網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術為檔案信息的發(fā)展提供了嶄新的平臺，實現(xiàn)了從館藏到網(wǎng)絡管理傳播的途徑，使得檔案管理信息化、快速化、便捷化。適應了現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。成為各行各業(yè)檔案信息資源管理的主要手段。本文對網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用進行了分析。

關鍵詞：網(wǎng)絡環(huán)境 檔案信息資源 開發(fā)利用

一、引言

檔案作為一種資源就需要拿來利用，為人們生產(chǎn)生活服務，而沒有任何使用價值的檔案只能當作廢紙?？梢姍n案中包含了人們需要的各種信息。傳統(tǒng)的檔案資源由人工進行管理，而且記錄在紙張上面。這種管理費時費人，雖然有利于檔案信息的保存但是不利于查閱，管理的工作量非常大。不能滿足人們快速發(fā)展的生活。互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，將檔案信息資源融入到計算機網(wǎng)絡平臺中管理，實現(xiàn)了管理的小型化、便捷化，便于快速瀏覽查閱，滿足人們快節(jié)奏的生產(chǎn)生活需要。

二、網(wǎng)絡環(huán)境對檔案信息資源的影響

1.網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源。網(wǎng)絡與檔案作為不同的信息資源承載平臺，兩者的融合極大拓展了檔案信息資源的延伸，提高了檔案信息資源的技術化、科學化、信息化，加速了檔案管理的效率。因此網(wǎng)絡承載檔案信息資源是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。影響檔案管理的各個方面，如查閱、收集、保存等。

2.網(wǎng)絡技術在檔案信息資源開發(fā)利用中的作用。第一，大大提高了檔案信息資源管理的效率。傳統(tǒng)的檔案信息資源從收集、分類、入檔都需要耗費很多的人力、物力、財力，而且對后期的查閱、修改和維護都不利于人們的方面。而網(wǎng)絡技術技術彈指之間就可以實現(xiàn)上述功能?？梢娋W(wǎng)絡技術對檔案管理有著非常強大的功能。第二，實現(xiàn)了檔案信息資源真正開發(fā)利用的價值。傳統(tǒng)的檔案信息資源只能收藏在檔案館中，而且還具有嚴格的保密性。在這種情況下要實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用，那是根本不可能實現(xiàn)的。而網(wǎng)絡平臺上所有的檔案信息可以實現(xiàn)共享、包容。因此有了共享和包容，就能實現(xiàn)對檔案信息資源的研究、開發(fā)、利用。因為網(wǎng)絡傳播和展示，只要打開計算機就突顯在人們的面前，人們是無法關閉的.而且通過對檔案信息資源的研究，就會發(fā)現(xiàn)那些是精華哪些是糟粕，以便人們的生產(chǎn)生活需要。第三，增大了信息量。由于網(wǎng)絡環(huán)境是一個開放的共享的平臺，因此任何檔案信息資源都可以通過網(wǎng)絡進行傳播、共享、查閱。所以將所有不同的檔案資源都可以融入到網(wǎng)絡平臺中，這種融入使得檔案所反映的信息資源遠遠超過傳統(tǒng)的檔案信息資源。可以說將整個檔案信息資源連在一起，實現(xiàn)了一個共享的大平臺。

三、網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的目標群體分析

1.用戶群體。傳統(tǒng)的檔案信息資源建立在檔案館中收藏，若要進行使用必須經(jīng)過部門同意才能使用，大大縮小了使用的范圍，可以說只給某些需要的特定的群體服務。而網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源使用，卻是面對人民大眾的，不管需不需要，都可以查閱使用，因此它的用戶是群體性的。在群體性中需要者可以拿來使用，不需要者可以進行學習瀏覽。給其他群體提供了學習研究的機會。從而使得網(wǎng)絡檔案信息資源具有了開發(fā)利用的價值。

2.用戶需求內(nèi)容分析。第一，網(wǎng)絡環(huán)境下提供的檔案信息資源，可以從多個角度多個層次滿足不同的群體和個人，其資源信息量大，這是傳統(tǒng)檔案信息資源無法達到的。但是雖然信息資源豐富，網(wǎng)絡環(huán)境是一個虛擬的環(huán)境，再給人們提供更多資源的同時，也充斥了很多有害信息、欺詐信息。其安全感不如傳統(tǒng)的檔案信息資源，這就要去用戶需懂的使用網(wǎng)絡資源，取其精華，剔除糟粕，文明使用網(wǎng)絡資源。第二，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源，以圖文并茂的形式提供給用戶，擴大了檔案研究的范圍，給使用者提供了及其方便的資源，使得資源使用更加人性化、個性化。通過研究網(wǎng)絡資源挖掘出潛在的檔案信息資源價值。第三，強調(diào)時效性。信息化社會中，工作、生活的節(jié)奏不斷加快，因此必須要考慮時間因素，即在獲取檔案信息資源的同時要將時效性考慮進去；要在提高檔案信息資源服務質(zhì)量與滿足時效性中找到一個平衡點。

四、網(wǎng)絡環(huán)境下開發(fā)利用檔案信息資源的措施

1.檔案信息資源的標準化是開發(fā)利用的基礎。網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源來源渠道是多方面的，有紙質(zhì)檔案、圖像檔案、各種電子表格文件等。如何將這些形式的檔案資源進行歸類、保存、傳閱、預覽，就需要建立一個統(tǒng)一的標準的檔案信息資源管理系統(tǒng)。在這個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中才可以實現(xiàn)檔案資源的研究利用。

2.建立高效的網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)。通過構(gòu)建一個高效的檢索系統(tǒng)，可以將檔案信息資源與用戶需求連接。由于用戶所受的教育背景、程度不同，檢索和使用習慣不同，檔案意識也各有差異，因此開發(fā)檢索系統(tǒng)必須考慮到這一問題。通過問卷調(diào)查、統(tǒng)計分析，將各類用戶的習慣檢索詞標注出來，制成關鍵詞表，提高用戶檢索的相關度；同時也要支持用戶定制檢索工具，實現(xiàn)用戶自主選擇關鍵詞、檢索結(jié)果處理、檢索方式、檢索結(jié)果顯示、打印等，從而更好地滿足用戶的個人檔案利用需求。

3.創(chuàng)新服務方式。網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源是一個開放的、共享的平臺，超越了時間、空間的限制，具有很強的包容性，用戶需求與檔案信息資源建立一對一的服務，將檔案需求與生活工作緊密聯(lián)系在一起。提高了檔案信息資源使用的質(zhì)量和效率，為此網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源平臺滿足以下服務：

一是在線咨詢，及時滿足不同用戶的檔案需求，這就要求建立檔案信息在線咨詢系統(tǒng)，通過這個系統(tǒng)隨時提供用戶服務。因此面對不同的檔案需求者，檔案管理人員必須懂得和使用網(wǎng)絡技術，將檔案管理與網(wǎng)絡管理結(jié)合起來，豐富管理者的知識和技能，適應網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，給用戶提供一對一的在線咨詢服務。其次在線咨詢必須建立交流窗口才能展現(xiàn)在用戶面前，因此在網(wǎng)絡環(huán)境中我們可以通過用E-mail、BBS、即時聊天工具、視頻聊天工具給用戶答復需求信息。二是在線檢索服務。其前提有兩個：首先收集、提供豐富的檔案信息資源。必須不斷充實檔案信息資源平臺的內(nèi)容，并利用多媒體等網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案信息資源的完整呈現(xiàn)，根據(jù)不同用戶的需求特點來選擇不同的信息表現(xiàn)方式。其次構(gòu)建深度的檔案信息資源檢索系統(tǒng)，采用更先進的算法，針對用戶的常用需求設立關鍵詞以及檢索詞，開發(fā)適合檔案信息資源的搜索引擎，提高用戶檢索的相關度。三是在線下載服務，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源不但能進行在線咨詢，一對一的進行講解服務，而且又是以圖文并茂的形式個性化的展現(xiàn)在用戶面前，更重要的是還可以進行下載服務。通過選擇和鑒別需要的檔案信息資源進行下載。有利于用戶的生活工作學習。提高了資源的使用效率和使用成本。用戶足不出戶就可得到需要的檔案信息資源，滿足了快節(jié)奏的現(xiàn)代生活，這是傳統(tǒng)檔案管理無法做到的。

五、結(jié)語

總之，在強調(diào)網(wǎng)絡環(huán)境下開發(fā)利用檔案信息資源，重點是研究利用。為此檔案管理者應不斷學習網(wǎng)絡技術知識，滿足用戶的多層次需求。不但要熟悉檔案業(yè)務知識，還要結(jié)合到網(wǎng)絡信息平臺中來，做好在線咨詢服務。其次用戶也要懂得和使用網(wǎng)絡信息資源平臺，這樣網(wǎng)絡管理員才能更好的與用戶建立一對一的服務。從而展現(xiàn)出網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的價值。

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