淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

葉力卡提?庫爾班

摘 要：任何組織或是個體想要更加細(xì)致地處理內(nèi)部事務(wù)，保存重要信息，就必須開展辦公室文書檔案收集和歸檔工作。筆者在此主要針對辦公室文書檔案管理工作的特征，以及收集和歸檔等細(xì)致化工序內(nèi)容處理要點等，加以有序論證解析，希望能夠引起相關(guān)工作人員重視與靈活化參考沿用。

關(guān)鍵詞：文書檔案；特征；收集和歸檔；處理要點

日常生活、工作環(huán)境之中，包括個人、組織之間，都存在著微妙的聯(lián)系，主要是因為他們在處理相關(guān)事務(wù)和溝通過程中，都會沿用文書這類特殊性的文字材料。持續(xù)至今，文書管理已然成為辦公室工作體系之中不可或缺的結(jié)構(gòu)單元，而這部分文書檔案的收集和歸檔工作是否有效，將直接決定不同機構(gòu)、人員之間信息傳遞的精準(zhǔn)性，以及各類管理事務(wù)布置交接的順暢性結(jié)果。所以說，預(yù)先理清辦公室文書檔案收集、歸檔工作的處理要點，顯然是非常必要的。

1 辦公室文書檔案管理工作的特征研究

1.1 文書檔案管理活動組織的重要性

所謂辦公室文書檔案管理活動，實際上就是針對各類業(yè)務(wù)性信息進(jìn)行整合、認(rèn)證、檢索、應(yīng)用、維護(hù)的行為流程，這部分工序流程彼此之間存在著縝密關(guān)聯(lián)，占據(jù)主導(dǎo)地位的便是應(yīng)用，至于其余環(huán)節(jié)則主要是針對信息應(yīng)用服務(wù)而設(shè)置的。處理好辦公室文書檔案管理事務(wù)，進(jìn)一步為相關(guān)機構(gòu)提供富有針對性的發(fā)展建議，這是辦公室人員的重要性職責(zé)之一，主要是因為文書檔案能夠為企業(yè)各類工作方案推廣執(zhí)行提供參謀作用，既可以作為宣傳教育的素材、歷史的憑證，又可以被認(rèn)證是科研研究活動中的基礎(chǔ)性服務(wù)條件，其應(yīng)用的重要性，自然無法被輕易地忽視。

1.2 文書檔案載體形式和涉獵內(nèi)容的多元性

正如上文所闡述的一般，文書檔案是辦公室工作體系中的必要性結(jié)構(gòu)單元，主要是由于能夠針對各個部門工作狀況加以真實化地記錄，并為日后各類合理化改革方案制定實施，奠定基礎(chǔ)。不過需要注意的是，這部分檔案的載體形式和涉獵內(nèi)容往往極為多元化。

首先，在檔案載體形式方面，將包括機構(gòu)之間簽訂的合作協(xié)議、電子檔案、責(zé)任書等多重表現(xiàn)形式。

其次，檔案本身涉及到的內(nèi)容方面，主要透過科技、會計、行政等不同類型檔案之中予以逐步深層次地舒展。

1.3 文書檔案管理工作流程的一體化

顧名思義，文書檔案主要是在文件工作環(huán)境之中沿用，同時也主要在文件工作過程中衍生。透過實際調(diào)查認(rèn)證，文書檔案整理工序可以被認(rèn)定是文件工作布置交接的最終結(jié)果，主要是在文件收集、運行、催辦、承辦等基礎(chǔ)條件下延展的，而在此期間，有關(guān)文書檔案和文件工作兩者之間的關(guān)系，往往是相輔相成的，換句話說，即文書檔案源自于文件工作，而文書檔案日后的收集和歸檔應(yīng)用的可靠性，也將直接決定整個檔案工作的運行質(zhì)量。

2 新時期下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的科學(xué)化處理要點解析

2.1 文書檔案收集工序中需要全面關(guān)注的操作要點

在不同企業(yè)之中，為了確保相關(guān)檔案資料收集地更為健全完善，有關(guān)工作人員則有必要在文件衍生階段中便細(xì)致化觀察認(rèn)證其完整性效果基礎(chǔ)上，組織文件管理全過程的監(jiān)督活動。一旦說其間發(fā)現(xiàn)任何弊端跡象，則需要在第一時間內(nèi)向有關(guān)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)報告，進(jìn)一步搭建起完善化的組織控制體制，并且確保輔助內(nèi)部文書、承包機構(gòu)，以及有關(guān)職員，完成辦公室檔案文書在衍生、傳輸、處理、歸檔等環(huán)節(jié)中遺留缺陷的整改任務(wù)。畢竟唯獨這部分文件齊全了，有關(guān)機構(gòu)文書檔案的收集和應(yīng)用工作的實效性，才會得到合理的保障條件。

相比之下，辦公書文書檔案收集工作組織的核心要點，將主要鎖定在檔案室對本機構(gòu)需要歸檔檔案的接收層面上。在組織該類接收活動期間，作為現(xiàn)代專業(yè)化的辦公室檔案工作人員，必須全面貫徹后續(xù)諸多規(guī)范要求，即實時性優(yōu)化改造既有的檔案內(nèi)容、全面強化對檔案室外工作環(huán)境的調(diào)查和認(rèn)證力度、長期維持入室檔案內(nèi)容和形式的標(biāo)準(zhǔn)化特征，再就是歸檔檔案務(wù)必要同步彰顯出齊全、完整特性。事實證明，唯獨確保將這幾類處理要點予以按部就班地執(zhí)行之后，才能充分滿足現(xiàn)代辦公室檔案收集工作的數(shù)量充分、結(jié)構(gòu)和質(zhì)量優(yōu)良、工作實時、特色彰顯等諸多規(guī)范要求，避免上級領(lǐng)導(dǎo)在今后各類發(fā)展類決策活動中產(chǎn)生思維模糊的現(xiàn)象。

2.2 文書檔案歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)該謹(jǐn)慎對待的處理要點

歸結(jié)來講，文書檔案歸檔工作務(wù)必要秉承三類基礎(chǔ)性規(guī)范守則，即維持文件之間的歷史關(guān)聯(lián)特性，包括文件來源途徑、歸檔時間、涉及內(nèi)容等都要維持緊密的關(guān)聯(lián)效果；確保準(zhǔn)備工作處理完畢之后延展出全新樣式的整理工序內(nèi)容，就是要求相關(guān)工作人員合理沿用前人整理的工作基礎(chǔ)和相關(guān)檔案資料，開發(fā)出全新的文件體系；方便實時性地加以保存和沿用，就是要求工作人員在整理檔案的同時，想方設(shè)法維持檔案自身的可查找性和利用性特征。至于這部分文書檔案歸檔過程中需要遵守的操作要點則表現(xiàn)為：

第一，科學(xué)化分類。辦公室工作人員在組織合理規(guī)模的檔案整理工作前期，有必要依照特定標(biāo)準(zhǔn)針對既有的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類處理。如今經(jīng)常使用的分類方式包括年度、機構(gòu)、保管期限等分類模式，它們在工作環(huán)節(jié)中通常會進(jìn)行組合式沿用，借此維持檔案類別的清晰性效果。

第二，高效率裝訂。就是要求辦公室工作人員針對各類檔案進(jìn)行合理程度地拆頂和修裱調(diào)試，尤其是在一些破損檔案維修期間，需要注意盡量維持這部分文件的原始面貌。

第三，有序化排列組織。強調(diào)工作人員在處理好檔案裝訂任務(wù)之后，在分類方案之中的最低一級類目之中，結(jié)合特定模式進(jìn)行歸檔文件的先后排列次序確認(rèn)。目前經(jīng)常沿用的排列形式主要就是時間順序法，此類模式不管是針對相同事務(wù)的衍生變化順序，或是進(jìn)行不同事務(wù)發(fā)生順序認(rèn)證過程中，都能夠保留較強的操作特性。

第四，細(xì)致化地編號。要求工作人員將各類歸檔文件在全宗中的位置進(jìn)行特殊形式的符號標(biāo)識，并且保證憑借歸檔章的模式在最終的歸檔文件之中予以注明，這類工序的核心存在意義，就是為后續(xù)諸多繁瑣的編目工作交接，奠定基礎(chǔ)。

第五，清晰化編目。歸根結(jié)底，就是針對歸檔文件進(jìn)行目錄編輯。在實際處理期間，編目理當(dāng)以件為單位布置拓展，其間更應(yīng)該注意在文件目錄之中一件只可體現(xiàn)一類條目，一旦說來文和復(fù)文作為一件時，在歸檔文件目錄之中，便只可以針對復(fù)文進(jìn)行編目處理。

第六，妥善化裝盒。要求工作人員依照件號的有關(guān)順序，將檔案分別裝入檔案盒之中，并且注意要維持檔案盒順序和歸檔文件目錄之中對應(yīng)條目順序的一致性，這樣就能夠方便日后進(jìn)行高效率地檢索和應(yīng)用。

3 結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案收集和歸檔等管理類工作，本身極為繁瑣復(fù)雜。筆者在此闡述的意見，都是經(jīng)過自身實踐認(rèn)證和整理的，相信能夠為廣大辦公室文書檔案工作人員完善自身職務(wù)，提供較為可靠的指導(dǎo)性效用。長此以往，為我國各類企事業(yè)單位可持續(xù)化經(jīng)營、競爭和發(fā)展，提供不竭的支持服務(wù)動力。

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