數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)分析

摘 要：檔案資料的保存和開發(fā)利用，對于人類社會是非常重要的一項內(nèi)容，可以更好的借鑒經(jīng)驗，避免失誤，也可以擴寬眼界，學(xué)習(xí)到更為廣闊的知識。檔案資料對于任何一個國家來說，都是非常寶貴的財富。數(shù)字化時代之下，檔案管理信息化建設(shè)是信息革命中的一次深刻變革，一定程度上也改變了社會公眾的傳統(tǒng)思想觀點，檔案信息化逐漸被社會大眾所接受。但是不可否認(rèn)的是，目前的技術(shù)水平和相關(guān)政策對于檔案管理信息化建設(shè)來說，仍然不夠完善，而且對于這方面的研究人員也非常匱乏。本文就數(shù)字化時代之下檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行進(jìn)一步的分析和闡述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代 檔案管理 信息化建設(shè)

一、引言

信息時代的到來使得社會上各個行業(yè)中普遍出現(xiàn)了應(yīng)用信息化管理的趨勢，作為國家和社會寶貴財富的檔案資料管理也需要信息化技術(shù)的支持，獲得新的活力。在數(shù)字化時代之下對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，將電子信息的相關(guān)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理方面，使檔案信息更加利于保存，不容易損壞，同時延長了檔案信息的使用壽命和擴展范圍。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對數(shù)量眾多的檔案進(jìn)行合理的配置，形成系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)合理化的檔案管理體系，為社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的研究提供更加方便高效的資料查找途徑。這對于社會經(jīng)濟發(fā)展，提高文化軟實力等方面都具有重要而深遠(yuǎn)的意義。接下來就數(shù)字化時代之下的檔案管理信息化建設(shè)方面存在的一些問題進(jìn)行分析并提出幾點建議。

二、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.當(dāng)今時代對知識的需求越來越緊迫，與此同時，對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)意識也慢慢發(fā)展起來。很多具有重要意義的文獻(xiàn)檔案資料，或者一些具有專業(yè)性研究意義的重要資料檔案，應(yīng)該對知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，數(shù)字化時代的檔案管理趨向信息化建設(shè)的同時，很多檔案資料在傳播和流通的過程中，應(yīng)當(dāng)注意進(jìn)行保護(hù)，防止某些人為因素，出于利益的驅(qū)使而進(jìn)行抄襲轉(zhuǎn)載修改等行為。

2.雖然目前很多公司企業(yè)機構(gòu)和很多館藏機構(gòu)甚至社會整體上都在進(jìn)行信息化的檔案管理方式，但是也造成了檔案資料分散在眾多不同的機構(gòu)當(dāng)中，對于檔案資料的集中管理和整理，還沒有形成一個完備的體系。資料檔案的過度分散性，在信息流通的過程中，難免造成信息的泄露或者數(shù)據(jù)的丟失，甚至某些信息和檔案的真實性也會因此受到影響。避免這類問題的發(fā)生仍然需要借助于不懈的研究和改進(jìn)，建立起一套科學(xué)的合理的高效應(yīng)用于數(shù)字化時代之下的檔案管理信息化體系。

3.傳統(tǒng)的檔案管理依靠的是純粹的人力勞動，進(jìn)行手工的收集整理和檢索歸檔，雖然也有定期對檔案資料進(jìn)行審查，但是這個期限一般間隔時間比較長，而且對于檔案資料的及時補充和完善也相對落后。這就很容易使得很多的檔案資料不適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，很多檔案信息已經(jīng)和社會發(fā)展的腳步脫軌。對于檔案信息的價值性來說，是大打折扣的，也會使很多專業(yè)性的資料在使用的過程中，出現(xiàn)很多不適應(yīng)現(xiàn)實情況的問題。

4.數(shù)字化時代的檔案管理信息化建設(shè)需要現(xiàn)代科技手段的支持，更離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的輔助。這就要求從事檔案管理方面的工作人員進(jìn)一步提高專業(yè)化的水平。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理對技術(shù)性的要求并不是非常嚴(yán)格，所以很多檔案管理人員對于計算機的運用，對于互聯(lián)網(wǎng)的使用并不是非常精通，尤其是在數(shù)字化時代之下，檔案信息的管理從內(nèi)容到目錄方面都進(jìn)行數(shù)字化信息錄入到電腦中，對電子計算機操作的熟練程度直接影響著查找檔案調(diào)出檔案的效率。這方面存在的問題也需要進(jìn)一步采取相應(yīng)的措施來進(jìn)行完善。

5.通過數(shù)字化現(xiàn)代化的方式將檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，也就是說檔案的存在方式由紙質(zhì)方式變成了電子數(shù)據(jù)方式，也就是通常所說的電子檔案。由于電子檔案的數(shù)量眾多，種類龐雜，涵蓋了整個社會各個方面的知識和技術(shù)，因此，檔案管理信息化建設(shè)中，仍舊存在著組織性和結(jié)構(gòu)性不合理的問題。不同的部門之間，不同的機構(gòu)之間，對于檔案的需要是不同的，所接受和存儲的檔案來源也是不同的，在電子檔案互通的過程中，難免出現(xiàn)混亂的狀況。因此，一個合理有效的檔案組織結(jié)構(gòu)對于更好的進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義。

6.依法治國發(fā)展下的國家法治程度日漸提高，對于互聯(lián)網(wǎng)方面和知識信息化方面的法律法規(guī)仍舊不夠完善。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，由于相關(guān)規(guī)定和法律章程的不夠完善，難免會讓一些有心之人趁機鉆法律的漏洞，將一些重要的檔案資料進(jìn)行篡改或者惡意用于一些其他的不法用途之中。為了防止類似現(xiàn)象的發(fā)生，在加強檔案管理信息化建設(shè)的同時，也應(yīng)該完善相應(yīng)的法律法規(guī)體系，對檔案信息的安全性和合法性進(jìn)行保護(hù)。

三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)的幾點建議

檔案管理信息化建設(shè)是一個長期的過程，必然會面對很多的問題，所涉及的領(lǐng)域和行業(yè)也非常廣泛，需要社會公眾和各個機關(guān)部門的相互配合，對于人力物力財力的需求量消耗量也非常龐大。面對在整個過程中出現(xiàn)的一些問題，可以通過以下幾點建議來更好的防止問題的發(fā)生或者解決一些問題。

1.隨著對檔案資料的需求不斷變化，傳統(tǒng)的開發(fā)管理檔案的系統(tǒng)和軟件等也需要適應(yīng)時代的腳步，進(jìn)行優(yōu)化升級。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換方式和共享方式，也需要進(jìn)行更加合理的規(guī)劃和升級。通過更加先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)來對檔案管理進(jìn)行合理有效的分配和優(yōu)化，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持之下實現(xiàn)對檔案管理在利用率方面得到提升的目的，也實現(xiàn)信息共享的更加高效和便捷。

2.檔案管理的信息化建設(shè)過程中，對于檔案的保密性和安全性應(yīng)該作為重點領(lǐng)域來進(jìn)行保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)的安全，計算機的安全，系統(tǒng)運行的安全都會對檔案資料的安全程度產(chǎn)生影響。對于這些方面，需要不斷的提高技術(shù)水平，從技術(shù)層面上進(jìn)行防護(hù)和修正。可單單依靠技術(shù)條件的保護(hù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，作為檔案資料的管理者和使用者，也需要提高對檔案信息安全性和保密性的防護(hù)意識。對于某些特定機構(gòu)的一些重點文件檔案資料，還應(yīng)該建立相關(guān)的責(zé)任機制，從技術(shù)和人員兩個方面來提高檔案信息的安全系數(shù)。

3.提高檔案管理方面的工作人員技術(shù)水平和知識能力。對從事相關(guān)工作的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和審查，使之能夠熟練的運用現(xiàn)代化科技手段更好的進(jìn)行檔案信息的管理和查閱調(diào)配。提高技術(shù)能力，避免在使用檔案資料的過程中由于能力不足而導(dǎo)致的失誤。

4.加強法制建設(shè)，完善相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度。數(shù)字化時代之下，網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的侵襲問題不僅影響著互聯(lián)網(wǎng)的安全，也影響著檔案信息的安全，不僅如此，很多人為因素也會影響著檔案管理信息化建設(shè)。因此保障檔案信息的安全僅僅依靠單一機構(gòu)和部門是很難實現(xiàn)的。當(dāng)今時代之下，信息安全已經(jīng)上升到國家安全戰(zhàn)略布局的高度，通過建立更加完善的法制體系，通過調(diào)動各個領(lǐng)域來共同構(gòu)建一個合理全面的防護(hù)體系已經(jīng)成為必然趨勢。

四、結(jié)語

數(shù)字化時代之下檔案管理信息化的建設(shè)不僅是我國的重點領(lǐng)域，在整個國際背景下也被列入國家發(fā)展戰(zhàn)略的重點發(fā)展方向之中。信息時代之下，檔案管理信息化是我國在檔案管理方面進(jìn)行發(fā)展的必不可少的一步。高度發(fā)達(dá)的科技為檔案管理信息化帶來了很多機遇，同時經(jīng)濟全球化背景之下的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段的應(yīng)用也給檔案管理信息化建設(shè)的過程帶來諸多挑戰(zhàn)。通過分析當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，更好的解決和防止一些問題的發(fā)生，對于我國接下來的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程具有非常重要的戰(zhàn)略意義。

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