企業(yè)如何有效防范員工欠款成為壞賬的風險

黃革珍

摘 要：企業(yè)的發(fā)展離不開員工，員工在業(yè)務開展過程中必定會因各種事由向企業(yè)借款，隨著公司的不斷發(fā)展，需要借款的事項和金額也會不斷 增加，要想防范借款壞賬的產(chǎn)生，必須要完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，強化風險意識，加強員工的職業(yè)道德培訓及誠信管理機制的完善，必要時還要運用法律手段，有效防范或化解企業(yè)員工借款出現(xiàn)壞賬的風險。

關鍵詞：有效防范 員工欠款 內(nèi)控制度 信用管理 壞賬風險

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）05（c）-078-02

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，無可避免地一些員工因公務用途向單位申請臨時性的借款，員工借款種類一般包括：差旅費借款、項目周轉(zhuǎn)金借款、零星采購借款等；有些公司為了體恤員工，體現(xiàn)人文關懷，還會對家庭存在經(jīng)濟困難的員工給予一定額度的個人困難借款；甚至有些企業(yè)為了留住人才，為骨干員工買車買房提供無息或低息借款等。

大家都清楚，公司的發(fā)展離不開員工，而員工素質(zhì)的優(yōu)劣，也決定了公司發(fā)展前景的好壞，然而我們必須看到，企業(yè)中員工的素質(zhì)參差不齊，嚴重考驗企業(yè)與員工之間的信任程度。如果企業(yè)中一些員工向公司借款后，一旦還不起或不想還，便突然不辭而別，改變住址和聯(lián)系方式，玩失聯(lián)，即使企業(yè)走司法途徑，亦會因各種各樣的原因，最后不了了之。這種情況下，欠款已形成了企業(yè)的壞賬，倘若其他員工爭相效仿，不僅會給企業(yè)造成經(jīng)濟上的損失，還會造成很壞的影響（壞賬是指企業(yè)無法收回或收回的可能性極小的應收款項。由于發(fā)生壞賬而產(chǎn)生的損失，稱為壞賬損失）。

因此，如何安全有效加強員工借款的治理，防范和化解員工欠款成為壞賬的風險，避免給企業(yè)造成經(jīng)濟損失或不良影響，提高企業(yè)資金使用率，降低企業(yè)經(jīng)營風險，這已成為企業(yè)管理中的又一項重要任務，也是必須解決的現(xiàn)實問題。

1 企業(yè)員工欠款壞賬形成的主要原因

1.1 企業(yè)內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行，缺乏內(nèi)部控制檢查或監(jiān)督失敗

現(xiàn)在企業(yè)的領導都很重視規(guī)章制度，大小規(guī)定一大把，但是內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行，是很多企業(yè)存在的問題，很多出問題的案例不是因為企業(yè)制度缺乏，而是說一套做一套，致使有明文規(guī)定卻未能嚴格遵照執(zhí)行。主要原因是制定的制度不合理或過于理想化，從而使操作性弱或不具備可操作性。

另外，企業(yè)也缺乏對制度執(zhí)行進行監(jiān)管的機制，對內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況既沒有進行檢查監(jiān)督，也沒有制訂相應的獎懲措施，致使內(nèi)部控制制度成為一紙空文，而企業(yè)員工執(zhí)行起來也有種“上有政策下有對策”的感覺。

1.2 忽視對員工誠信檔案的建立，放松對員工的素養(yǎng)要求

新員工入職時，大多企業(yè)一般會要求把員工的基本信息記錄在冊，一般包括員工姓名、性別、年齡、籍貫、家庭住址、政治面貌、學歷、所在部門、職務等，而人力資源部門最多核對一下員工的身份證和學歷證書等面上直觀可見的信息，而對其他信息往往就不再進行核實，而對后續(xù)的信息變更等動態(tài)管理更少之又少，等需要時調(diào)出這些信息特別是住址或聯(lián)系方式時往往已經(jīng)失效而無法使用。大多數(shù)企業(yè)往往也只注重員工在創(chuàng)造經(jīng)濟效益的體現(xiàn)和考核，忽視對員工的誠信或失信行為的評價、考核和記錄，放松對員工的品德素質(zhì)的要求和培養(yǎng)，這也是造成員工欠款成為壞賬的主要原因之一。

1.3 不相容職務沒有相分離，人員或崗位之間失去監(jiān)督

有些企業(yè)為了減少用工成本，特別是小企業(yè)，往往一個員工身兼數(shù)職。貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項資產(chǎn)，如果不相容職務沒有分離的話，很可能出現(xiàn)挪用或侵占公司貨幣資金，并通過偽造單據(jù)等來掩蓋自己的舞弊行為。我國財政部在發(fā)布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范》中，就提出了“不相容職務分離”的這個問題。所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內(nèi)部牽制”，要求每項經(jīng)濟業(yè)務都要經(jīng)過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。所以，貫徹不相容職務分工的原則，是內(nèi)部控制制度的建立和實施的保障。遺憾的是，直到今天，仍有許多企業(yè)沒有意識到這一問題的嚴重性，或雖然意識到了卻不以為然或報僥幸心態(tài)，低估了其可能造成的嚴重后果。

1.4 企業(yè)清理欠款工作職責分工不清晰，獎懲不分明

企業(yè)沒有把清理欠款工作落實到具體部門和個人，借款人所屬部門、人力資源部和財務部門之間不能很好的配合，這也會給企業(yè)帶來壞賬發(fā)生的風險。對責任部門或人員的獎懲規(guī)定不健全，一旦發(fā)生壞賬損失，往往只提出處理意見，很少探究發(fā)生的真實原因，也不追究責任人的責任，使隱藏的各種問題難以得到曝光和解決。長此以往，不但打擊了企業(yè)員工的積極性和責任感，更助長了歪風邪氣，造成企業(yè)壞賬發(fā)生頻率和數(shù)額增加的風險。

1.5 企業(yè)管理人員缺乏經(jīng)驗，過度依賴業(yè)務人員，致使企業(yè)對業(yè)務的開展失去控制

企業(yè)管理人員對業(yè)務缺乏經(jīng)驗，對業(yè)務缺乏可行性分析，無法對企業(yè)現(xiàn)有的資源和資金進行有效的配置或調(diào)配，造成對業(yè)務人員過于依賴的被動局面。對于業(yè)務人員提出的借款金額也缺乏經(jīng)驗和客觀判斷，只關注如何借錢和花錢，業(yè)務實施過程也缺乏反饋和監(jiān)督，也沒從加強管理角度定期或不定期去清理借款，致使企業(yè)長期大量資金滯留在外，不但影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展和資金的有效使用，還會使部分業(yè)務員鉆空子，出現(xiàn)挪用或侵占公司資金的現(xiàn)象，最終造成無法歸還借款的后果。

1.6 企業(yè)追討欠款成本高，債務人違法成本低

在我國現(xiàn)行法律體制下，因欠債不還而申請仲裁、上法院，甚至向公安機關報案的現(xiàn)象比較普遍，但往往案件受理耗時長，成本高，有時即使案件贏了也無法收回款項，這種現(xiàn)象司空見慣。在這種情況下，企業(yè)追討欠款成本高，債務人欠款不還，違法成本低，這也是造成企業(yè)壞賬的主要外部原因。

2 企業(yè)防范員工欠款壞賬形成的主要措施

2.1 完善企業(yè)的各項規(guī)章制度，確保切實有效執(zhí)行

（1）根據(jù)企業(yè)實際情況，建立合理切實可行的內(nèi)部控制制度，讓每一條制度都能落實到實處并相互牽制相互作用。

（2）建立健全授權管理機制、責權利清晰且不相容職務相互分離、預算控制、內(nèi)部報告控制等，對潛在的風險進行防范和監(jiān)控。

（3）建立有效的人才選拔和平等競爭機制，能者上庸者下，選賢任用發(fā)揮最大的效能。

（4）建立內(nèi)控制度執(zhí)行效果的監(jiān)督機制，實行崗位或工作輪換制度、同一筆業(yè)務安排兩人以上共同參與、加強財務對業(yè)務過程的控制等措施。

2.2 完善企業(yè)的員工誠信管理機制，并與績效考核掛鉤

（1）完善員工基本信息。關鍵崗位必須做背景調(diào)查后才能錄用，并對所有在職員工做動態(tài)化管理，保證所有的信息都是實時有效的。

（2）建立員工誠信檔案。用于企業(yè)對員工在實際工作表現(xiàn)記錄在冊，并制定相關制度，對員工守信或失信行為進行評價、考核，并跟調(diào)薪升職等掛鉤，以加強企業(yè)信用體系建設，增強員工的誠信觀念。

（3）加強員工的職業(yè)道德培訓。加強員工的職業(yè)道德培訓十分有必要，培訓過程中，結(jié)合企業(yè)文化培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)的主人翁精神，同時要培養(yǎng)員工的榮譽感和誠信度，樹立員工正確的人生觀、世界觀和價值觀。

2.3 對各業(yè)務或員工借款進行借款總額核定管理，增加員工風險防范意識

為了最大限度減少員工借款壞賬損失的發(fā)生，根據(jù)不同的業(yè)務性質(zhì)，對員工可借款額度進行核定并總額控制，并嚴格執(zhí)行在約定時間內(nèi)清還，同時計入員工誠信檔案。對于新業(yè)務借款亦要按公司的內(nèi)控制度嚴格執(zhí)行，絕不能因為是新拓展的區(qū)域或項目就盲目地鼓勵或放松，對于異常的事項要及時預警。

2.4 企業(yè)定期公示員工借款情況，并與企業(yè)考核機制掛鉤

（1）企業(yè)財務部應定期將員工借款情況進行公示，公開接受員工監(jiān)督，對于造成逾期還款的業(yè)務部門和相關員工，企業(yè)應當在內(nèi)部以恰當?shù)姆绞教幚?，予以警示，防范壞賬損失的發(fā)生。

（2）企業(yè)應制定內(nèi)部催收款項的責任機制，將款項的歸還情況與內(nèi)部各業(yè)務部門的績效考核掛鉤。對于造成壞賬損失的業(yè)務部門和責任員工，企業(yè)應當按照考核機制進行處理，以儆效尤。

2.5 建立企業(yè)壞賬準備金制度，避免隱匿潛虧

根據(jù)國家相關規(guī)定，企業(yè)應建立合理的壞賬準備金制度，并嚴格按照制度在報告期內(nèi)足額計提壞賬準備，避免壞賬損失隱匿了企業(yè)的潛虧。

2.6 加強企業(yè)法律意識，必要時運用法律手段追討欠款

我國現(xiàn)階段，國家法律制度也在日益發(fā)展與完善，企業(yè)如果出現(xiàn)員工惡意拖欠借款，必要時可運用法律手段追討，將不法分子繩之以法。日常管理中，企業(yè)應注意借款的相關證據(jù)完整準確歸檔，并關注事項的法律時效，以免失效。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)發(fā)展過程中收益和風險是并存的，要想從根本上解決企業(yè)員工借款而產(chǎn)生壞賬的風險，企業(yè)必須加強自身的制度建設，采取適當?shù)拇胧┘坝行У墓芾磙k法，使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，及時發(fā)現(xiàn)風險，化解危機，降低壞賬損失，增強企業(yè)的競爭力以實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標。

參考文獻

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