ERP系統(tǒng)實施過程中完善企業(yè)內部控制管理的相關探討

張啟彬

摘要：本文以C智能ERP系統(tǒng)為例，對ERP系統(tǒng)下企業(yè)內部控制的構建展開探究。首先對ERP系統(tǒng)與內部控制相結合的具體思路進行探討，在此基礎上，分別從企業(yè)內控的不同角度對ERP系統(tǒng)實施過程中完善企業(yè)內部控制管理的相關問題展開較為深入的探析。

關鍵詞：ERP系統(tǒng) 實施過程 內部控制 管理

ERP系統(tǒng)的應用優(yōu)勢顯著，但要注意的是，企業(yè)在引進ERP系統(tǒng)提升管理效能的同時，需對企業(yè)的內部控制管理模式進行優(yōu)化調整，從而有效促進二者的有機融合，切實提高企業(yè)管理效能，促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)內部控制定義及其要素

內部控制是企業(yè)為保障經營效益，從內部所開展的管理手段，主要包括內控環(huán)境、內控活動開展、風險控制、企業(yè)內部各部門的信息溝通、內控過程中的監(jiān)督等幾個方面。其中內控環(huán)境的構建是開展企業(yè)內控的基礎，具備成熟的環(huán)境才可促進內控的高效開展。此外企業(yè)時刻面臨著來自外部和內部的各種風險，風險管理正是應對企業(yè)風險所開展的管理。內控的活動開展，是將內部控制制度落實到實處的過程，這里的活動開展除了內部控制制度落實外，還包括內控相關保障措施的開展。信息溝通是內部各部門、從領導層到基層在內部控制過程中信息的溝通與交互。在信息溝通的過程中，一方面各部門可以及時接受來自領導層的內部控制指令，領導層也可以通過所接受的信息，明確當前企業(yè)內部控制的開展情況、企業(yè)的經營情況，各部門之間也可以通過這一過程實現(xiàn)協(xié)力與協(xié)調。接受信息的同時，還可以根據信息反饋，制訂下一步調整方案，明確企業(yè)經營以及內控是否合理，如果存在問題，就可以根據信息反饋制訂調整方向。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)內部控制目標

針對ERP在具體內部控制設計時，必須明確ERP環(huán)境下企業(yè)內部控制目標，并充分地進行合理設計，嚴格遵守全面性、統(tǒng)一性以及成本效益性等原則。要想達到ERP環(huán)境下企業(yè)內部控制目標，需要做到以下幾點。

（一）保證企業(yè)經營管理的合法性和真實性

內部控制目標首先要符合國家相關的法律法規(guī)和規(guī)章制度，維護系統(tǒng)的安全運作；其次要結合企業(yè)的經營管理模式，企業(yè)要及時反饋出財務報告的相關信息，進而確保企業(yè)經營管理的真實完整，加強合法性與真實性，落到實處，深入實踐；企業(yè)也可以建立健全相應的硬件、軟件以及數據的措施，進而不斷提高企業(yè)經營管理的效益，促進企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的形成。

（二）保證數據處理的準確性和高效性

ERP的實施過程就是對業(yè)務流程進行再創(chuàng)造的過程，為了保證數據處理的準確、高效，需要將組織結構設計與ERP理念相結合，要嚴格平衡業(yè)務流程、規(guī)范數據輸入環(huán)節(jié)，做好權責分配的相關工作。更重要的是要加強對傳統(tǒng)數據的處理能力，進行全面的審查與優(yōu)化，不斷彌補缺失；加強預算控制管理，建立健全內部監(jiān)督責任制，加強系統(tǒng)數據輸入的運作效率。

（三）增強系統(tǒng)的時效性和可操作性

要及時對系統(tǒng)開發(fā)的每一個環(huán)節(jié)進行改造和管理，也要加強內部審計人員的職業(yè)操守，從而更好地做出公正合理的評價，在計算機系統(tǒng)的輸入和輸出環(huán)節(jié)采取適當的控制策略。例如：在ERP總賬管理系統(tǒng)中設立具體的明細條款，加強數據庫的整體統(tǒng)一，可以為后期的會計數據的審查工作提供一定的借鑒和參考。

三、ERP系統(tǒng)實施過程中企業(yè)內部控制管理的具體完善路徑

（一）ERP系統(tǒng)下總賬管理的內部控制

在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)總賬管理涉及了大量的企業(yè)財務信息，維護這些財務信息的真實性、準確性正是保障企業(yè)總賬管理質量的關鍵。

1.設置權限

企業(yè)設置科學合理的授權操作制度，凡是沒有經過授權的人員，不得接觸和操作ERP系統(tǒng)，同時具有操作權限的人員也要嚴格遵循操作賬號密碼制度，同時操作日志記錄制度，等等。

2.防止虛假賬表的內部控制

憑證一旦審核通過，就不能擅自修改。審核過程中會計人員要嚴格按照相應的會計制度對憑證的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性進行審核，審核通過后，審核人員要簽字蓋章，進而從根本上防止虛假賬表事件的發(fā)生。

3.保證數據準確，做好會計報表內控管理

為進一步避免會計報表中相關數據在輸出時出現(xiàn)嚴重偏差，導致財務指標出現(xiàn)明顯錯誤，作為會計管理人員，要對會計報表輸出情況進行觀察，并對其進行準確分析，保證相關數據的準確性。例如，在對上級主管部門進行報表報送時，要保證數據登記在案，向其他部門輸送財務報表時，要對會計信息進行相應處理及控制，從而減少無控外流情況。針對會計檔案輸出，要嚴格根據檔案管理相關制度，對其進行準確保存。而對于存儲數據所用到的云端、光盤等，要由專人負責管理，并進行備份處理。

（二）基于ERP環(huán)境，開展采購、付款內控管理

1.采購合作商內控要求

對供應商及相關合作商的批準權限進行設定，從而及時了解新供應商信譽情況，幫助企業(yè)正確選擇合作伙伴。為避免信譽不良合作伙伴流入，并減少企業(yè)實際損失，要對審批崗位進行優(yōu)化，設置專業(yè)審批人員。在實際工作中，要按照相關質量檢驗標準，對原材料質量進行嚴格檢查，減少不必要的麻煩。同時，對合作伙伴發(fā)貨速度、供應能力、退貨條件、退款流程等進行評估，從而進一步明確內控合作伙伴服務水平。只有滿足要求，才能確定合作關系。

2.制定采購環(huán)節(jié)審批權限

為避免請購單錯誤現(xiàn)象，要對其品名、規(guī)格進行明確，同時對價格、交貨日期進行確定。由于交貨日期可能存在問題，也會出現(xiàn)采購價格大于預算價格情況，為此，要設置專門審批人員對請購單內容進行檢查，保證價格合理，從而做好成本控制。如無問題，則直接將結果反饋給采購人員。此外，還應強化采購單的審批工作，保障采購單的信息質量。此外在C智能ERP系統(tǒng)中，系統(tǒng)會先對采購需求進行預測，根據預測結果，明確采購需求是否具有可行性。如果不可行，則采購需求無效，如果系統(tǒng)預測結果為可行，那么就會生成明細單，并結合企業(yè)實際需求，給出采購建議，以此作為依據，開展采購活動，避免資金浪費。

3.付款環(huán)境的內部控制

ERP系統(tǒng)中為有效避免業(yè)務員占用采購款項，企業(yè)應要求轉院負責采購訂單管理、驗收報告管理、財會發(fā)票管理。對于支付、結算則由另一位財會人員進行管理。對于已付款的采購項目，需要在賣方發(fā)票以及系統(tǒng)中做好記錄，錄入系統(tǒng)，防止重復付款。

（三）ERP環(huán)境下庫存管理的內部控制

1.入庫環(huán)節(jié)的內部控制

當采購物資交回倉庫后，需要先對材料進行質量檢驗，并和訂單、檢驗報告等相關材料進行對照，確保數量、質量合格后，再入庫。

2.庫存保管的內部控制

庫存保管工作除對入庫存貨進行常規(guī)登記外，還要對存貨的數量、入庫日期、質量情況、狀態(tài)以及存貨地點等相關信息。同時根據庫存物資的種類做好分類管理，建立分類檔案。為防止企業(yè)資源的浪費，包括物資的使用、保管以及調度等都需要經過有領導授權憑證才可進行。同時當庫存資源發(fā)生變動時，需要在ERP系統(tǒng)中及時做好相應的信息修改，做好信息更新。為保障庫存物資質量，可建立責任追究制，由負責的人員做好日常維護管理，如果物資出現(xiàn)損壞、缺失、就需要追求責任人員的責任。

3.庫存定期盤點

企業(yè)需要定期對物資資源進行盤點，包括質量、缺損等，由企業(yè)領導層人員、財會部門、庫存管理部門共同開展，以賬實相符為原則，防止資源流失。

4.出庫環(huán)節(jié)的內部控制

為避免內部員工隨意挪用企業(yè)物資，除定期盤查外，對于庫存物資、產品的出庫都必須進行嚴格審核。出庫必須有相關材料，如領導開具的物資調取憑證，或產品銷售訂單等。出庫時，需要在ERP系統(tǒng)中填寫出庫材料、產品的出庫日期、類別等相關信息，做好相關信息的及時更新，保證賬實相符。

（四）ERP環(huán)境下銷售與收款的內部控制

1.保證銷售訂單與企業(yè)生產和庫存相匹配

接受來自客戶的訂單是銷售環(huán)節(jié)的第一道程序，從源頭開展內控，首先由企業(yè)指派的專員對訂單進行審核，未經審核的訂單則被視為無效。審核內容包括訂單的合法性、訂單是否滿足企業(yè)的銷售標準，當前庫存是否能滿足銷售訂單需求等。經審核后，在訂單上標注已審核，錄入系統(tǒng)，正式生效。

2.保證銷售合同的合法性

訂單生效后，由ERP系統(tǒng)生成銷售合同，要求甲乙雙方進行合同簽署，而合同的簽署必須由企業(yè)指派的專人進行，不可越權代簽，加大處罰力度，嚴控此類情況的發(fā)生。

3.針對資金回籠的內部控制

壞賬、呆賬是影響企業(yè)資金回籠的重要因素。為促進降低壞賬風險，企業(yè)除加大追繳力度外，還應從內部控制入手。例如在ERP系統(tǒng)中，針對賒銷商品設置日期提示功能，根據這一功能，能夠動態(tài)關注賬款拖欠情況，并根據拖欠時間、金額進行排列，使企業(yè)能夠有針對性地開展資金回收催繳活動。

四、結束語

綜上所述，借助ERP系統(tǒng)，企業(yè)能夠將采購、財管、銷售等各經營環(huán)節(jié)實現(xiàn)有機結合，提高運營效率。但與此同時，企業(yè)必須對以往內部控制模式進行改進，結合ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，開展動態(tài)、全過程的企業(yè)內部控制，從而使ERP系統(tǒng)的技術優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

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（作者單位：上海長江智能數據技術有限公司）