新形勢下做好人事檔案管理工作的研究

摘 要：隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理工作所發(fā)揮的重要作用愈加明顯。信息化社會背景下，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)增大改革力度，勇于創(chuàng)新、不懈進(jìn)取，努力發(fā)現(xiàn)并解決當(dāng)前存在的一些問題，順應(yīng)新形勢下經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用。人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)新形勢需求，勇于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，善于解決問題，探索不斷創(chuàng)新發(fā)展的新方法，才能夠更好的為新時期國家建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；信息化建設(shè)；管理制度

隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及政治體制改革的不斷深化，人事檔案管理工作所發(fā)揮的重要作用愈加明顯。人事檔案不僅關(guān)系著個人的前途和發(fā)展，更是企業(yè)遴選人才、政府培養(yǎng)人才、社會發(fā)掘人才的重要依據(jù)和憑證，它記載著個人的經(jīng)歷與德育水平，涵蓋了個人在工作上、思想上、能力上的各種記錄，是個人各項重要信息的關(guān)鍵載體。近年來，我國對人事檔案管理工作不斷進(jìn)行深化改革和深入探索，取得了一定的成績和效果，積累了寶貴的經(jīng)驗。信息化時代背景下，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)增大改革力度，勇于創(chuàng)新、不懈進(jìn)取，努力發(fā)現(xiàn)并解決當(dāng)前存在的一些問題，順應(yīng)新形勢下經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用。

1 當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題

目前在人事檔案管理工作中依然存在著一些問題，只有勇于發(fā)現(xiàn)問題、思考問題，才能真正解決問題，發(fā)揮人事檔案管理工作應(yīng)有的作用。當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，集中體現(xiàn)在一下幾個方面：

1.1 模式陳舊，信息化建設(shè)不夠完善

隨著國家信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)信息化越來越多的應(yīng)用在了政府工作的各個方面，極大的提高的工作效率與綜合水平。然而由于各方面原因，在人事檔案管理中仍有部分人才中心依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，分類歸檔簡單固化、管理操作模式陳舊，難以適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的電子信息化節(jié)奏，造成了檔案信息查找速度慢、效率低的問題。另外存在的信息分類方式不精細(xì)的問題，造成了信息查詢繁瑣緩慢，難以及時快速的提供信息服務(wù)。

在社會發(fā)展的新形勢下，人事檔案管理的信息化建設(shè)仍有很多方面有待完善，具體工作實踐中仍然存在著亟待解決的諸多問題。例如硬件設(shè)備與資金的短缺，相關(guān)信息化軟件的使用及操作培訓(xùn)不足，檔案管理人員對新知識、新技能的學(xué)習(xí)和掌握有待加強，新形勢下一些規(guī)劃和制度有待改革完善，等等。這些因素制約著檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)予以重視。

1.2 缺乏監(jiān)管，管理制度有待健全

人事檔案管理工作涉及到的信息資料繁多，工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，容易在管理工作中出現(xiàn)操作疏漏、流程不規(guī)范等問題。一旦在工作環(huán)節(jié)中忽視規(guī)章制度，消極對待檔案管理，就會影響檔案管理工作的有效進(jìn)行，造成嚴(yán)重后果。

現(xiàn)有管理制度中，缺乏細(xì)致的監(jiān)管細(xì)則，未能形成完善的監(jiān)督系統(tǒng)，影響對人事檔案管理工作的有效監(jiān)查，導(dǎo)致了具體檔案管理人員在具體工作中的疏漏與懈怠。在管理制度中，應(yīng)當(dāng)加強對人事檔案管理工作的監(jiān)督審核制度，以具體的規(guī)章細(xì)則保障檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。同時，現(xiàn)有管理制度中對新形式下工作中出現(xiàn)的一些新變化、新問題，尚缺乏相應(yīng)的規(guī)定和細(xì)則，制約了人事檔案管理工作的繼續(xù)發(fā)展。

1.3 思想懈怠，管理人員專業(yè)性差

在人事檔案管理工作中，部分管理人員思想覺悟不高，對人事檔案管理工作缺乏熱情，不能緊跟形勢積極認(rèn)識到自身存在的不足，從而影響了人事檔案管理工作的順利進(jìn)展。

少數(shù)管理人員對本職工作的缺乏責(zé)任感，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為工作內(nèi)容枯燥機械，產(chǎn)生了消極懈怠的思想。在具體工作中就體現(xiàn)為工作態(tài)度不認(rèn)真，工作中待人接物缺乏人性化，對待檔案管理敷衍了事。一些管理人員缺乏相應(yīng)的人事檔案管理專業(yè)知識，不能在工作中嚴(yán)格要求自己，怠于學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識、提升自身專業(yè)技能；有些管理人員思想保守，不愿意學(xué)習(xí)新技能、了解新事物，對信息化建設(shè)推進(jìn)中需要掌握的新的操作技能不重視，固守傳統(tǒng)老化的手工操作方。這些情況造成了部分管理人員在工作中難以適應(yīng)信息化人事檔案管理的要求，影響檔案歸納分類與信息服務(wù)的效率，弱化了檔案文件和資料的服務(wù)功能。

2 新形勢下人事檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 創(chuàng)新模式，推進(jìn)信息化建設(shè)

人事檔案管理的信息化建設(shè)是新形勢下檔案管理工作的切實需要。保障檔案工作信息化建設(shè)的順利推行，能夠保障檔案管理的工作效率與檔案信息的準(zhǔn)確分類。

創(chuàng)新檔案管理模式、發(fā)展管理工作的信息化建設(shè)，首先是管理人員的心態(tài)轉(zhuǎn)變以及技術(shù)提高。檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾?，管理人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變心態(tài)，掌握相應(yīng)的軟硬件操作技能，從提高自身工作能力做起，推進(jìn)自動化辦公的進(jìn)程。其次，將檔案資料的電子信息錄入至計算機檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)制定規(guī)范的操作細(xì)則，保障電子資料的準(zhǔn)確性和完整性；強化檔案電子信息的安全管理，對計算機檔案管理系統(tǒng)中存儲的檔案資源進(jìn)行規(guī)范化存儲備份，保障信息安全性。

2.2 加強管理，鑒定、核查雙管齊下

人事檔案管理工作記載著個人經(jīng)歷及政治思想與各項成績等重要信息，是人才錄用和培養(yǎng)的重要參考依據(jù)。因此抓好檔案管理工作是關(guān)系著社會發(fā)展，企業(yè)進(jìn)步，個人提升的重中之重。

為解決目前存在的由于檔案工作疏失造成的檔案丟失、檔案損毀等現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)在管理中加強檔案的定期修復(fù)以及定期核查工作。強化管理人員的安全意識培養(yǎng)，對檔案資料及時核對復(fù)查，防止資料竊取問題；對于有變動的相關(guān)檔案信息要及時進(jìn)行跟進(jìn)和修正，保障檔案信息的可信性和真實性。通過制度規(guī)范和思想教育，提高管理人員責(zé)任心，將政策落實到實處，時時對檔案信息的分類管理進(jìn)行核查，保障相關(guān)類別信息的規(guī)范化收納整理，提高信息服務(wù)效率。

通過加強檔案鑒定工作，促進(jìn)檔案信息的有效歸納管理，提高檔案管理工作的時效。人事檔案管理信息復(fù)雜，工作內(nèi)容繁瑣，因此容易出現(xiàn)文件歸類不清的疏漏，造成后期的檔案調(diào)取、信息服務(wù)不便。通過檔案鑒定對檔案進(jìn)行精細(xì)分類歸納，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足新形勢下人事檔案管理需求。

2.3 規(guī)范管理，加強人員隊伍建設(shè)

制定規(guī)范化的管理制度，加強人員隊伍的思想教育和技能培訓(xùn)，對人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展具有積極作用。

檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，對人事檔案的收納、整理以及歸類等都具有及其重要的意義，保障了這些工作的順利完成。首先，檔案管理應(yīng)依據(jù)實施細(xì)則，精細(xì)化收集檔案資料，時時補充缺少的信息，不斷完善檔案內(nèi)容；其次不斷更新人事檔案資料，對已無效的檔案信息及時處理，確保人事檔案的準(zhǔn)確性和客觀性。

加強人員隊伍建設(shè)，是進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的必要環(huán)節(jié)。新形勢下，人事檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了新的變化。首先是檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公操作，其次對于人事檔案管理的新的供求結(jié)構(gòu)形成，過去的被動服務(wù)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代潮流轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。因此對于管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)從思想教育入手，幫助管理人員樹立以人為本、人性化服務(wù)的工作意識；其次加強技能培訓(xùn)，通過授課學(xué)習(xí)、互助學(xué)習(xí)等多種方式提高管理人員的專業(yè)技能。

3 總結(jié)

新形勢下做好人事檔案管理工作，有助于進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案作為個人信息載體的重要作用，有利于國家、社會、企業(yè)對人才的遴選和培養(yǎng)，符合經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的切實需要。各人才中心應(yīng)當(dāng)順應(yīng)新形勢需求，勇于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，善于解決問題，探索不斷創(chuàng)新發(fā)展的新方法，才能夠更好的為新時期國家建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

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作者簡介

劉馨遠(yuǎn)（1987-），山東省煙臺市棲霞市人，本科，畢業(yè)于青島科技大學(xué)，研究方向：檔案管理。