農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的可行性探究

陳文英　陳開魁　林慶珍　曾力旺　徐遲默

摘要分析了中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的可行性和推廣應(yīng)用前景，衡量了農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的利與弊，探究了科技檔案數(shù)字化外包過程中的安全管理問題與應(yīng)對策略。旨在加快現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣，發(fā)展熱帶農(nóng)業(yè)科研事業(yè)。

關(guān)鍵詞農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字化；業(yè)務(wù)外包；科研成果；推廣；安全管理

中圖分類號S-058文獻(xiàn)標(biāo)識碼

A文章編號0517-6611（2017）31-0247-03

AbstractThe present situation of digital construction of archives of Chinese Academy of Tropical Agricultural Sciences was analyzed， as well as the feasibility of outsourcing digital archives and prospect of popularization and application. The advantages and disadvantages of the outsourcing of agricultural scientific research archives were measured， and the security management problems and countermeasures in the process of digital archives outsourcing were explored. The purpose was to speed up the transformation and popularization of modern agricultural scientific research achievements and develop tropical agricultural scientific research undertakings.

Key wordsAgricultural scientific research archives；Digital；Dusiness process outsourcing；Scientific research achievement；Popularization；Safety management

當(dāng)前，全國檔案信息資源建設(shè)已進(jìn)入高潮。在全國數(shù)字檔案館推進(jìn)會上，楊冬權(quán)局長明確要求，用15年左右時間，縣以上檔案館館藏傳統(tǒng)載體檔案全部數(shù)字化，縣直機關(guān)以上檔案室室藏傳統(tǒng)載體檔案基本數(shù)字化，實現(xiàn)檔案數(shù)字化利用[1]。響應(yīng)號召，適應(yīng)新的形勢，中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案館在農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化建設(shè)方面取得了一些進(jìn)展，筆者就農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的可行性進(jìn)行探究。

檔案數(shù)字化外包，是指各級各類檔案館（室）及檔案部門在開展檔案數(shù)字化工作中，具有獨立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)承擔(dān)檔案數(shù)字化加工的外包服務(wù)[2]，是檔案部門向社會購買服務(wù)的一種形式，效率高、成本低。中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案館為加快檔案資源數(shù)字化、適應(yīng)社會信息化的需要，采取檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是適應(yīng)當(dāng)前迫切發(fā)展的新形勢的。

1科研檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

自1952年以來，中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院先后承擔(dān)了“973”計劃、“863”計劃、國家科技支撐計劃等一批重大項目和FAO、UNDP等國際組織重點資助項目，取得科技成果1 000多項。其中包括國家發(fā)明一等獎、國家科技進(jìn)步一等獎在內(nèi)的國家級獎勵近50項，部、省級獎勵400多項，授權(quán)專利近500項；獲頒布國家和農(nóng)業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)近400項；開發(fā)科技產(chǎn)品200多個品種。這是中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院輝煌歷史和艱苦奮斗的成果，是國家和中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院的寶貴財富和重要信息資源，其價值地位無可替代。中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案館妥善保存的科研檔案詳實記載反映了中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)科研歷程和取得的各項成果，它為廣大科研人員提供了詳實的第一手資料，為熱區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展提供了重要的情報資源。

在堅持以科研為立院之本的發(fā)展環(huán)境下，運用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，深化科研檔案服務(wù)是義不容辭的職責(zé)，也是一項十分重要而緊迫的任務(wù)。自1998年本館開始建立新歸檔案案卷級目錄和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，實施目錄電子化管理。2011年檔案館開始啟動館藏科研檔案全文掃描數(shù)字化項目[3]。但是由于人手有限，速度進(jìn)程太慢，滿足不了對上述科研檔案中科技成果推廣轉(zhuǎn)化的進(jìn)程，如此豐富的館藏束之高閣，是極大的資源浪費。

如何利用不斷發(fā)展的信息技術(shù)深化檔案數(shù)字化建設(shè)，對海量檔案信息進(jìn)行高效、安全保存和利用，以及最大程度地開發(fā)和共享，并實現(xiàn)管理上的創(chuàng)新，是時下檔案館檔案工作的一個新課題。

2檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的可行性和推廣應(yīng)用前景研究分析

前不久，國家檔案局出臺了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，對外包工作安全管理目的與必須堅持的原則、檔案部門與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的安全管理責(zé)任、數(shù)字化場所安全管理、數(shù)字化設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)載體安全管理、檔案實體安全管理、檔案數(shù)字化成果的移交接收與數(shù)字化任務(wù)完成后的設(shè)備處理安全等各個方面都作了明確規(guī)定。因此檔案部門在開展檔案數(shù)字化外包工作中，有了國家制定的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》可作為依據(jù)，有一定的可行性。

由國家檔案局技術(shù)部牽頭組織開展的課題《檔案數(shù)字化外包加工中安全管理問題分析與解決方案》被列為2012年度國家檔案局科技計劃項目與2013年的財政專項項目。歷時一年半，該課題研究成果在2014年度榮獲國家檔案局優(yōu)秀科技成果一等獎。此項研究成果已經(jīng)在山東、福建、遼寧、云南、浙江省部分綜合檔案館以及一些行業(yè)、數(shù)字化外包機構(gòu)中已廣泛應(yīng)用。在數(shù)字化外包建設(shè)過程中統(tǒng)領(lǐng)安全管理原則提出科學(xué)的工作模式、管理策略、操作指南及系列解決方案，確保檔案實體安全與數(shù)據(jù)安全并重，為檔案數(shù)字化外包單位提供指導(dǎo)借鑒，在全國檔案數(shù)字化外包工作中具有廣闊的應(yīng)用前景[1]，為中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院加快開發(fā)利用豐富館藏提供了可行的安全管理示范，為加速轉(zhuǎn)化科技檔案中科技成果推廣進(jìn)程提供了可能。

3科研檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包利與弊的分析

目前，檔案數(shù)字化外包是檔案部門向社會購買服務(wù)的一種形式，是檔案部門加快檔案資源數(shù)字化的主要形式之一[1]，普遍適用于館（室）藏不設(shè)密檔案的數(shù)字化加工。許多單位都在以業(yè)務(wù)外包的方式開展檔案數(shù)字化工作，通過業(yè)務(wù)外包開展檔案數(shù)字化，提供專業(yè)和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，降低本單位檔案部門的人力投入和生產(chǎn)成本，這是一種很好的方式。檔案數(shù)字化外包的好處是檔案部門解決當(dāng)前在檔案數(shù)字化工作中人手不足、技術(shù)滯后等“瓶頸”問題的有效方法；是檔案部門提高檔案數(shù)字化效率、節(jié)省投資的主要手段；是檔案部門加快檔案數(shù)字化進(jìn)程、適應(yīng)社會信息化需要的重要途徑。

只要有效控制檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險，加強項目的可行性方案的設(shè)計和項目管理，強化每個參與者的安全保密意識及責(zé)任感，那么此項項目的業(yè)務(wù)外包是會利大于弊的：節(jié)省人力，節(jié)省成本，節(jié)省時間，從而加快數(shù)字化和信息化的進(jìn)程，加快科技檔案中科技成果推廣轉(zhuǎn)化服務(wù)于社會的進(jìn)程。

4科技檔案數(shù)字化外包過程中安全管理問題與對策分析

要充分考慮到檔案數(shù)字化過程中制訂完善的規(guī)章制度、工作規(guī)范細(xì)則和操作程序等問題。要充分考慮到檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全問題，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，配備高效、實用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使處于數(shù)字化狀態(tài)各個階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中[4]。要充分考慮到檔案館自身工作人員增強保護(hù)檔案安全的意識和本領(lǐng)的問題。要充分考慮檔案出庫入庫交接的安全管理問題，進(jìn)行數(shù)字化外包的檔案都是經(jīng)過嚴(yán)格篩選的，涉密檔案嚴(yán)禁外包。明確了以上問題，有針對性地制訂相關(guān)對策。

4.1訂立“保密協(xié)議”，防止機密外泄內(nèi)容包括：不得披露或者公開檔案中涉及國家秘密或個人隱私內(nèi)容，不得隨意翻閱檔案，要有檔案入、出庫記錄等齊全的臺賬和完備手續(xù)[5]。

4.2制定相關(guān)招標(biāo)文件，審定合同，保證服務(wù)質(zhì)量招標(biāo)具體要求如下：

4.2.1公司資質(zhì)證書要求。①營業(yè)執(zhí)照；②中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證；③稅務(wù)登記證；④安防工程企業(yè)資質(zhì)證書；⑤質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；⑥職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證證書；⑦環(huán)境管理體系認(rèn)證證書；⑧軟件產(chǎn)品登記證書；⑨計算機軟件著作權(quán)登記證書等。

4.2.2人員和設(shè)備要求。①派出人員進(jìn)行保密教育和安全教育，配證上崗、文明工作；②提供本次加工項目的人員及硬件設(shè)備，并完成加工場地硬件設(shè)備的搭建；③嚴(yán)格遵守甲方工作現(xiàn)場制度和加工現(xiàn)場工作制度，并按期保質(zhì)保量完成；④嚴(yán)格執(zhí)行文件的交接手續(xù)，確保檔案的安全、完整，做到不丟失、不損壞；⑤做好保密工作，任何數(shù)字化工作人員未經(jīng)甲方批準(zhǔn)，不得將任何資料及相關(guān)數(shù)據(jù)帶離現(xiàn)場，禁止使用移動硬盤、U盤等移動存儲介質(zhì)；⑥接受甲方對其質(zhì)量、進(jìn)度等的監(jiān)督管理，對加工處理不合格的進(jìn)行返工；⑦按照甲方需要，配合甲方對加工成果進(jìn)行驗收。

4.2.3紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求。①規(guī)格/型號：A4或A3。②技術(shù)參數(shù)/性能指標(biāo)：采用24位真彩300dpi進(jìn)行掃描，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。掃描后的圖像進(jìn)行原始文件大小的裁邊。數(shù)字副本能準(zhǔn)確反映檔案原件的原始面貌。數(shù)據(jù)備份要求：一式兩份。

4.2.4服務(wù)質(zhì)量要求。①按照國家檔案局《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》執(zhí)行，規(guī)定不明確的，按照行業(yè)規(guī)定或者行業(yè)習(xí)慣執(zhí)行。②拆卷整理：拆除掃描對象裝訂線及加固件、平整頁面、編制頁碼、修復(fù)老化和破損程度高的頁面，登記特殊頁面等內(nèi)容。沒有編頁碼的重新編號。③檔案掃描：根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描，若有大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。④圖像處理：檔案采用24位真彩300dpi進(jìn)行掃描，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。掃描后的圖像，進(jìn)行原始文件大小的裁邊。數(shù)字副本能準(zhǔn)確反映的檔案原件的原始面貌，使用OCR識別軟件將圖像轉(zhuǎn)換為文本，識別率在90%以上。⑤目錄作對案卷的卷內(nèi)目錄信息錄入，把目錄信息錄進(jìn)“南大之星”檔案管理系統(tǒng)。采用人工校對或軟件自動校對的方式，進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查。⑥原始檔案如采用縫紉機裝訂的不拆除，最大程度掃描原始文件。三孔一線裝訂的根據(jù)情況拆除掃描，再進(jìn)行還原裝訂。 ⑦儲存格式為（TIFF/JPG/PDF），將每份文件的所有JPG掃描圖像合并成一個PDF文件；對于照片及特殊檔案的掃描格式。⑧文件命名規(guī)則：要求進(jìn)行文件命名并進(jìn)行校對，并將所有文件上傳“南大之星”系統(tǒng)。

4.2.5驗收要求。①乙方完成數(shù)字化加工服務(wù)后向甲方提出驗收申請。②以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。③目錄與原文掛接正確率100%，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到99%以上時，給予驗收通過。合格率=抽查合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。④抽檢合格率低于驗收標(biāo)準(zhǔn)，所有數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，并在甲方規(guī)定時間內(nèi)完成，以達(dá)到驗收要求。⑤驗收合格后，甲乙雙方在驗收文件上簽字確認(rèn)。

4.2.6檔案歸還要求。在項目驗收合格后，應(yīng)對需要歸還的檔案實體進(jìn)行自檢，必須對檔案實體進(jìn)行逐卷清點，按數(shù)量、狀況與順序等進(jìn)行檢查，要求檔案原始材料100%不缺失。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈畫或涂改等應(yīng)申報甲方處理；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，要求重新處理，合格率要求達(dá)100%。

4.2.7保密要求。①在約定期限內(nèi)向甲方提供檔案數(shù)字化加工服務(wù)工作，按照國家關(guān)于檔案管理的規(guī)定對檔案進(jìn)行專業(yè)的、規(guī)范的整理，并對整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。②委派專業(yè)人員進(jìn)入指定場所工作，工作時間按照甲方作息時間安排。③負(fù)責(zé)監(jiān)督、約束乙方派出人員的行為，遵守甲方勞動制度。負(fù)責(zé)對乙方派出人員進(jìn)行保密教育和安全教育，配證上崗、文明工作，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密制度。對整理期間出現(xiàn)的檔案內(nèi)容泄密、文件材料丟失等后果，責(zé)任一概由乙方承擔(dān)。④提供本次加工項目的人員及硬件設(shè)備，并完成加工場地硬件設(shè)備的搭建。所有設(shè)備必須格式化、殺毒，必須用新的硬盤。⑤全程監(jiān)控[6]。

5結(jié)語

這是中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院初次通過對農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的可行性探究與實踐。在此次外包過程中參與人員都高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)密監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時防控，并隨時做好記錄備案。只有不斷工作創(chuàng)新，總結(jié)經(jīng)驗，才能加快促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣，更好地繼承和延續(xù)熱帶農(nóng)業(yè)科研事業(yè)。

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