文書檔案管理中的問題及改進(jìn)措施

摘 要：在檔案管理中，文書檔案管理是重要的組成部分，文書檔案管理水平的高低對整個單位的檔案管理的水平有著直接的決定作用。但是目前文書檔案管理中仍然存在著一些問題，必須采取合理的改進(jìn)措施，不斷的提高文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題；資金；利用

在單位管理工作中文書檔案管理是最基本的工作，具有政策性、專業(yè)性和保密性比較強(qiáng)的工作，特別是隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都或多或少的會受到文書檔案管理工作的影響，因此必須加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視。

1 文書檔案管理存在的問題

根據(jù)筆者多方面的調(diào)查研究，目前文書檔案管理中依然存在一系列的問題，先闡述如下：

1.1 文書檔案管理意識不足，思想不到位

雖然目前很多單位都將文書檔案納入到責(zé)任制度考核中，但是很多單位的領(lǐng)導(dǎo)以及員工對文書檔案管理工作還不夠重視，管理意識差，認(rèn)為文書檔案管理工作不僅需要耗費(fèi)時間、精力，還浪費(fèi)金錢，并且對單位的業(yè)績沒有作用，導(dǎo)致很多單位的文書檔案工作落后，不及時，限制了文書檔案的開展。

1.2 文書檔案管理信息化建設(shè)不足

目前，信息化在文書檔案管理工作中還不夠普及，還沒有完全實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化，但是隨著現(xiàn)代化管理的不斷發(fā)展，必須加快文書檔案管理信息化的建設(shè)腳步，不斷的提高文書檔案管理水平。

1.3 工作場地受限制，經(jīng)費(fèi)不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

因?yàn)樯鲜鰡挝活I(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致投入到文書檔案管理中的經(jīng)費(fèi)少，工作場地受到限制，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，導(dǎo)致進(jìn)一步制約了文書檔案的管理工作。同時隨著現(xiàn)代化技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化的不斷普及，電子文件的逐漸運(yùn)用，傳統(tǒng)的文書檔案管理手段已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展和文書檔案管理的要求，但是一些單位因?yàn)槭艿浇?jīng)費(fèi)的制約，只能夠繼續(xù)采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行文書檔案管理工作。

1.4 文書檔案收集不完整

有辦公室形成的文件材料，各自存放的現(xiàn)象。部門及個人不按時上交所持有的檔案資料，這對檔案收集整理、歸檔等造成了相當(dāng)?shù)睦щy。一些單位會議工作的布置工作通常僅僅采用口頭通知的形式，會議形成的文件材料都是放在各自辦公室進(jìn)行存放，文書檔案資料散落在各個辦公室，很難進(jìn)行集中收集，導(dǎo)致文書檔案收集不夠完整，歸檔率不高。

1.5 從事文書檔案管理的人員隊(duì)伍穩(wěn)定性差

很多單位都沒有設(shè)置專門的人員進(jìn)行文書檔案管理工作，很多都是兼任文書檔案管理工作，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)工作，導(dǎo)致其掌握的專業(yè)技能不足，平時在工作中也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，工作崗位經(jīng)常調(diào)動，人員流動性大，導(dǎo)致文書檔案管理質(zhì)量差。

2 文書檔案管理存在問題的改進(jìn)措施

2.1 加強(qiáng)宣傳，不斷增強(qiáng)檔案意識，加大對文書檔案管理的重視

在單位管理工作中，文書檔案室一項(xiàng)重要的組成部分，必須加強(qiáng)對文書檔案管理重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)文書檔案管理意識，確保各單位領(lǐng)導(dǎo)都能夠形成共識，認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，減少文書檔案的遺失，避免因工作調(diào)動導(dǎo)致的文書檔案丟失的情況，從而為文書檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的氛圍，主要從以下幾個方面入手：

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，將文書檔案管理放作為日常管理的重點(diǎn)工作之一，擺在突出的位置，將其納入到每年的工作考核中；

二是設(shè)置專門的文書檔案管理機(jī)構(gòu)，成立管理小組，設(shè)置專門的人員負(fù)責(zé)文書檔案管理工作，形成一個層次分明、健全完善以及高效運(yùn)轉(zhuǎn)的文書檔案管理機(jī)構(gòu)；

三是落實(shí)管理責(zé)任，嚴(yán)格對文書檔案工作責(zé)任制度進(jìn)行實(shí)施，將文書檔案管理工作納入到年度目標(biāo)管理中，實(shí)行責(zé)任制。

2.2 爭取資金，加大資金投入

加大資金投入到文書檔案管理中，爭取得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，充分認(rèn)識到文書檔案管理工作是現(xiàn)代化建設(shè)的需要，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代發(fā)展的需要，使檔案工作列入工作日程上，增加其投入力度。

2.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為對文書檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高，不僅要積極的組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求工作人員把握歸檔文件整理原則、要求及方法；結(jié)合檔案工作規(guī)范化管理創(chuàng)建情況實(shí)際，高度重視，狠抓宣傳，注重教育，開展培訓(xùn)，安排部署，加大投入，為檔案工作逐步規(guī)范化提供保障。加強(qiáng)對《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》等內(nèi)容，提高文書檔案管理隊(duì)伍工作水平。

2.4 加快信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，開發(fā)和建設(shè)文書檔案管理系統(tǒng)

加快信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，建立文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案可視化管理和應(yīng)用。文書檔案管理系統(tǒng)通過統(tǒng)一組織結(jié)構(gòu)與統(tǒng)一編碼服務(wù)和統(tǒng)計分析服務(wù)來實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的前后臺管理功能，見圖1。

由圖1可見，系統(tǒng)由后臺數(shù)據(jù)層、核心業(yè)務(wù)層、公共服務(wù)層、安全支撐體系等幾部分組成。其中，系統(tǒng)接口完成與企業(yè)平臺應(yīng)用的接口功能。

該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對用戶的各項(xiàng)管理，包括用戶維護(hù)、角色管理、權(quán)限管理及修改密碼；可以實(shí)現(xiàn)對文檔的各項(xiàng)管理，包括文件接收、文件分發(fā)、文件信息維護(hù)、案卷管理、文件歸檔；可以實(shí)現(xiàn)文檔檢索、文檔調(diào)閱申請、文檔調(diào)閱審批、文檔調(diào)閱各項(xiàng)功能；可以實(shí)現(xiàn)分類統(tǒng)計、遺漏預(yù)警功能；可以實(shí)現(xiàn)分類維護(hù)、有效期限、密級、組織機(jī)構(gòu)功能；可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置、操作日志、系統(tǒng)備份、版本說明功能。

3 結(jié)語

綜上所述，目前文書檔案管理中仍然存在著意識不足、資金缺乏等方面的問題。在今后的工作中，加大宣傳，提高對文書檔案管理重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷的提高文書檔案管理人員的工作水平，加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作再上新臺階。

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作者簡介：鄧玉秋（1973-），初級政工師，主要從事公文、檔案、固定資產(chǎn)等行政辦公相關(guān)工作。