淺談事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題與對(duì)策

摘 要：人事檔案是記載個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)、培訓(xùn)考核、晉升提拔、工資變動(dòng)等多項(xiàng)內(nèi)容的材料；是考察了解和正確選拔任用人才的重要依據(jù)；是審核員工“三齡兩歷一身份”的最有力憑證；是涉及員工退休待遇等切身利益的主要材料。因此，加強(qiáng)人事檔案重視程度、建立健全規(guī)章制度、提高檔案信息化水平、提升檔案管理人員能力素質(zhì)是大多數(shù)事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 對(duì)策 事業(yè)單位

一、引言

人事檔案是人力資源管理中的重要組成部分，是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性很強(qiáng)的一項(xiàng)工作，人事檔案是在人事管理過程中形成的文字材料，是員工信息的重要載體。目前，我國(guó)人事檔案管理工作中存在領(lǐng)導(dǎo)不重視，制度不健全，管理手段落后，管理人員專業(yè)素質(zhì)差等問題，很大程度上制約了人事檔案的服務(wù)價(jià)值，因此結(jié)合我單位實(shí)際，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行剖析，針對(duì)問題提出淺顯的對(duì)策。

二、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題

1.思想認(rèn)識(shí)不高，重視程度不夠。人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不像其他工作那樣容易見效果、出效益，也很難在短時(shí)期內(nèi)呈現(xiàn)出明顯的成績(jī)。所以很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理就是平時(shí)的抄抄寫寫，日常的材料保管，不是單位的主要工作，不能為單位的主業(yè)增光添彩，只要做到守好地盤，不丟失材料，不泄密信息，能應(yīng)付查檔、外調(diào)就可以了。這些誤區(qū)的存在使得人事檔案管理工作沒有被單位重視，沒有納入到工作的議事日程中，在人力、物力、財(cái)務(wù)上也沒有得到應(yīng)有的保障。致使人事檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以為中心工作提供應(yīng)有的服務(wù)。

2.制度規(guī)范不全，執(zhí)行力度不強(qiáng)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作的法律依據(jù)主要是《檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，這些條例和規(guī)定已經(jīng)不能全面的對(duì)現(xiàn)在的人事檔案管理工作進(jìn)行有力指導(dǎo)。目前人事檔案在收集、整理、歸檔、鑒別等過程中遇到的一些現(xiàn)實(shí)問題，都急需各個(gè)事業(yè)單位在上述文件的指導(dǎo)下建立健全并細(xì)化相應(yīng)的規(guī)章制度。例如：人事檔案管理工作人員崗位職責(zé)、人事檔案借閱制度、人事檔案保管保密制度，人事檔案管理人員的糾錯(cuò)制度、懲罰措施等等?，F(xiàn)有的規(guī)章制度也沒有形成完善的體系，有些制度也是流于形式，沒有真正落到實(shí)處，執(zhí)行力度還不強(qiáng)。

3.管理手段落后，信息化程度低。人事檔案的收集工作是最基礎(chǔ)的工作，但是在日常的工作中卻缺乏一定的力度，檔案收集手段落后，使得材料收集歸檔工作常常出于被動(dòng)，不及時(shí)，有些材料甚至?xí)霈F(xiàn)業(yè)務(wù)部門丟失的現(xiàn)象，這些問題在人事檔案兼職管理的單位中尤為突出。目前很多事業(yè)單位在收集檔案資料時(shí)，還采用上門催交，年底統(tǒng)一送交的簡(jiǎn)單方式，在整理檔案資料時(shí)，還采用傳統(tǒng)手工登賬式管理，打孔、裁剪，標(biāo)注等耗時(shí)耗力的方式，在人事檔案管理工作中缺乏信息化、智能化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用。雖然現(xiàn)在一些單位的人事檔案管理已經(jīng)采用計(jì)算機(jī)操作了，但也只是簡(jiǎn)單地將個(gè)人信息、檔案目錄進(jìn)行錄入，而資料檢索等則進(jìn)行手工登記操作，這些既影響了工作效率，增加了勞動(dòng)強(qiáng)度，又使得檔案的利用價(jià)格無(wú)法發(fā)揮。

4.管理人員不足，能力水平較低。人事檔案管理中人員配置不足，專業(yè)素質(zhì)、能力水平較低也是目前人事檔案管理工作的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。一些事業(yè)單位往往將檔案管理人員視作“非必要”工作者，致使人事檔案管理多由兼職、專業(yè)不對(duì)口的人員負(fù)責(zé)，這些人員對(duì)人事檔案管理工作在思想上也沒有提起重視，認(rèn)為只是自己的一項(xiàng)兼職工作，收了材料歸檔就行了，不需要自己花費(fèi)大量時(shí)間去規(guī)范整理鑒別。恰恰是這些兼職的人事檔案管理者因自身專業(yè)知識(shí)的匱乏，對(duì)歸檔材料、資料材料分類不清晰，對(duì)真假材料無(wú)法鑒別而造成檔案管理的被動(dòng)局面。

三、加強(qiáng)人事檔案管理工作的對(duì)策

1.提高思想認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，是做好干部人事檔案工作的關(guān)鍵。要堅(jiān)決克服各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的“說(shuō)起來(lái)重要、抓起來(lái)次要、用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。人事檔案管理部門應(yīng)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，要做到人事檔案工作同業(yè)務(wù)工作一起抓一起管，力爭(zhēng)齊頭并進(jìn)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)常親臨指導(dǎo)、聽取匯報(bào)，解決干部人事檔案管理工作遇到的困難，在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，改善人事檔案管理設(shè)施和設(shè)備，配齊人事檔案管理人員隊(duì)伍。形成“主要領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)抓，分管領(lǐng)導(dǎo)主要抓，檔案管理人員具體抓”的良好工作格局。

2.建立健全制度，依法依規(guī)管理檔案。沒有規(guī)矩，不成方圓，人事檔案管理工作涉及到方方面面，程序性強(qiáng)，嚴(yán)謹(jǐn)度高。在檔案管理工作特別是檔案收集中涉及到各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與配合，涉及到多個(gè)管理者的具體操作，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，均會(huì)造成人事檔案管理的不完善。因此，為了加強(qiáng)人事檔案管理，需在工作中建立切實(shí)可行的規(guī)章制度，便于相關(guān)管理人員能有法可依、有規(guī)可循，以規(guī)范人事檔案管理的各個(gè)流程。我所在的某局結(jié)合自己的工作實(shí)際，要求局屬各單位要建立專門的人事檔案室，并依照干部人事檔案管理有關(guān)制度，制定了人事檔案歸檔流程，查﹙借﹚閱流程，人事檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出流程，收集制度，保管保密制度，鑒別歸檔制度等多項(xiàng)制度和流程細(xì)則，切實(shí)實(shí)行依法治檔，依規(guī)管檔。

3.利用現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理的信息化水平。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案的數(shù)量、種類越來(lái)越多，需要?dú)w檔的材料也是越來(lái)越多，因此在人事檔案的收集、歸檔、檢索、利用等過程中，以往的手工操作、造表登記已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到精細(xì)化管理的要求，為了使人事檔案能夠有效快捷的服務(wù)利用，最大限度的發(fā)揮其作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理中，可以利用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，這樣既方便利用者迅速查找需要的信息，又提高了人事檔案管理工作的效率，并大大提升人事檔案的利用和服務(wù)價(jià)值。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員能力素質(zhì)。要加大對(duì)人事檔案工作者的培訓(xùn)力度，有針對(duì)性和計(jì)劃性地舉辦業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班，采取授課式、參觀式、交流式等多層次、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案工作人員了解《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)及檔案專業(yè)的基本理論知識(shí)，熟練地掌握和應(yīng)用管理檔案的基本技能。另外，除加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)外，還應(yīng)加大新技術(shù)、新設(shè)備等知識(shí)的學(xué)習(xí)和使用，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，注重加強(qiáng)檔案工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。相互學(xué)習(xí)、相互借鑒，及時(shí)查找自己的不足，吸收好的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于自己的實(shí)際工作中，以提高人事檔案管理人員的能力素質(zhì)，努力打造一支政治可靠、業(yè)務(wù)過硬、作風(fēng)扎實(shí)，樂于奉獻(xiàn)的綜合型人事檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是我們了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來(lái)的載體，人事檔案管理又是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，需要我們?cè)谌耸聶n案管理工作中提高思想認(rèn)識(shí)、完善規(guī)章制度、運(yùn)用新技術(shù)、加強(qiáng)人員管理，不斷向人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張立志.高校人事檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J]科技視界， 2015（16）：148-149

[2]謝智莉.事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境與突圍[J].赤子：上中旬， 2015（21）：199-199

[3]徐彬.我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題和對(duì)策[J]卷宗， 2015（8）：61-61

作者簡(jiǎn)介：劉靜（1980—）女，河北滄州人。研究方向：人力資源管理。