針對(duì)供電企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理與利用的思考

摘 要：供電企業(yè)是社會(huì)建設(shè)過(guò)程中的杠桿企業(yè)，居民生活和社會(huì)生產(chǎn)都離不開(kāi)電力資源。然而在現(xiàn)階段的供電企業(yè)內(nèi)部管理過(guò)程中存在著諸多問(wèn)題，尤其是企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作。本文結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)高度信息化和網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，分析供電企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀和信息化建設(shè)發(fā)展的實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；文書(shū)檔案；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：TN957.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2017）03-0030-02

Thoughts on the Management and Utilization of Document Archives in Power Supply Enterprises

YU Ying

（Guangdong Power Supply Bureau of Shantou Chenghai power grid，Shantou 515000，China）

Abstract： Power supply enterprises are leveraged enterprises in the process of social construction， household life and social production are inseparable from the power resources.however， there are many problems in the process of the internal management of power supply enterprises， especially the management of documents and archives in enterprises.This paper combines the characteristics of modern society with high information and network， and analyzes the present situation of document archives management in power supply enterprises and the practice of information construction development.

Keywords： power supply enterprise； document archives； informatization

1 供電企業(yè)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 供電企業(yè)文書(shū)檔案管理的重要性

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)對(duì)電力資源的需求與日俱增，電力資源已經(jīng)成為我們進(jìn)行國(guó)家建設(shè)和個(gè)人生活必不可少的一種珍貴資源。因此，國(guó)家的電力供應(yīng)也就成為了一項(xiàng)社會(huì)文明建設(shè)的重點(diǎn)工程，各類(lèi)供電企業(yè)在巨大的市場(chǎng)需求中不斷成長(zhǎng)壯大起來(lái)，作為我國(guó)公有制經(jīng)濟(jì)的重點(diǎn)生產(chǎn)領(lǐng)域，電力供應(yīng)企業(yè)承擔(dān)者為社會(huì)建設(shè)提供穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的電力資源服務(wù)，供電企業(yè)的各種業(yè)務(wù)也隨之?dāng)U大，供電企業(yè)要同時(shí)滿(mǎn)足消費(fèi)者、國(guó)家社會(huì)和自身發(fā)展的三重需求，因而尤其要注重企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的管理和整合。文書(shū)檔案管理的好，則更加有利于整合時(shí)間、人力資源，最大程度的實(shí)現(xiàn)資源合理配置，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，增加企業(yè)的利潤(rùn)。

1.2 現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.2.1 沒(méi)有形成對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的意識(shí)

供電企業(yè)本身是一個(gè)十分繁雜和忙碌的經(jīng)濟(jì)健身的進(jìn)本單位，供電企業(yè)的管理者和工作人員往往在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中只注重經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，殊不知企業(yè)自身科學(xué)有效的管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)比各種業(yè)務(wù)工程更能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的增長(zhǎng)。在企業(yè)內(nèi)部，各類(lèi)文書(shū)擺放雜亂無(wú)章、文書(shū)資料混亂不堪，各種文書(shū)的記錄和傳達(dá)都存在著不清晰不明確的問(wèn)題，企業(yè)往往也無(wú)暇估計(jì)對(duì)各類(lèi)文書(shū)進(jìn)行科學(xué)高效的整理，從而導(dǎo)致因文書(shū)找不到、信息丟失和信息有誤等現(xiàn)象造成的各種資源的浪費(fèi)，直接損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

1.2.2 沒(méi)有形成固定的文書(shū)檔案管理制度

現(xiàn)代企業(yè)管理學(xué)認(rèn)為企業(yè)管理應(yīng)該朝著三個(gè)目標(biāo)邁進(jìn)，即規(guī)范會(huì)、精細(xì)化、個(gè)性化。規(guī)范化即是在企業(yè)管理過(guò)程，各種工作職務(wù)的分配和進(jìn)行都要形成一套固定的科學(xué)有效的制度，供電企業(yè)文書(shū)檔案管理也是如此，只有形成一套高效益運(yùn)行的管理制度，才能解決各種管理人手不夠、管理部門(mén)不存在，文書(shū)檔案隨意亂放，隨意丟棄的不良習(xí)慣，文書(shū)管理工作無(wú)章可循，各種資料丟失和信息有誤的問(wèn)題頻發(fā)。

1.2.3 供電企業(yè)文書(shū)管理的科學(xué)性有待提高

雖然有一部分供電企業(yè)開(kāi)始注重起文書(shū)管理工作，但是由于經(jīng)驗(yàn)欠缺、投入的時(shí)間和精力有限，因此許多企業(yè)在低效率的文書(shū)檔案管理中徘徊不前?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化的社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)將整個(gè)世界連接在了一起，因此供電企業(yè)的文書(shū)管理工作也離不開(kāi)現(xiàn)代社會(huì)的科技手段，尤其是推動(dòng)企業(yè)文書(shū)管理工作朝著為網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化方向發(fā)展才是實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理工作科學(xué)有效的關(guān)鍵一招。

1.2.4 文書(shū)檔案管理的工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)需要提升

由于沒(méi)有引起對(duì)文書(shū)檔案管理工作的足夠重視，不少?gòu)氖挛臅?shū)檔案管理工作的員工也沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案的管理工作付出足夠的耐心和熱誠(chéng)，往往是敷衍了事，沒(méi)有真正去鉆研文書(shū)檔案管理工作背后的意義，以及需要注意把握的關(guān)鍵部分和主要矛盾，因而企業(yè)的文書(shū)管理現(xiàn)狀令人堪憂(yōu)，因此從事企業(yè)文書(shū)管理工作的職工應(yīng)當(dāng)不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)技能和對(duì)這份工作的熱情和認(rèn)真的態(tài)度。

2 供電企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理與利用的內(nèi)涵

供電企業(yè)文書(shū)檔案是指在企業(yè)的業(yè)務(wù)過(guò)程、企業(yè)黨務(wù)管理和行政管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)信息和資料進(jìn)行系統(tǒng)性的文字總結(jié)，它是企業(yè)自己的“日記本”，也是企業(yè)的“歷史書(shū)”。企業(yè)用文書(shū)檔案的新式記錄各種例如人事活動(dòng)、企業(yè)內(nèi)部推行的政策、人員信息、資金信息、業(yè)務(wù)信息等各種信息與事件。企業(yè)文書(shū)檔案信息化是指在現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)高度發(fā)展的同時(shí)，將各類(lèi)文書(shū)檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存轉(zhuǎn)變?yōu)槔镁W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)保存，將文書(shū)檔案的掃描件保存在巨大的網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)管理的便捷高效、讀取資料的快速和準(zhǔn)確。供電企業(yè)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作中的不足和現(xiàn)代社會(huì)信息化的特性，決定了供電企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作要朝著信息化方向發(fā)展。

3 供電企業(yè)文書(shū)檔案信息化的實(shí)踐

3.1 形成對(duì)供電企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理重要性的正確認(rèn)識(shí)

認(rèn)識(shí)對(duì)實(shí)踐具有指導(dǎo)作用，正確的認(rèn)識(shí)能夠指導(dǎo)人們形成正確的行動(dòng)。企業(yè)是一個(gè)整體，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是操縱企業(yè)先前發(fā)展的剁手，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在形成企業(yè)共識(shí)和企業(yè)文化上具有重要作用。企業(yè)的員工是企業(yè)建設(shè)的動(dòng)力，只有在員工中間形成對(duì)文書(shū)檔案管理工作信息化數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，才能夠保障企業(yè)形成這樣一種文化氛圍和共同意志。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作的高校有序，就要進(jìn)行信息化建設(shè)，首先就要在全企業(yè)形成對(duì)文書(shū)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到其中的重要性和必要性。

3.2 文書(shū)整理工作與檔案管理的有效結(jié)合

文書(shū)的整理工作與檔案管理是不同的兩種工作，首先是時(shí)間上的先后順序，企業(yè)在繁忙的業(yè)務(wù)過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生各種不同的信息，各種信息在交互活動(dòng)中容易丟失和遺漏，因此企業(yè)會(huì)有專(zhuān)門(mén)的文書(shū)整理人員，對(duì)各種文書(shū)、資料進(jìn)行整理和保管，文書(shū)在一段時(shí)間之后不在啟用，變回被保存到檔案庫(kù)中，方便以后的利用和查詢(xún)，因此先有企業(yè)的文書(shū)整理工作，后有企業(yè)的檔案管理。其次，在文書(shū)工作和檔案管理之間存在著空間上的銜接。文書(shū)需要通過(guò)一系列有組織有計(jì)劃的手段方式和工具來(lái)進(jìn)入企業(yè)的檔案庫(kù)中，因此要企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)就是信息入庫(kù)的工作，信息如何進(jìn)入檔案庫(kù)，信息進(jìn)入哪種檔案庫(kù)都是企業(yè)需要完善的工作，信息化的管理方式意味著企業(yè)在資料入庫(kù)過(guò)程中拋棄原有的紙質(zhì)檔案庫(kù)，而采用具有巨大儲(chǔ)存量的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，并且采取電腦輸入，網(wǎng)格化管理和自助查詢(xún)的手段使用數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3 利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分類(lèi)管理

在各類(lèi)文書(shū)資料進(jìn)入電子信息系統(tǒng)之后，要對(duì)各種信息進(jìn)行精細(xì)化的分類(lèi)，網(wǎng)絡(luò)手段對(duì)信息分類(lèi)會(huì)呈現(xiàn)出快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)分類(lèi)的關(guān)鍵是技術(shù)人員確定好需要分開(kāi)的不同類(lèi)目有哪些，例如經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)類(lèi)、消費(fèi)者意見(jiàn)反饋類(lèi)、企業(yè)合同類(lèi)等等，這些數(shù)據(jù)和文書(shū)十分重要，但是數(shù)量十分龐雜，如果借助傳統(tǒng)的整理方式，紙質(zhì)分類(lèi)一方面容易丟失和損壞，另一方面容易產(chǎn)生錯(cuò)誤和混亂，導(dǎo)致需要查詢(xún)文書(shū)資料的時(shí)候找不到各種需要的資料。網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書(shū)資料盡心分類(lèi)的同時(shí)，企業(yè)也要注意網(wǎng)絡(luò)安全，值得借鑒的是，許多企業(yè)借助云儲(chǔ)存和云計(jì)算的手段對(duì)資料進(jìn)行備份和保護(hù)，確保資料不會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)黑客和其他網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題而丟失。

3.4 建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

文書(shū)檔案的整理與管理工作不是僅僅為了管理而管理，而是要方便在未來(lái)的時(shí)間里對(duì)各種資料進(jìn)行必要的查詢(xún)和使用，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展的目的就是實(shí)現(xiàn)以后使用和查找的方便快捷與準(zhǔn)確。建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)十分重要的工程，數(shù)據(jù)庫(kù)是借助網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存空間而建立起來(lái)儲(chǔ)存各種資料和數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫(kù)，在整個(gè)倉(cāng)庫(kù)里，各種文書(shū)和資料被進(jìn)行了細(xì)致的劃分，確定了各自的類(lèi)目，就好像每一份資料都有了自己的“身份證”一樣，因此每當(dāng)企業(yè)人員想要調(diào)取資料的時(shí)候，只要拿著企業(yè)員工才有的數(shù)據(jù)庫(kù)的“鑰匙”打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的大門(mén)，在電腦上輸入關(guān)鍵詞，即可在短短幾秒之內(nèi)搜索到自己想要找到的文書(shū)資料。在數(shù)據(jù)建設(shè)過(guò)程中，尤其要注意各種技術(shù)手段的使用，特別是數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、文件資料壓縮技術(shù)和掃描讀取技術(shù)，這是輸入、保存和使用的關(guān)鍵步驟。

3.5 提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

所用工程成功的關(guān)鍵在于人本身，人具有主觀能動(dòng)性，能夠在科學(xué)認(rèn)識(shí)的指導(dǎo)下進(jìn)行科學(xué)正確額行動(dòng)，取得實(shí)踐的成功，最終保證目的實(shí)現(xiàn)。供電企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量和高回報(bào)，就要保證從事企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的人有著過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)，供電企業(yè)從事文書(shū)管理工作的員工應(yīng)該是經(jīng)歷過(guò)檔案學(xué)相關(guān)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)過(guò)的人才，他們應(yīng)當(dāng)掌握著現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠把信息技術(shù)和檔案文書(shū)的管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)。對(duì)于那些長(zhǎng)時(shí)間工作在文書(shū)檔案管理工作的一線(xiàn)員工，企業(yè)要加大投入，不斷加強(qiáng)對(duì)他們專(zhuān)業(yè)技術(shù)和職業(yè)素顏的培訓(xùn)和教育，不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，通過(guò)教育和培訓(xùn)，幫助他們形成新的認(rèn)識(shí)，促使這些從事檔案文書(shū)管理工作的人才更加熱愛(ài)，更加珍惜和認(rèn)真對(duì)待這一份重要的工作與任務(wù)。

4 結(jié) 論

加強(qiáng)電力企業(yè)文書(shū)檔案的管理工作，提升電力文書(shū)檔案的合理利用率，完善電力企業(yè)文書(shū)檔案管理工作，為電力企業(yè)發(fā)展提供有利條件，促進(jìn)電力企業(yè)的全面發(fā)展，對(duì)供電企業(yè)自身的發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 何英.電力企業(yè)文書(shū)檔案的管理及利用分析 [J].黑龍江檔案，2013（06）：103.

[2] 鄭育賢.加強(qiáng)電力企業(yè)文書(shū)檔案管理的策略分析 [J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)，2016（09）.

作者簡(jiǎn)介：余迎（1979.02—），女，廣東汕頭人，本科，統(tǒng)計(jì)師，畢業(yè)于四川大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院。研究方向：檔案管理。