如何對文書檔案規(guī)范整理移交和接收

饒英

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國的電力需求不斷增長，電力工程建設(shè)速度也越來越快，電力文書檔案合同，聲像，照片等的收集也日益增加，如何規(guī)范整理移交和接收，本文做了詳細(xì)分析介紹。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；文書檔案；移交和接收

一、文書檔案的移交和接收

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織與檔案館之間、檔案館與檔案館之間及本單位內(nèi)部的檔案交接屬于移交。

文件材料移交前需確定單位文件材料的歸檔范圍，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”，又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。對不屬于歸檔范圍的文件材料，可由部門自行保存一二年后按有關(guān)規(guī)定銷毀。 歸檔范圍與不歸檔范圍：按照國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

（1）各職能部門移交目錄

各職能部門對收集的文件材料進(jìn)行初步分類，并根據(jù)清理結(jié)果編制“移交目錄”（見表一）。各職能部門將部門負(fù)責(zé)人審核簽字后的移交目錄連同文件材料和其它載體材料以及相應(yīng)的電子文件在次年3月底前提交對應(yīng)的單位辦公室（綜合部門）檔案室歸檔。

（2）檔案室交接審核

檔案管理專責(zé)交接檔案時應(yīng)按照移交目錄進(jìn)行清點(diǎn)審核，審核的主要內(nèi)容如下：①核查移交目錄中文件題名與實(shí)際是否相符；②核查移交文件資料是否原件；③核查文件材料數(shù)量與實(shí)際是否相符；④核查電子文件與實(shí)物是否相符；⑤核查文件材料的質(zhì)量是否符合文書檔案保護(hù)要求。

三、文書檔案的整理

文書檔案的裝訂是指用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

⑴裝訂的具體要求休整歸檔文件，修裱破損文件，復(fù)制字跡模糊或易退變文件，超大紙張折疊，去除易銹蝕的金屬物。

⑵對歸檔文件進(jìn)行排序理件，“來文與復(fù)文”即請示與批復(fù)（各作為一件）；文件處理單與文件一起作為一件，文件處理單放在文件的前面；（收文）處理單——流轉(zhuǎn)單——文件；（發(fā)文）文件——處理單（蓋章）——流轉(zhuǎn)單；會議文件材料（每份一件）；工作簡報、工作信息（每期為一件）；文件正本與不同稿本（如征求意見稿、定稿等）一般為一件，較厚時可以各為一件；會議記錄：同一年度的不同性質(zhì)（如黨委會、總經(jīng)理辦公會、職工會議、中心組會議）的會議記錄各自作為一件。

⑶常用裝訂方式：

用縫紉機(jī)在文件左側(cè)或左上角軋邊，對較厚的文件采用“三孔一線”方式裝訂。用不銹鋼釘在文件左側(cè)或左上角進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。

四、分類

（1）定義

文書檔案的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。

（2）分類的具體內(nèi)容

分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。目前主要使用的分類方法有以下三種：

①年度分類法：年度分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類，即將不同年度形成的文件材料按照不同年度分開。運(yùn)用年度分類法時，正確判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。

②問題分類法：問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類，即歸檔文件要按其本身內(nèi)容涉及的不同問題分開。目前電力企業(yè)采用問題分類法，將文書檔案分為0-5大類。

③保管期限分類法：保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類，即將不同保管期限的歸檔文件分開。目前電力企業(yè)根據(jù)國家檔案局頒布的第10號令，將保管期限分為永久和定期，定期又分為10年和30年。

三、排列

（1）定義

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

（2）排列的基本原則

①把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三 條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

②在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項(xiàng)工作， 同一個會議）的 文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成 規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對固定。

③最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號內(nèi)按成文時間的先后順序排列。

四、編號

（1）定義

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實(shí)體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。

（2）編號的具體要求

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)目。

①編號必備項(xiàng)目介紹：全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。 保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。件號：歸檔文件的排列順序號。

②編號應(yīng)注意的事項(xiàng)：以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號，各期限分別編流水號（即每年分期限共編三條流水號）。件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。

室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)；按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，每種保管期限各編一個流水順序號，如：

2007年永久件號：1、2、3……82

30年件號：1、2、3……73

10年件號：1、2、3……243

館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

③歸檔章的相關(guān)要求：歸檔章加蓋位置：一般應(yīng)在歸檔文件首頁上端空白位置，若此處已被占用，可將歸檔章蓋在首頁上端其它空白位置。填寫歸檔章各欄目的內(nèi)容：全宗號、期限、盒號、年度、分類號、件號。歸檔章格式

按照《規(guī)則》的要求，歸檔章的規(guī)格為長45mm，寬16mm，分為均勻的六格，具體樣式（見表三）：

（作者單位： 國網(wǎng)四川省電力公司巴中供電公司）