于數(shù)字化技術推廣應用的文檔形式，其中包含了很多數(shù)碼形式，如光盤、磁帶、移動硬盤等等，它與現(xiàn)代化信息的環(huán)境相適應，能夠解決紙質檔案管理存在的不足，提高工作的效率。另外，電子文件檔案最突出的特點是，可以實現(xiàn)信息的交互使用和共享利用，更快的傳輸文檔。但是，在現(xiàn)階段的背景下，實際管理還存在許多不完善的地方。本文就結合電子文件檔案管理的實際，從它的特點和優(yōu)勢入手研究，為實現(xiàn)信息的高效利用打基礎。

1 電子文件檔案管理存在的問題

1.1 思想意識落后

從技術手段入手的管理方式，是電子文件檔案管理的特殊方法，與創(chuàng)新應用息息相關。不過很多文件檔案管理者由于思想的局限性和技術能力的阻礙，使得管理工作沒有受到重視，大部分單位還處于技術應用的初期，辦公自動化水平較低，甚至出現(xiàn)無人管理的現(xiàn)象。

1.2 文件檔案的完整性受到影響

作為紙質文檔的創(chuàng)新形式，電子文件檔案的內容應該與文件信息相一致，但是在電子信息的創(chuàng)建中，難免會出現(xiàn)疏漏，在錄入的過程中對資料進行了修改，有些信息也存在被篡改的可能性。這樣一來，檔案的完整性和真實性就受到了影響，無法為決策和查詢提供準確的信息。

1.3 安全性減弱

有些文件檔案涉及到國家和企業(yè)的保密信息，隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術的推廣普及，任何人都能夠訪問和自由進入因特網(wǎng)。不法分子就會借助這樣的機會竊聽和修改文件內容，降低檔案的安全性。

2 強化電子文件檔案管理的有效對策

2.1 提高電子文件檔案的管理技術

電子文件檔案的管理技術是指確保電子文件檔案的高效率、可靠性與規(guī)范性，促使電子文件更為真實、完整與安全。所以，電子文件檔案管理必須依據(jù)一定的科學技術模式對電子文件實施高效管理。還要與國際通用標準相對接，對電子文件檔案信息的傳遞、存儲、組織進行規(guī)范，最大程度降低因管理系統(tǒng)平臺之間的不同而帶來的資源浪費，提升整體運作效率。同時，還要對電子文件檔案的管理、復制、鑒定以及調閱等程序進行嚴格規(guī)范，對管理人員進行消息認證與身份驗證，預防電子文件檔案被惡意損壞。

2.2 以法律的形式規(guī)定電子文件檔案管理的方法

從根源上防止文件檔案的丟失，提高保存的安全性和完整性，就要從法律上進行規(guī)定，各級政府也要對管理工作加以支持，通過法律形式規(guī)范實際行為。例如，涉及到高技術開發(fā)的企業(yè)就可以在不違背國家法律的基礎上，結合自身的情況細化管理辦法，從人防和技防兩方面入手，在計算機內部加入黑客入侵防護手段等等。與此同時，還要建立文件檔案歸檔的統(tǒng)一結構，鑒定信息的真實性，從收集、整理、歸檔等方面推行嚴格管理，確保電子文件檔案更好的服務。

2.3 建立一支高水平的電子文件檔案管理隊伍

從某種意義上而言，檔案管理人員的技術能力、素質修養(yǎng)直接關系到信息的保存和管理的水平，也是避免信息丟失的關鍵。因此，相關部門必須加強對文檔管理的重視度，在招聘和用人中選擇高校畢業(yè)、接受過專業(yè)學習、素質能力強、技術水平高的人員進入隊伍，并有意識的儲備青年干部，防止出現(xiàn)人員斷層的現(xiàn)象。另一方面，還要積極開展培訓和學習，定期組織管理者學習電子技術，讓他們掌握最新的管理對策，建立起現(xiàn)代化的檔案管理方式。

3 結束語

綜上所述，隨著我國電子信息技術的持續(xù)推進，電子文件檔案管理工作面臨的壓力與挑戰(zhàn)愈來愈大，與此同時在電子文件檔案管理運行過程中反映出來的問題也日益增多，這在很大程度上阻礙了電子文件檔案的效率性與完整性。所以，在新時代發(fā)展環(huán)境下，各個部門只有不斷強化對電子文件檔案管理工作的重視程度，加強電子文件檔案管理工作的復合型人才建設，建立健全電子文件檔案的管理體制與機制。

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