提升檔案管理效能的途徑分析

楊養(yǎng)民

[摘 要]由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，而利用信息技術(shù)科學(xué)合理地開展檔案管理工作，則能促使檔案管理獲得較高的工作效率和質(zhì)量，并使得檔案管理效能能夠獲得較大的提升。因此文章對(duì)提升檔案管理效能的途徑進(jìn)行了深入的研究，分析了提升檔案管理效能的意義，闡述了檔案管理中存在的一些問題，從而提出了提升檔案管理效能的具體建議和途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；效能提升；途徑分析

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.206

1 提升檔案管理效能的意義

隨著國(guó)家改革開放的不斷推進(jìn)，在國(guó)家機(jī)關(guān)以及社會(huì)組織中，檔案管理都發(fā)揮著十分重要的影響和作用。而在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的前提下，檔案管理也獲得了較大的發(fā)展和進(jìn)步，且經(jīng)濟(jì)發(fā)展也對(duì)檔案管理提出了更高的要求。對(duì)于社會(huì)組織乃至國(guó)家來(lái)說(shuō)，其在制定相關(guān)決策的過(guò)程中，必須結(jié)合人事檔案中的工作經(jīng)歷、個(gè)人工作生活、生活思想作風(fēng)、日常工作情況等進(jìn)行決策。因此提高檔案管理效能可以優(yōu)化決策的選擇，并且還有利于行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏配套的基礎(chǔ)設(shè)施

在組織和開展檔案管理工作的過(guò)程中，必不可少的則是配套的基礎(chǔ)設(shè)施，但目前在檔案管理部門中，管理檔案的基礎(chǔ)配套設(shè)施非常缺乏，且大多數(shù)部門的配套基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，這就造成了檔案管理很難有序地展開。在檔案管理部門中，現(xiàn)有的基礎(chǔ)配套設(shè)施主要包括電氣設(shè)備、防火設(shè)施、計(jì)算機(jī)辦公軟件、資料儲(chǔ)存室、檔案架以及檔案柜等，這些配套設(shè)施對(duì)于保存、安放以及防護(hù)等具有非常重要的作用。如果未能兼顧好基礎(chǔ)配套設(shè)施，則檔案管理工作就不能獲得順利的開展。同時(shí)在檔案管理工作中，一個(gè)非常關(guān)鍵的措施是防火防盜，由于大多數(shù)檔案資料為紙質(zhì)檔案，因此防火防盜是檔案管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。另外在存放檔案的過(guò)程中，如果存放環(huán)境相對(duì)較差，也會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)霉以及蟲蛀的情況，這就使得檔案失去了一定的閱覽價(jià)值。

2.2 檔案管理未受到重視

目前，就我國(guó)基層的檔案管理而言，行政管理階層中包含了大部分的檔案管理工作，但是由于檔案管理沒有受到足夠的重視，而一些領(lǐng)導(dǎo)甚至在對(duì)事業(yè)單位新型建設(shè)的方面出現(xiàn)了認(rèn)知偏差，例如沒有重視事業(yè)單位中，檔案管理積極促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，或者只注重本單位的發(fā)展前景以及經(jīng)濟(jì)效益，造成了檔案管理在很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，都沒有獲得嚴(yán)格的管控以及有序的部署。再加上目前檔案管理工作中，收集資料歸檔不全、資料散亂且整理缺乏一定的規(guī)范等現(xiàn)象十分嚴(yán)重，這就造成了在長(zhǎng)期管理檔案的工作中，大量的資料信息發(fā)生了殘損或者流失，因此很難應(yīng)用于事業(yè)單位進(jìn)行閱覽和借鑒。

2.3 管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)

就檔案管理本身而言，其涉及的工作十分瑣碎，且一般從事檔案管理的工作人員，需要具備縝密的心思以及充足的耐心。而目前在檔案管理工作中，已有的工作人員中，大部分是從基層選拔而來(lái)，且他們大都具有較好的耐心，且做事也非常細(xì)心。但是目前檔案管理面臨的一個(gè)問題就是，管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)，而這一因素也是影響檔案管理效能的重要因素。一般從基層選拔出來(lái)的管理人員，很多都沒有接受專業(yè)的管理培訓(xùn)和指導(dǎo)，且相關(guān)的檔案管理知識(shí)較為缺乏，缺乏熟練的業(yè)務(wù)操作，對(duì)于檔案管理的法律法規(guī)等缺乏深入的了解，因此也造成了檔案管理工作的開展出現(xiàn)了較大的難度。而在實(shí)際管理工作中，很多管理人員由于自身業(yè)務(wù)操作不夠熟練，經(jīng)常出現(xiàn)困擾情緒，且在工作中也沒能將自身的才能充分地發(fā)揮出來(lái)，這樣一來(lái)很多管理人員的負(fù)面情緒就會(huì)逐漸增長(zhǎng)，從而大大降低檔案管理的效能。

3 提升檔案管理效能的途徑

3.1 完善檔案管理服務(wù)體系

目前檔案管理工作組織和展開的主要目標(biāo)，就是為了合理地、科學(xué)地使用各種檔案資料，同時(shí)還要將檔案管理積極促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的作用充分地發(fā)揮出來(lái)，以實(shí)現(xiàn)各企業(yè)以及事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此在提升檔案管理效能的過(guò)程中，首先需要不斷地完善檔案管理的服務(wù)體系，將現(xiàn)存的檔案資源以及檔案信息充分地利用起來(lái)，不斷對(duì)各企業(yè)以及事業(yè)單位的檔案管理、信息查詢以及檔案服務(wù)等，進(jìn)行優(yōu)化，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)程序的簡(jiǎn)易化和便捷化。同時(shí)還需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息建立一個(gè)數(shù)字化的共享軟件平臺(tái)，在對(duì)一些檔案資料進(jìn)行公開分享的同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理的安全以及保密工作進(jìn)行嚴(yán)密布控，以便從真正意義上使得檔案資源能夠在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中提供高效的服務(wù)。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念

在檔案管理工作具體實(shí)踐的過(guò)程中，其組織和開展會(huì)由于人們傳統(tǒng)檔案管理觀念的限制而受到一定的約束。因此在提升檔案管理效能的過(guò)程中，必須逐漸轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，要從人們的認(rèn)知以及意識(shí)層面上，不斷增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)對(duì)檔案管理工作人員的使命感以及責(zé)任意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，使其能夠全身心地投入到檔案管理工作中。同時(shí)不斷地對(duì)黨和國(guó)家的方針政策進(jìn)行學(xué)習(xí)，切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)任務(wù)，不斷增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，將以往檔案管理的被動(dòng)格局加以改變，這樣一來(lái)就能有效地增強(qiáng)檔案管理工作的效益性、安全性以及規(guī)范性。另外也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、廣播電視以及宣傳欄等平臺(tái)，以廣大人民群眾以及各企業(yè)、事業(yè)單位的干部為對(duì)象做好宣傳工作，不斷對(duì)檔案管理的相關(guān)政策以及有關(guān)的法規(guī)法律等，進(jìn)行強(qiáng)化宣傳，對(duì)各個(gè)部門的權(quán)利歸屬進(jìn)行明確劃分，從而全面保障檔案管理工作的有序組織和開展。

3.3 定期組織培訓(xùn)，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)

在提高檔案管理效能的過(guò)程中，定期對(duì)管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，教育培訓(xùn)的內(nèi)容，除了包括檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)以外，同時(shí)還包括專業(yè)的檔案管理技能，且管理人員還需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)以及綜合素質(zhì)。開展定期培訓(xùn)的目的，主要是讓管理人員能夠順應(yīng)世界多元化以及時(shí)代的發(fā)展，使其能夠在管理檔案的過(guò)程中，將管理的內(nèi)容以及形式等，不斷向多元化的形式和內(nèi)容轉(zhuǎn)變。同時(shí)還能對(duì)管理人員的知識(shí)面加以豐富，讓其明確修訂資料、整理資料以及收集資料之間的區(qū)別，并且要對(duì)各種檔案資料做好整理和檢查工作。而在培訓(xùn)其管理技能方面，可組織其利用專業(yè)的辦公軟件以及計(jì)算機(jī)軟件完成相應(yīng)的操作，即將檔案信息資料錄入辦公軟件中，以便于整理和查找。另外增強(qiáng)管理人員的專業(yè)管理素質(zhì)，就需要培養(yǎng)其一定的道德素養(yǎng)，使其能夠在檔案管理中做到全身心投入，并兼顧好工作以及生活中的各項(xiàng)事宜。

3.4 建立嚴(yán)格制度規(guī)章，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

在加強(qiáng)重視檔案管理，加大投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金的基礎(chǔ)上，檔案管理效能的提升還需要建立嚴(yán)格的制度規(guī)章，夯實(shí)檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。即在檔案管理方面，設(shè)置一項(xiàng)專項(xiàng)資金，即以準(zhǔn)確預(yù)算、?？顚Ｓ?、詳細(xì)記錄、恰當(dāng)使用以及及時(shí)結(jié)算等為原則，不斷對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，在結(jié)合能力范圍以及實(shí)際情況的前提下，對(duì)檔案管理信息化加強(qiáng)建設(shè)，建設(shè)一定的數(shù)字檔案室或者電子檔案室，使得檔案管理能夠達(dá)到更高的效能。

4 結(jié) 論

綜上所述，在今后的檔案管理工作發(fā)展的過(guò)程中，創(chuàng)新發(fā)展是其重要的發(fā)展趨勢(shì)，因此必須對(duì)提高檔案管理效能的途徑加強(qiáng)研究和探索，以確保檔案管理能真正意義上實(shí)現(xiàn)高效能、安全性、便捷性的服務(wù)目的。

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