計(jì)算機(jī)技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)的影響

常瑩

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速普及，在現(xiàn)代文書檔案管理過程當(dāng)中計(jì)算機(jī)技術(shù)也被普遍的應(yīng)用起來，不僅是建立相應(yīng)的信息統(tǒng)計(jì)機(jī)制來對文書檔案的記錄信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，還在信息使用的過程當(dāng)中對文書信息進(jìn)行仔細(xì)的搜集，統(tǒng)一成專業(yè)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫來方便使用者進(jìn)行查詢。對于現(xiàn)代的文書檔案體系來說引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)來說，不僅可以從整體上提升現(xiàn)代文書檔案體系的工作效率，還可以有效避免文書檔案體系在檔案信息處理過程中錯(cuò)誤的發(fā)生，有效的滿足使用者檔案信息查詢的需求，幫助檔案工作者及時(shí)準(zhǔn)確的獲取信息。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；文書檔案；管理體系；管理模式

1 現(xiàn)代文書檔案體系的信息化建設(shè)

在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的今天要想充分提升文書檔案體系的工作效率，不僅要對現(xiàn)代文書檔案體系的檔案管理模式進(jìn)行有效的分析，還要從檔案信息獲取的渠道來做出仔細(xì)的定量分析，對獲取的檔案信息進(jìn)行集中的分類，滿足檔案信息精準(zhǔn)查詢的需要。另外，在文書檔案信息體系的建設(shè)過程當(dāng)中，除了要有針對性的方法來滿足現(xiàn)實(shí)信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時(shí)間和空間范圍內(nèi)進(jìn)行有效的傳遞，保障檔案信息的真實(shí)可靠。當(dāng)然從另外的角度來說，現(xiàn)代文書檔案體系的建設(shè)還要在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐下建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)平臺(tái)，其功能一方面是滿足文書檔案信息存儲(chǔ)的需要，另外一方面是要保障信息的合理獲取和使用，檔案信息不同于普通信息，不僅在使用上有著較大的局限，同時(shí)還要保障信息的安全，因此文書檔案的信息化體系建設(shè)要充分的衡量信息平臺(tái)的安全性，對建設(shè)的檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)的安全性進(jìn)行有效的評(píng)估，保障文書檔案信息的及時(shí)獲取和有效傳遞，滿足使用者的檔案使用需求。

2 文書檔案信息傳遞機(jī)制的建設(shè)

在現(xiàn)代文書檔案的信息化體系建設(shè)的過程當(dāng)中，一方面是檔案信息平臺(tái)的開發(fā)，一方面是檔案信息體系信息傳輸機(jī)制的建立，因?yàn)樾畔鬏敊C(jī)制與檔案信息平臺(tái)是相互聯(lián)系的，沒有檔案信息平臺(tái)的支撐，檔案信息是不可能穩(wěn)定傳遞的，二者是相互保障和相互依存的關(guān)系，必須相輔相成的進(jìn)行建設(shè)才可。在文書檔案信息平臺(tái)開發(fā)完成之后就需要對平臺(tái)的信息傳遞機(jī)制進(jìn)行開發(fā)建設(shè)，首先要保障信息傳遞機(jī)制與檔案信息平臺(tái)要有著高度的契合性，在保障信息有效傳遞的同時(shí)，要保障信息的安全，其機(jī)制的重點(diǎn)就是信息安全和信息的穩(wěn)定傳輸，信息安全需要平臺(tái)在開發(fā)過程中實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的信息接口對接，并對信息接口進(jìn)行加密，防止信息的泄露。信息的穩(wěn)定傳輸在于信息邏輯機(jī)制的建設(shè)，如何選擇準(zhǔn)確的信息通道來滿足信息的交互和實(shí)時(shí)對接是在信息傳輸機(jī)制建設(shè)中要全面考慮的。只有在保障了信息的穩(wěn)定傳輸和信息安全的前提下，信息傳遞機(jī)制才能最大化的發(fā)揮出其價(jià)值，滿足現(xiàn)代文書檔案信息的管理和使用。

3 文書檔案信息系統(tǒng)的交互性保障

計(jì)算機(jī)技術(shù)對在現(xiàn)代文書檔案信息管理的最直接影響就是電子信息檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，除了要保障紙質(zhì)文書檔案信息與電子檔案信息高度匹配以外，還要對文書檔案信息資源進(jìn)行充分的整合，根據(jù)文書檔案信息的具體情況做出系統(tǒng)建設(shè)的解決方案，滿足集成性信息系統(tǒng)建設(shè)的需要?？v觀文書檔案信息管理體系的發(fā)展，要想真正的突出電子檔案信息的價(jià)值，就需要電子信息平臺(tái)作為信息傳播媒介，打造資源共享機(jī)制，最大程度上來滿足信息交互的需要。俗話說，共享為主，要想在建設(shè)有價(jià)值的文書檔案信息管理體系，不僅要有著廣泛的信息分發(fā)機(jī)制還要打造最便捷的信息使用平臺(tái)。信息時(shí)代，技術(shù)發(fā)展的引領(lǐng)作用毋庸置疑。信息平臺(tái)的快速崛起，是因?yàn)橛邢冗M(jìn)技術(shù)體系的支撐。電子檔案信息使用平臺(tái)要實(shí)現(xiàn)智能匹配、融合發(fā)展，就要充分利用各種先進(jìn)技術(shù)手段，創(chuàng)新信息共享形式。另外，隨著現(xiàn)代各種各樣信息的廣泛使用，文書檔案信息平臺(tái)的信息交互功能也是越來越強(qiáng)大，不僅可以實(shí)現(xiàn)空間和時(shí)間范圍內(nèi)的人機(jī)信息交互，也可以依據(jù)檔案信息使用者的具體需求來融合各種各種的信息資源，滿足信息使用者查詢的需要。現(xiàn)代的文書檔案平臺(tái)對使用檔案信息的用戶進(jìn)行精準(zhǔn)的測算之外，還要對檔案信息針對使用需求的不同進(jìn)行大數(shù)據(jù)化的測算來預(yù)判檔案信息使用的趨勢，因?yàn)閷τ谖臅鴻n案信息系統(tǒng)來說無論是現(xiàn)實(shí)資源亦或是信息資源都是在定位用戶需求的基礎(chǔ)上來整合的，因?yàn)橘Y源的對稱主體是信息使用者，只有在充分滿足使用者的信息需求之上才能有效的衡量檔案信息的價(jià)值。缺少使用者支撐的信息資源不能稱之為資源，所以在平臺(tái)信息的融合性發(fā)展下，文書檔案信平臺(tái)的建設(shè)要進(jìn)行信息資源整合，然后對信息作出使用趨向預(yù)判，在滿足信息交互的前提下為信息使用提供保障，指明信息使用的方向，確保使用性的檔案信息安全可靠，以此來保障系統(tǒng)的就共享性。

4 文書檔案信息管理體系的建設(shè)

對于信息化的檔案系統(tǒng)來說，確保檔案信息的交互性使用還需要建立相匹配的信息管理體系，依據(jù)檔案信息系統(tǒng)的不同建設(shè)針對性的信息管理體系可以有效保障信息的安全和檔案信息的合理使用，能夠?qū)ν蹈`信息的人員進(jìn)行仔細(xì)監(jiān)察，有效保障文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)智能技術(shù)的興起，很多的檔案管理體系都實(shí)現(xiàn)了信息資源的可視化，文書檔案信息不僅可以通過相應(yīng)的終端設(shè)備讓使用者進(jìn)行獲取，通過相應(yīng)的移動(dòng)設(shè)備還可以進(jìn)行信息的直接獲取，既加強(qiáng)了信息的移動(dòng)性，也從傳統(tǒng)固化的信息傳播形式跳脫出來，增強(qiáng)信息的趣味性和科學(xué)性，讓受眾者可以更加自由的暢享信息海洋，獲取有價(jià)值的信息資源。在現(xiàn)代檔案信息資源架構(gòu)方面，文書檔案的管理體系的人工智能化在便捷性也有了很大程度上的提升，不僅可以通過信息引擎來進(jìn)行直接的信息搜集，而且信息搜索引擎還可以基于用戶的信息搜索習(xí)慣來對用戶信息獲取數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，通過大數(shù)據(jù)信息處理器來模擬用戶的信息獲取環(huán)境，最大程度上方便用戶的信息獲取，幫助用戶更加便捷的查詢數(shù)據(jù)，獲得信息數(shù)據(jù)資源。同時(shí)，計(jì)算性的數(shù)據(jù)形成了集中性分析和分布式傳播，在滿足信息價(jià)值可靠計(jì)量的前提下有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)的基本分析和運(yùn)算處理，既要在相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將媒體信息快速的傳播出去，同時(shí)也要對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保存，防止文書檔案信息數(shù)據(jù)的泄露，確保檔案信息的安全。

5 信息多元化使用體系的建設(shè)

在現(xiàn)代的文書檔案信息體系的建設(shè)過程中，除了滿足檔案信息使用的需求之外還要建立相應(yīng)的信息使用體系，既要保障信息的安全性，也要從根本上滿足全方位的信息使用，因?yàn)槲臅鴻n案信息的使用范圍是廣泛的，因此其信息系統(tǒng)的建設(shè)要滿足多元化使用的要求，確保各個(gè)領(lǐng)域都能享受到高質(zhì)量的文書檔案信息。

6 結(jié)語

在現(xiàn)代文書檔案的信息體系的建設(shè)過程當(dāng)中，要從信息使用者的角度充分考慮，滿足信息高效率使用和傳遞的需求下，保障檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率。

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