淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

高銳

摘 要： 文書檔案作為重要的信息參考依據(jù)，對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有著很重要的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)，受現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在政治民主化、信息互通化的促使下，文書檔案管理的重要性更是日漸顯現(xiàn)。但是，文書檔案管理工作存在的滯后性，嚴(yán)重威脅到文書檔案管理工作的高效性。今后我們正對(duì)文書檔案管理工作機(jī)遇，注意文書檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)注意不斷開辟新途徑，不斷創(chuàng)新研究。做到：整合信息技術(shù)檔案管理高效化；健全管理體制，確保有效管理；組建專業(yè)化隊(duì)伍，加強(qiáng)技能培訓(xùn)力度；掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化技術(shù)等等，細(xì)節(jié)性的工作文章將一一要點(diǎn)闡述，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案 管理 建議

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）12-0018-01

一、前言

文書檔案管理是企事業(yè)范圍管理的重要組成部分，是提升企事業(yè)單位管理和工作效率的必要前提。而文書檔案更是記載著企事業(yè)單位發(fā)展的發(fā)展歷史，對(duì)研究本單位業(yè)績，制定科學(xué)化發(fā)展規(guī)劃提供第一手資料。文章就淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新建議做要點(diǎn)闡述，以供參考和借鑒。

二、文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)水平有了顯著提高。在政治民主化、信息互通化的帶動(dòng)下，更多的民眾認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性。但是，手工文書檔案管理相對(duì)較落后，難以解決目前所面臨的種種難題。由此，改革落后的檔案管理手段，已經(jīng)成為迫在眉睫要解決的問題。

首先，文書檔案管理有滯后表現(xiàn)。制度創(chuàng)新缺乏，與科學(xué)化管理的要求不適應(yīng)。新的發(fā)展形勢(shì)下，大部分國企、事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，大的制度建設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問津，這嚴(yán)重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。文書檔案管理，缺乏大局意識(shí)，機(jī)制變革遲緩，不能適應(yīng)新環(huán)境發(fā)展要求。文書檔案管理手段落后，不能順因時(shí)代發(fā)展要求。文書檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，不能適應(yīng)豐富的人文需求。其次，不能否認(rèn)面臨的機(jī)遇。改革發(fā)展帶來的文書檔案管理，面領(lǐng)著更艱巨的人文環(huán)境。瞬息萬變的信息社會(huì)，對(duì)企事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)提出更高要求。國企及事業(yè)單位改革破題攻堅(jiān)，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證；激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，使得信息的收集、整理和利用比任何一個(gè)時(shí)期都更加重要，檔案部門理應(yīng)承擔(dān)起這些重任。

三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文書檔案管理工作的開展，不是簡單的檔案整理和收集，而應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，不斷革新創(chuàng)新發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。今后加強(qiáng)文書檔案管理工作，應(yīng)不斷開辟新途徑，不斷創(chuàng)新研究。

1.整合信息技術(shù)，檔案管理高效化

傳統(tǒng)檔案管理，手段陳舊繁雜，難適應(yīng)信息化檔案管理的需求。順應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展要求，今后檔案管理應(yīng)逐漸與現(xiàn)代科技整合，確保文書檔案管理的高效化。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)文書管理的信息化，確保文書管理電子化，將大大簡化管理工作，促使相關(guān)單位的快速運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.健全管理體制，確保有效管理

目前的文書檔案管理，普遍存在發(fā)展水平低，缺乏有效的管理體制，約束檔案管理的行為，導(dǎo)致目前檔案管理雜亂無章。由此，建議建立健全有效的管理體制。比如：檔案管理責(zé)任制、電子檔案管理體制、獎(jiǎng)懲管理機(jī)制等等。同時(shí)，注意加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管力度，確保檔案管理體制的有效實(shí)施。

3.組建專業(yè)化隊(duì)伍，加強(qiáng)技能培訓(xùn)力度

文書檔案管理方式的落后，另一個(gè)重要原因是，實(shí)際的文書檔案管理的操作者專業(yè)技能不強(qiáng)，對(duì)先進(jìn)的管理技術(shù)了解不夠，管理意識(shí)淡薄。這就要求加強(qiáng)文書檔案的專業(yè)管理隊(duì)伍建設(shè)，樹立較高的、較為先進(jìn)的檔案管理意識(shí)。文書檔案的創(chuàng)新管理要加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，沒有足夠?qū)I(yè)知識(shí)和豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員是很難勝任檔案管理工作的。同時(shí)，要定時(shí)的對(duì)檔案管理人員盡行專業(yè)技能的考核，建立健全人才考核制，實(shí)行優(yōu)勝劣汰制，從而形成一批專業(yè)技能較高的文書檔案管理隊(duì)伍。

4.掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化技術(shù)

隨文書管理的深入，將面臨更多的問題解決。比如：文檔數(shù)量聚多，保管利用難度大；管理手段落后，影響檔案管理質(zhì)量。解決這些問題，將更多的依賴于現(xiàn)代化的管理技能和技術(shù)。

4.1 現(xiàn)代化的管理技能，文檔管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使文件存在的形式、轉(zhuǎn)換、運(yùn)行等等，都發(fā)生了很大的變化。今后的文書管理，將實(shí)現(xiàn)與自動(dòng)化辦公的銜接，更方便快捷的完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作。更便捷的變化，需要文檔工作人員慢慢能掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技能。一句話，文檔管理數(shù)字化、信息化，是今后文書管理工作開展必然選擇，同樣為文檔工作者必須要努力的方向。在此，今后文檔管理工作者應(yīng)結(jié)合實(shí)際崗位工作需求，邊學(xué)習(xí)邊操作，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息技術(shù)，使自己逐漸成為綜合性的文檔管理人才。

4.2 現(xiàn)代化檔案整理技術(shù)，紙制檔案的整理工作較繁瑣，而且，勞動(dòng)強(qiáng)度大。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)，在文件檔案整理中將起到事半功倍的效果。按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

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