機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強化途徑探討

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位在文書檔案管理工作中，由于存在一些積極性不足、管理經(jīng)驗和管理意識不到位、對管理工作漠視等一些弊端，導(dǎo)致機關(guān)單位文書檔案的相關(guān)制度、人力支持、物力支持方面都有很大的缺陷，沒有辦法在實際單位運營期間提供相應(yīng)的參考借鑒價值，并且在對文書檔案管理過程中缺乏對于數(shù)字化現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用和了解，造成文書檔案管理技術(shù)的落后。無論對于何種單位而言，文書檔案都是記錄該單位發(fā)展的過程和結(jié)果，都是一種重要的文字資源，對其的管理和保護應(yīng)該予以高度的重視，要做好相關(guān)檔案工作的管理制度，提高信息技術(shù)的應(yīng)用程度，以此來達(dá)到促進文書檔案和單位發(fā)展與時俱進的實際效果。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位 文書檔案 管理工作 強化途徑

一、引言

當(dāng)前，我國機關(guān)事業(yè)單位在隨著國家政策的改變也在不斷的發(fā)生著改革，對于機關(guān)單位文書檔案的管理工作也有著很高的重視程度，文書檔案對于一個企業(yè)和單位的發(fā)展和工作能夠起到一定的記錄性作用，能夠為今后對單位的工作總結(jié)提供一定的理論基礎(chǔ)，對于單位的進步和發(fā)展有著非常重要的實際價值，文書檔案管理工作的監(jiān)督和實施，能夠有效的保證文書檔案資料的完整性、便捷性和保密性。

二、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國很多地區(qū)機關(guān)事業(yè)單位對于文書檔案的管理工作方面還存著很大的問題和不足之處，在此，本文主要從思想觀念、管理制度和管理技術(shù)三方面對當(dāng)前我國機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作中的不足進行簡單的敘述。

1.思想掛念上的不積極、不主動。很多機關(guān)事業(yè)單位在實際的工作中更加重視對于實際行動的管理和高要求，對于文書檔案的記錄和保存上仍然存在著不積極、不主動的問題，認(rèn)為一般的文書檔案只需要進行簡單的記錄和保存，關(guān)于文書檔案對單位發(fā)展的必要性沒有一個明確的概念，也沒有相應(yīng)的管理思想，因此很容易導(dǎo)致在單位通過文書檔案對過去發(fā)生過的重要事跡進行翻閱時無法找到有效的記錄。在很多文書檔案的管理工作中，大多數(shù)單位只是針對檔案的收集和分類進行簡單的人員規(guī)劃，甚至還有很多單位在相關(guān)文書收集方面的工作人員配合默契度不高，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)嚴(yán)重的缺少漏洞，影響到了整體檔案資料的完整性。

2.管理制度所要求的強度不夠。很多單位都制定有關(guān)于文書檔案管理工作的相關(guān)制度，但是該制度多多少少都會存在一定的漏洞和不足。例如在文書檔案上沒有對資源的類別和內(nèi)容進行明確的分類和整理，對于不同性質(zhì)的文檔沒有采用規(guī)范性的劃分管理，在文檔中很多資料采用堆積的方式進行羅列，沒有目錄和標(biāo)題。這種情況下，尤其是等到文檔資料進行大量堆積之后，對于后續(xù)的資料查找工作，一定會出現(xiàn)很大的影響。

3.管理技術(shù)相對落后。隨著當(dāng)前管理水平的不斷發(fā)展，信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的不斷普及，文書檔案的管理工作理應(yīng)是更加便捷和有序。但是當(dāng)前仍然存在很多機關(guān)事業(yè)單位由于人員分配不足、技術(shù)支持不到位的問題，導(dǎo)致文書檔案無法及時的進行數(shù)字化信息處理，不僅影響了文檔的管理效率和水平，而且也無法達(dá)到信息化文檔管理高效率用的效率。

三、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強化途徑分析

1.加強對于文書檔案管理工作的宣傳。要想提高文書檔案管理工作的效率，就要提高相關(guān)工作人員的管理意識和重視程度，要改變以往對于文書檔案不重視的觀念，只有這樣才能有效的提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。從領(lǐng)導(dǎo)階層開始，要加強對于文書檔案管理工作的宣傳，要讓其明白，文書檔案資料對于一個單位的發(fā)展和進步是非常重要的，將文書檔案的管理工作加入到單位領(lǐng)導(dǎo)階層對于下層工作人員監(jiān)督任務(wù)環(huán)節(jié)中去，加強對于文書檔案管理工作人員的督促，提高執(zhí)行人員對于文書檔案管理的重視和謹(jǐn)慎度。對于不按照規(guī)定進行文書檔案管理工作的人員要進行嚴(yán)格的批評教育，要提高全體工作人員的配合度，營造一個良好的文書檔案管理工作的外部氛圍，文書檔案的收集和管理關(guān)系到每一個工作人員的實習(xí)操作，只有在這個過程中大家培養(yǎng)出良好的默契度和配合度，才能夠保證檔案管理工作的有效性和實際性。

2.增強文書檔案管理工作人員的基本素養(yǎng)。在各個機關(guān)事業(yè)單位進行文書檔案管理工作人員配備的問題上，一定要注意對其進行素養(yǎng)的考核，要及時的做好和工作人員的溝通工作，加強其關(guān)于管理工作的素質(zhì)，也是間接的提高了管理能力。例如，對其進行考核時要嚴(yán)格規(guī)定其在今后的管理工作中一定要保證文書檔案的分類滿足單位發(fā)展的要求，并且要設(shè)置有對應(yīng)的目錄和標(biāo)題信息，其分類也要注重以人性化為主，要有一套專業(yè)的制度和要求，要方便人們的日后使用和查閱。文檔在管理過程中不能僅關(guān)注其收集和保存，還要注重檔案內(nèi)容的整理和規(guī)劃，要選擇有價值的文案進行保存。對于管理工作人員的管理技術(shù)和方法，相關(guān)單位也要定期的對其進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，減少工作人員在執(zhí)行過程中可能遇到的障礙和困難，為文書檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

3.強化信息化技術(shù)管理的應(yīng)用。隨著信息時代的到來，文書檔案管理的方式和技術(shù)也有了明顯的提高，對于其保存采用更多的是電子計算機保存技術(shù)，能夠更加便捷，安全，有序的對文檔資料進行收集和整理。在實際的工作中，相關(guān)單位應(yīng)該要重視信息的管理、分類以及加密，同時電子檔案在進行保存的過程中還可以根據(jù)實際情況打印出紙質(zhì)版作為備份，以防止資料的泄漏或丟失，同時，可以對電子檔案進行有效的分級管理，不同級別的工作人員能夠看到和瀏覽的信息不同，避免檔案資料的泄漏。在相關(guān)技術(shù)方面，可以聘請專業(yè)的技術(shù)操作人員對其進行管理，要注重文檔管理平臺建設(shè)的專業(yè)性和便捷性，對于軟件日常的維護工作一定要落實到位，防止出現(xiàn)安全故障導(dǎo)致資料丟失。

四、結(jié)語

雖然當(dāng)前很多機關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作都采用了信息管理技術(shù)和方法，但是，如果沒有響應(yīng)的管理手段和管理意識，再高的技術(shù)也只是紙上談兵。在此，本文著重介紹了機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強化途徑和方法，希望能夠為今后的檔案管理工作提供一些文本上的幫助和思考。

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