云計算環(huán)境下的高校檔案資源共享服務機制研究

閻巍

摘要：云計算作為新一代的網(wǎng)絡資源共享模式，它在網(wǎng)絡資源共享尤其是網(wǎng)絡信息資源共享等方面具有明顯的優(yōu)勢，將其應用于高校檔案資源管理中，既可以節(jié)省高校檔案資源管理開支，又可以實現(xiàn)高度資源共享服務，將成為將來一段時間檔案管理必不可少的工具。

關(guān)鍵詞：云計算；云平臺；資源共享；管理手段

基金項目：黑龍江省檔案局項目（編號：HDK2016-17）的部分研究成果

一、什么是云計算

對云計算的定義有多種說法?，F(xiàn)階段廣為接受的是美國國家標準與技術(shù)研究院（NIST）的定義：云計算是一種按使用量付費的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡訪問， 進入可配置的計算資源共享池（資源包括網(wǎng)絡，服務器，存儲，應用軟件，服務），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務供應商進行很少的交互。

二、云計算在網(wǎng)絡信息資源共享方面的優(yōu)勢

首先，云計算安全性強。云計算服務平臺由專業(yè)的公司及其技術(shù)人員來管理和維護，擁有雄厚的專業(yè)技術(shù)知識和能力，在數(shù)據(jù)存儲安全方面具有單一公司無法比擬的優(yōu)勢，可以較為有效地解決困擾公司或個人數(shù)據(jù)安全存儲等問題。其次，云計算平臺對用戶端的設備要求最低，使用起來也最方便。在云計算服務中，用戶端不需要安裝過多的軟件，大量軟件由云服務器提供，非常有效地減少了用戶端負擔，并且能提供用戶端無法提供的計算速度；再次，云計算可以把不同設備間的數(shù)據(jù)和應用進行整合，形成一個個資源池，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與應用的充分共享，為用戶訪問不同系統(tǒng)創(chuàng)造了條件，提供了便利；最后，云計算服務以第三方的形式存在，其以規(guī)模化經(jīng)營的方式為社會提供服務，不僅解決了眾多用戶的工作負擔，而且還有效地節(jié)省了社會資源。目前，云計算已滲透到眾多行業(yè)。

三、現(xiàn)階段高校檔案資源管理存在的問題

1.管理思想的陳舊化。從微觀方面看，日常進行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)不能環(huán)環(huán)相扣，檔案工作呈現(xiàn)出一種非系統(tǒng)性、流失性、非真實性、地域性、非共享性等。從宏觀方向看，過去那種封閉的單純強調(diào)保密的觀念使得檔案這種信息資源在國民經(jīng)濟和信息發(fā)展中的作用發(fā)揮得不是那么廣泛和深刻，其利用率低，嚴重降低其在社會需求中的作用。

2.管理體制的滯后化。高校管理體制在滯后思想理念支配和指導下一直存在著不成系統(tǒng)的激勵制度，缺乏鼓勵性的創(chuàng)新和探索，造成檔案管理部門的領(lǐng)導和工作人員缺乏打破常規(guī)、走陌生路的膽量和信心，同時檔案管理工作的外部環(huán)境也不寬松，造成檔案管理體制嚴重滯后，不能適應形勢的需要。

3.管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于文書的整理、歸檔等工作中。這樣就造成了立卷程序和方法仍很傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部文件進行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，謄寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，真入卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。這種程序煩瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。另外檔案庫存方法仍很原始。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應社會的發(fā)展。

4.管理功能的遲緩化。目前，高校檔案管理工作不能鮮活的適應現(xiàn)代經(jīng)濟模式的要求和發(fā)展，其中一個重要因素在于管理功能單一，不能兼容。例如，在人事管理工作中，經(jīng)常要用到各類人員數(shù)據(jù)庫，調(diào)整工資數(shù)據(jù)庫，繳納各種保險數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫分別由不同的上級主管部門下發(fā)，功能不同，類型不同，而現(xiàn)行所使用的管理數(shù)據(jù)不能達到所需要求。

四、高校檔案資源共享的意義

1.解決跨區(qū)查詢檔案難的問題，準確定位所需檔案。高校檔案資源共享，有利于解決查詢檔案難，檔案查找不方便等問題，如有的畢業(yè)生忘記當年畢業(yè)時把檔案放在哪里了，不得已只好到相關(guān)檔案館查找。如果將全國的高校畢業(yè)生檔案信息資源全部整合共享的話，將極大地方便利用者，快速查到其所需檔案所在的區(qū)縣檔案館。如果以后電子信息有效性的問題得以解決，將可以為檔案利用者提供一站式服務，檔案利用者只要到一個檔案館就可以查詢?nèi)珖臋n案相關(guān)信息，并得到有效憑證。

2.整合檔案信息資源，方便統(tǒng)計、編研等工作開展。如果整合了各檔案館的目錄信息，全文信息例如整合了學生戶籍信息，成績、入黨信息、畢業(yè)流向等信息將有助于各個檔案局及有關(guān)機關(guān)部門及時進行檔案統(tǒng)計，編研等工作。另外資源整合以后可以進一步與其他業(yè)務主管部門進行新舊數(shù)據(jù)銜接。例如：學生由一個學校轉(zhuǎn)到另一個學校，檔案銜接問題，有了資源共享，無論學生怎么轉(zhuǎn)校，轉(zhuǎn)到何地，都可以輕松自由地查找、調(diào)轉(zhuǎn)檔案。

3.加強館際交流與合作。通過檔案信息資源共享系統(tǒng)可以更好地加強跨地區(qū)各大高校之間的交流與合作。

五、云計算在高校檔案資源共享服務中的應用

1.云計算為高校檔案云基礎(chǔ)設施建設提供了保障。在云計算服務系統(tǒng)中，云計算機將龐大的計算機處理程序拆分成無數(shù)個較小的子程序，交由多部服務器組成的云計算服務系統(tǒng)進行分析處理，并將處理結(jié)果返回給用戶。

2.云計算為高校檔案云平臺建設提供了便利。高校檔案云用戶可以通過平臺構(gòu)建自身所需的各種檔案業(yè)務應用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的功能拓展，從而滿足不同用戶的需求。

3.云計算為用戶提供面向終端的各種應用系統(tǒng)。檔案云系統(tǒng)將為用戶提供各種數(shù)字檔案館所需的應用系統(tǒng)，檔案云應用到高校數(shù)字檔案館后，終端用戶只需要在自己的終端上通過訪問檔案云系統(tǒng)提供的應用系統(tǒng)就可以完成相關(guān)工作。

4.云計算檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)共享。通過互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)提供的面向海量信息的處理模式，能更加高效實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免不同高校檔案部門之間對同一檔案信息資源的重復冗余建設。

參考文獻：

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[2]韓俊仕.云計算環(huán)境下高校財務共享服務機制構(gòu)建[J].財會通訊，2016（10）