淺談企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中合同檔案工作的重要性

錢麗銘

摘 要：本文著重探討企業(yè)在合同檔案管理工作中容易出現(xiàn)的常規(guī)問題，深刻分析這些問題可能會(huì)對(duì)企業(yè)自身健康發(fā)展，行業(yè)市場(chǎng)秩序穩(wěn)定甚至社會(huì)秩序穩(wěn)定等方面帶來的一系列危害。針對(duì)以上問題，本文提出了規(guī)范企業(yè)合同檔案的分類方法和歸檔范圍，明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人，加強(qiáng)企業(yè)合同歸檔管理人員技能培訓(xùn)三步走的解決方案。希望可以借此引起人們對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中合同檔案工作的重視，為大家今后處理合同檔案工作中的問題提供思路，以期達(dá)到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)經(jīng)營(yíng)；合同管理；解決方案

合同檔案工作的主要內(nèi)容就是將履行合同的過程和在這個(gè)過程中出現(xiàn)的情況用文字資料的方式一一記錄下來。隨著市場(chǎng)秩序的逐步完善，以及企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作中企業(yè)合同檔案工作的地位也日趨重要。合同是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要法律文件，也是眾多扯皮、糾紛、爭(zhēng)議等事項(xiàng)發(fā)生的根本原因。用科學(xué)的方法規(guī)范合同檔案管理，使單位和法人的合法權(quán)益得到有力保障，已經(jīng)是刻不容緩的事情，這需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和合同檔案工作的參與人員提高對(duì)合同檔案管理工作的重視。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問題

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績(jī)高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對(duì)于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時(shí)認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識(shí)，導(dǎo)致部門和個(gè)人都沒有明確的崗位責(zé)任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對(duì)自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對(duì)于合同管理工作的基本認(rèn)識(shí)，他們的合同管理知識(shí)體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識(shí)。正因?yàn)槿绱?，他們?cè)谑占隀n案資料后，很少會(huì)及時(shí)歸納整理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于不及時(shí)歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯(cuò)誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對(duì)自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點(diǎn)，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識(shí)，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長(zhǎng)，流程復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會(huì)產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時(shí)性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍現(xiàn)象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識(shí)，法律知識(shí)體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對(duì)合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯(cuò)誤。在實(shí)際合同管理中，管理人員多會(huì)依照自已的思維和習(xí)慣來對(duì)合同檔案進(jìn)行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會(huì)加重日后檢索的困難，使需要?dú)w檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個(gè)類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項(xiàng)目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項(xiàng)目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對(duì)合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要?dú)w檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時(shí)負(fù)責(zé)整理和收集，并對(duì)其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實(shí)可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于出現(xiàn)問題的部門及個(gè)人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對(duì)于業(yè)績(jī)優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎(jiǎng)，以此來調(diào)動(dòng)員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識(shí)和合同管理知識(shí)，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報(bào)工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時(shí)將績(jī)效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎(jiǎng)金、晉級(jí)評(píng)定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動(dòng)性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務(wù)水平，把握原則，懂得斡旋，當(dāng)不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間存在意見分歧時(shí)，要勤跑腿，多動(dòng)嘴，按照主要領(lǐng)導(dǎo)的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將滿足用戶的需求擺在首位。

3 總結(jié)

企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中查詢單項(xiàng)或?qū)ｉT問題涉及的資料工作具有重要價(jià)值，可以為企業(yè)今后管理進(jìn)步，技術(shù)創(chuàng)新，體制完善提供大量有價(jià)值參考資料。對(duì)于歷史資料的分析研究，有可能成為管理層制定未來發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。合同歸檔管理工作對(duì)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重大意義。規(guī)范合同歸檔整理制度，調(diào)高合同歸檔工作中的信息化水平，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)化水平和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確責(zé)任追責(zé)制度可以有效促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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