淺談企業(yè)基層綜合檔案室的檔案收集工作

孫紅蕾

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）04-000-01

摘 要 本文分析了企業(yè)檔案收集工作存在的問題，提出了基層綜合檔案室檔案收集工作的有效措施，闡述了個(gè)人對(duì)此的幾點(diǎn)看法與認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 基層綜合檔案室 檔案收集

檔案收集這項(xiàng)課題的研究，將會(huì)更好地提升對(duì)檔案收集工作的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進(jìn)一步提高基層綜合檔案室的檔案管理的水平，提高企業(yè)檔案的有效利用。

一、概述

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)程度逐漸加劇，需要不斷地提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，以在市場(chǎng)中獲取更大的市場(chǎng)份額。在企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中，需要汲取大量的檔案信息，以高效的檔案工作來推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的信息，能極大提高企業(yè)的生產(chǎn)效益。在檔案整理工作中，檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)前提，是檔案信息內(nèi)容是否豐富的決定條件，是保證信息資源的重要途徑。所以應(yīng)該積極加強(qiáng)檔案的收集工作，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)打好基礎(chǔ)。

二、新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理的規(guī)章制度不夠完善

近幾年，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，如：有的單位在經(jīng)營(yíng)承包工作中，沒有規(guī)范的合同文本、記錄和憑證等，有的單位在某些經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，沒有形成正規(guī)的原始記錄等，有的單位檔案管理的規(guī)章制度不夠完善，雖然建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但并不健全。有些單位歸檔范圍不清，不知道哪些材料該歸檔、哪些材料是不在歸檔范圍之列的，造成該歸檔的卻沒有收集、不在歸檔范圍內(nèi)的反而收集齊全的不合理現(xiàn)象。

（二）企業(yè)檔案人員變動(dòng)給檔案收集工作造成困難

由于企業(yè)合并、撤消、重組等機(jī)構(gòu)調(diào)整，還有一部分檔案人員因跳槽等原因致使單位的專兼職檔案員也經(jīng)常進(jìn)行更換和變動(dòng)，致使企業(yè)檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，從而影響到企業(yè)檔案的收集工作，有的專兼職檔案人員工作變動(dòng)時(shí)，因種種原因未辦理文件材料的移交手續(xù)，只圖一己之便，把有重要保存價(jià)值的文件材料看作是個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，不去移交歸檔，造成文件材料的遺失，從而影響到企業(yè)相關(guān)工作的開展。

（三）檔案材料的收集不能做到齊全和完整

主要體現(xiàn)在：一是檔案結(jié)構(gòu)不合理。室藏案卷中大多數(shù)是上級(jí)來文，而涉及一些企業(yè)生產(chǎn)、科研和管理等重要的成果文件、報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同等方面的材料，卻往往沒有歸檔或歸檔得不夠齊全、完整；二是沒有圍繞新時(shí)期企業(yè)工作的重點(diǎn)開展收集工作，如：對(duì)企業(yè)的科研項(xiàng)目、重點(diǎn)工程項(xiàng)目和新產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、銷售等方面形成的檔案收集得較少；三是在新時(shí)期企業(yè)工作中形成的電子檔案、照片、音像等特殊載體檔案的收集不夠及時(shí)、不夠齊全和完整，且收集的質(zhì)量也參差不齊。

三、企業(yè)基層綜合檔案室檔案收集工作的有效措施

（一）加強(qiáng)“兩法”學(xué)習(xí)，開展檔案宣傳工作

企業(yè)檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和帶領(lǐng)下，大力開展檔案宣傳教育工作，如舉辦《企業(yè)檔案管理辦法》的專家講座、知識(shí)競(jìng)賽，經(jīng)常開展檔案立卷歸檔檢查和評(píng)比工作等，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，將檔案工作服務(wù)于各個(gè)部門、各項(xiàng)工作中，從而有效發(fā)揮檔案存在的價(jià)值，讓企業(yè)員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性，努力提高歸檔意識(shí)。

（二）建立檔案工作保障機(jī)制，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展

建立檔案工作保障機(jī)制，應(yīng)健全檔案工作管理制度，遵循“依法治檔”的管理辦法，真正落實(shí)《企業(yè)檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業(yè)的各個(gè)部門職責(zé)范圍、把檔案工作納入企業(yè)整體的發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)在檢查、總結(jié)及驗(yàn)收各項(xiàng)工作中，對(duì)檔案工作也要進(jìn)行檢查、總結(jié)和驗(yàn)收。”同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)

加強(qiáng)企業(yè)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國(guó)家和企業(yè)關(guān)于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務(wù)，及時(shí)更新知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力及服務(wù)水平，才能更好的監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)檔案工作。同時(shí)還應(yīng)充分掌握和了解對(duì)各個(gè)部門、各個(gè)階段檔案工作所存中的問題及情況，熟悉各種檔案資料的作用及價(jià)值并主動(dòng)下基層耐心細(xì)致地幫助各部門檔案兼職人員提高業(yè)務(wù)水平。只有這樣，才能促使檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作中。

（四）改變工作方法，加強(qiáng)溝通交流，提高檔案收集質(zhì)量

要改變企業(yè)普遍存在的檔案工作管理不力的局面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，檔案人員也應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為企業(yè)檔案部門是弱勢(shì)部門，坐冷板凳，應(yīng)該積極想辦法，經(jīng)常與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通、匯報(bào)并將企業(yè)檔案利用所產(chǎn)生的效益及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和必要性，從而取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。在此基礎(chǔ)上應(yīng)健全高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織并正常行使職能，同時(shí)一定要將檔案管理制度真正落到實(shí)處。若企業(yè)管理制度形同虛設(shè)措施不能到位，檔案的管理工作也無法跟上，也就很難收集到掌握在員工個(gè)人手中的重要檔案資料。尤其在遇到崗位調(diào)動(dòng)、人員分流等情況下，一些重要資料往往被帶走或直接丟棄，企業(yè)將面臨重大的損失。

四、結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)基層綜合檔案室檔案收集問題的研究分析，對(duì)于其良好實(shí)踐效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的檔案收集過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點(diǎn)要素的重視程度，并注重其具體實(shí)施措施與方法的科學(xué)性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王淑改.新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策[J].檔案天地，2016（10）：60-62.