淺談高校教學(xué)管理檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

孟凡麗

摘 要：高校教學(xué)管理檔案工作是各項(xiàng)教學(xué)工作的一個重要組成部分，本文就高校教學(xué)檔案常規(guī)管理和工作現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述說明，并提出了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)管理檔案 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0136-02

教學(xué)活動是高校教育中最重要的核心環(huán)節(jié)，教學(xué)檔案是對高校教學(xué)活動的真實(shí)記錄和體現(xiàn)，完整、全面地收集教學(xué)檔案，并系統(tǒng)地整理檔案是教學(xué)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，完整、詳實(shí)的教學(xué)檔案是高校教育教學(xué)水平、質(zhì)量的真實(shí)體現(xiàn)。教學(xué)檔案不僅是教與學(xué)的材料整理和收集，還包括教學(xué)管理、科學(xué)研究等活動，材料需經(jīng)過收集、積累、立卷、歸檔等一系列工作程序，才能形成完整的教學(xué)管理檔案。隨著信息化時代的到來，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲入到我們的工作與生活中，如何將信息技術(shù)與高校教學(xué)檔案管理工作融合，并行之有效地收集、整理和保存檔案，是值得我們深入探究的課題。

一、教學(xué)檔案的常規(guī)管理與建設(shè)

高等學(xué)校是一個集教育教學(xué)、科學(xué)研究、實(shí)踐創(chuàng)新、就業(yè)發(fā)展等于一體的多學(xué)科、多環(huán)節(jié)的科學(xué)文化機(jī)構(gòu)，高校教學(xué)管理具有一定的可持續(xù)性、復(fù)雜性和特殊性。高校教學(xué)管理工作是將各項(xiàng)重要的教學(xué)材料分類整合，是保障教學(xué)資料完整的基本前提。

教學(xué)管理檔案通常分為學(xué)籍管理、教學(xué)管理、科學(xué)研究、師資建設(shè)及其他項(xiàng)目等幾個方面。目前，大多數(shù)高校均設(shè)有檔案室，檔案室有專兼職人員負(fù)責(zé)管理，各部門機(jī)構(gòu)的檔案由各自的檔案員管理，定期按照歸檔時間和范圍進(jìn)行收集、整理、立卷，這樣的傳統(tǒng)歸檔分類方式可以系統(tǒng)、有效地整合各類教學(xué)檔案，可以避免遺漏重要文件，保障教學(xué)資料有據(jù)可依。

二、教學(xué)管理工作的現(xiàn)狀

1.高校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

高校教學(xué)管理是一項(xiàng)具有長期性、持續(xù)性、周期性的統(tǒng)籌各項(xiàng)教學(xué)活動的工作體系，是高校日常工作的重要組成部分。近幾年來，高校為評估著力引進(jìn)大批人才，導(dǎo)致人才輸入的整體水平不平衡，有些被分配到行政管理崗位的人，未經(jīng)過正式培訓(xùn)，對崗位工作認(rèn)識不充分，加上綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平較低，很難短期內(nèi)適應(yīng)教學(xué)檔案管理工作。

很多高校的教學(xué)檔案管理人員是兼職人員，有些是由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)的，教學(xué)秘書本身負(fù)責(zé)教務(wù)、行政等多項(xiàng)工作，身兼數(shù)職的他們對檔案管理工作認(rèn)識不足，也未經(jīng)正規(guī)檔案管理培訓(xùn)，檔案意識薄弱，加之崗位流動性較大，交接工作也會影響檔案管理的持續(xù)性，容易造成重要文件遺漏或丟失。許多高校教師的檔案意識也很薄弱，他們一邊機(jī)械性的完成各種教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃的制定，上交給相關(guān)部門后，往往忽略了存檔的重要性，以致今后使用時無法保證材料齊全。大多數(shù)高校教師對檔案管理的認(rèn)識不全面，在科研成果歸檔工作上，通常不愿提交自己的科研成果給檔案管理人員，錯誤的認(rèn)為上交材料歸檔會弄丟自己的科研成果，提檔程序麻煩，影響今后再利用，往往選擇自己保留科研材料，對檔案管理工作顯得并不認(rèn)可與支持。

2.檔案管理制度需完善和規(guī)范

教學(xué)檔案是高校教學(xué)管理的重要組成部分，大部分高校制定了檔案管理規(guī)章制度，但就檔案工作現(xiàn)狀來說，歸檔制度并不健全，拿我們學(xué)校來說，只是針對歸檔范圍和檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行規(guī)范，歸檔范圍只是有針對性地對少數(shù)需要?dú)w檔的文件資料進(jìn)行了劃分，沒有明確日常管理的文件處理問題，對于檔案提取、借閱等程序未作明確要求，很容易造成未及時歸還檔案，檔案流失等這些問題。

另外，大多數(shù)的高校是為了迎評，臨時成立檔案室，造成檔案室基礎(chǔ)設(shè)施單一，管理?xiàng)l件較差，檔案室沒有設(shè)專人進(jìn)行管理，檔案管理人員一般均為教學(xué)管理人員，對檔案意識可有可無，未重視檔案管理工作，造成檔案資料收集困難，檔案利用率低下。

三、教學(xué)管理檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與發(fā)展對策

1.高校教學(xué)管理檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的必要性

高校教學(xué)管理檔案系統(tǒng)龐大，資料瑣碎、復(fù)雜，人工管理難度增大。隨著網(wǎng)絡(luò)化時代到來，教學(xué)模式與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行融合，多媒體技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)中，教學(xué)管理的檔案也可嘗試與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合，會是一條新的道路。傳統(tǒng)的教學(xué)管理檔案一般是由各部門的檔案人員對材料進(jìn)行收集、整理、立卷，再統(tǒng)一到檔案是進(jìn)行歸檔，這對檔案員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力要求很高，電子檔案的形成會適當(dāng)減輕檔案員的工作難度，在高校電子檔案管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)對歸檔范圍進(jìn)行有序分類，由各高校網(wǎng)絡(luò)人員專門負(fù)責(zé)定期維護(hù)，各部門會分配到一個賬號，各部門專職檔案人員需保證線上與線下同步更新，教學(xué)管理材料如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案等均可上傳到電子系統(tǒng)，無法錄入的重要材料可以拍照上傳，各檔案員需經(jīng)過電子檔案系統(tǒng)的工作培訓(xùn)，檔案系統(tǒng)的管理實(shí)行問責(zé)制，一旦出現(xiàn)問題，由檔案員負(fù)全部責(zé)任，這樣也對檔案材料有效地進(jìn)行了備份，有效避免重要材料丟失。

檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)可以有效避免傳統(tǒng)方式管理不當(dāng)，造成檔案資料遺失，電子檔案既是傳統(tǒng)檔案的延續(xù)，也是后備力量，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理保證了檔案的時效性和持續(xù)性，為高校教學(xué)檔案的管理工作提供了重要保障。

2.教學(xué)管理檔案的發(fā)展對策

現(xiàn)在高校對檔案管理越來越重視，教學(xué)管理檔案關(guān)乎到一個高校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的體現(xiàn)，高校教學(xué)檔案的管理工作的發(fā)展應(yīng)做到以下幾個方面：

2.1 培養(yǎng)檔案人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感

高校教學(xué)管理檔案的全面性是由檔案管理人員的工作素質(zhì)和能力決定的，檔案管理人員的專業(yè)水平和能力保證了檔案的質(zhì)量。做好高校教學(xué)檔案管理工作必須提供檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)知識水平，需要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時也要組織檔案管理人員參加信息化技術(shù)的培訓(xùn)，保證專業(yè)知識水平和網(wǎng)絡(luò)技能的提高。同時，高校要努力提高檔案管理人員的福利待遇，對于兼職管理人員可以考慮設(shè)立專門的獎勵待遇，鼓勵檔案管理人員申報(bào)檔案專業(yè)職稱，通過組織專業(yè)培訓(xùn)和提高相關(guān)待遇，穩(wěn)定檔案管理人員的隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理人員的工作意識和責(zé)任感。

2.2 完善檔案管理制度，建立健全工作機(jī)制

根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，制定和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范管理人員的工作職權(quán)，明確歸檔范圍，同時建立各部門的檔案管理責(zé)任制，發(fā)動所有教師一起加入檔案收集和整理工作，按照歸檔范圍統(tǒng)一匯總到檔案管理人員處，由管理人員進(jìn)行再次整理分類，保證檔案的齊全和完整。學(xué)校安排教務(wù)部門相關(guān)人員對各部門教學(xué)檔案進(jìn)行定期檢查和實(shí)施獎懲制度，發(fā)現(xiàn)問題及時查找、解決，讓全體教師都加入到檔案工作中，使教師們從思想上重視檔案工作，也間接維護(hù)了他們的教學(xué)成果。

2.3注重平時收集管理工作，保證科學(xué)歸檔

一般高校的教學(xué)檔案工作是按教學(xué)年進(jìn)行統(tǒng)一歸檔上交的，平時收集、整理工作顯得尤為重要，各部門檔案管理人員應(yīng)具備實(shí)時整理意識，每學(xué)期至少制定三個時間段，第一段時間組織教師們收集材料，第二段時間由檔案人員進(jìn)行分類整理，第三段時間作為檔案的預(yù)立卷，每學(xué)期進(jìn)行實(shí)時整理，同時保證了每學(xué)年的檔案整理工作穩(wěn)步進(jìn)行。 綜上所述，高校教學(xué)檔案管理工作是有龐大的體系的，除了對檔案管理人員有嚴(yán)格的要求外，還應(yīng)積極發(fā)展高校教學(xué)管理檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，將信息化技術(shù)融入到檔案管理工作中，積極促進(jìn)電子檔案的發(fā)展，組織全體教師加入檔案管理工作中，集合每個人的力量，才能促進(jìn)檔案管理工作長期穩(wěn)步的進(jìn)行與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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