探究新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位中非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，其中包含的功能有避免商業(yè)機(jī)密泄漏、注重人才培養(yǎng)、記錄企業(yè)發(fā)展以及突出企業(yè)文化等。基于此，文章對新形勢下事業(yè)單位的檔案管理改革進(jìn)行了詳細(xì)分析，有利于事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢 事業(yè)單位 檔案管理 改革

事業(yè)單位屬于我國眾多單位中的一種公益性組織，與政府機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)形式有著明顯的區(qū)別，而事業(yè)單位的檔案管理對地方及該單位在社會經(jīng)濟(jì)中的發(fā)展地位有著重要的促進(jìn)作用。此外，事業(yè)單位檔案管理工作還有著獨(dú)特的特點(diǎn)，在新形勢背景下，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代社會發(fā)展腳步的相適應(yīng)，一定要采取相應(yīng)措施進(jìn)行改革，這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利實(shí)施。

一、事業(yè)單位檔案管理改革的意義

在數(shù)字化信息技術(shù)社會進(jìn)程不斷加深的同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理水平也得到了提升，對事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的提升具有非常重要的意義。以信息技術(shù)為背景，在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化、數(shù)字化處理的過程中，充分發(fā)揮了檔案管理的根本作用，所以說，事業(yè)單位檔案管理的改革與信息化有著一定的聯(lián)系。首先，隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的逐漸完善，在社會中的各個(gè)領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，而檔案管理實(shí)際上就是對事業(yè)單位信息的管理，這也是時(shí)代發(fā)展的必然需求；其次，現(xiàn)階段事業(yè)單位體制正處在改革的重要時(shí)期，與信息技術(shù)有著非常密切的聯(lián)系，所以，事業(yè)單位檔案管理的信息化是當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.缺乏對檔案管理的重視。對于事業(yè)單位而言，由于檔案管理屬于事業(yè)單位的幕后工作，領(lǐng)導(dǎo)很少對這方面的工作投入太多，所以在考核時(shí)沒有建立完善考核標(biāo)準(zhǔn)，缺少對檔案管理的監(jiān)督和重視。而對于基層檔案管理人員而言，他們只是被動執(zhí)行上級的命令，無法進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，導(dǎo)致他們在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心，甚至對檔案管理工作不聞不問。

2.管理制度缺失。在事業(yè)單位檔案管理工作，其制度能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和借鑒標(biāo)準(zhǔn)。自動化在事業(yè)單位檔案管理中起著非常重要的作用，但是由于受到傳統(tǒng)方式和其他一些因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位缺乏完善的、自動化的管理制度和體制，更沒有針對檔案管理人員制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，使檔案管理工作在實(shí)際開展過程中缺少相應(yīng)的依據(jù)。

3.管理方法缺乏科學(xué)性。目前，科學(xué)技術(shù)正在不斷進(jìn)步，信息的處理方式和傳播方式也發(fā)生了一定的改變，在這種情況下，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理提供更好的服務(wù)。但是，事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，由于沒能及時(shí)更新電子檔案，再加上的相關(guān)專業(yè)人員的缺失，使事業(yè)單位檔案管理工作在方法缺乏科學(xué)性，不利于事業(yè)單位的良好發(fā)展。

4.管理人員素質(zhì)亟待提升。事業(yè)單位中的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性和專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，對管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技能有著較高的要求，其不僅要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，還要能夠適應(yīng)該項(xiàng)工作的環(huán)境，能夠在枯燥、乏味的環(huán)境下認(rèn)真、努力工作，具備耐心、細(xì)心等素質(zhì)。但是，由于事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視，在檔案管理崗位安排的人員基本山都是兼職人員，他們不僅缺乏對檔案管理知識的認(rèn)識，在整理、歸置單位信息等資料時(shí)也不夠規(guī)范，如將一些不需要納入檔案的信息進(jìn)行歸納，直接降低了檔案管理工作的效率，阻礙了事業(yè)單位的有效運(yùn)行。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

1.建立完善的檔案管理制度。新形勢的到來給事業(yè)單位檔案管理工作造成了非常嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致其出現(xiàn)了程序混亂、職責(zé)不明以及結(jié)構(gòu)散漫等現(xiàn)象。為了有效解決這些問題，事業(yè)單位一定要建立完善的檔案管理制度，主要可以從以下工作入手：首先，確立責(zé)任機(jī)制，精細(xì)化檔案管理中的各項(xiàng)流程，如檔案收集、整理、儲存以及應(yīng)用等，并真正落實(shí)具體任務(wù)，將其分配到相關(guān)人員身上，構(gòu)建完善的責(zé)任機(jī)制，樹立管理人員的責(zé)任意識，提高其工作質(zhì)量；其次，健全考核機(jī)制，在進(jìn)行事業(yè)單位員工工作情況的考核時(shí)，應(yīng)該從定量、定型兩個(gè)層次，過程、結(jié)果兩個(gè)維度入手，并充分結(jié)合考核結(jié)果與員工的薪資、職稱以及獎金等，從而培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)造性和的工作積極性；最后，構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制，從事業(yè)單位內(nèi)部建立起由高層領(lǐng)導(dǎo)、中層領(lǐng)導(dǎo)、管理人員以及普通職工所組成的監(jiān)督小組，隨時(shí)監(jiān)督檔案管理工作的實(shí)際情況，并對其進(jìn)行檢查，一旦遇到問題要及時(shí)解決，避免留下隱患，從而促進(jìn)事業(yè)單位的有效發(fā)展。

2.加快先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的開發(fā)。在計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)，對我國事業(yè)單位檔案管理工作也提出了比較高的要求，因此，事業(yè)單位一定要加快先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的開發(fā)，這樣才能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在掃描方式的基礎(chǔ)上，進(jìn)行數(shù)據(jù)化的檔案資料處理；其次，檔案管理人員可以通過計(jì)算機(jī)軟件，在實(shí)際要求的前提下規(guī)范整理檔案數(shù)據(jù)庫，為今后的工作提供便利；再次，內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置，及時(shí)備份計(jì)算機(jī)中的檔案數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮防火墻的功能，防止出現(xiàn)由于操作失誤材料被毀的現(xiàn)象。另外，還要采取有效措施應(yīng)對黑客的攻擊，在一定程度上確保事業(yè)單位檔案的安全性；最后，及時(shí)更新事業(yè)單位中的電子檔案，避免發(fā)生資料信息丟失的現(xiàn)象。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。作為事業(yè)單位檔案管理工作中的主體，檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，主要可以從以下幾方面入手：首先，注重人才的引進(jìn)。對于一些有經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷高、能力強(qiáng)的檔案管理人才，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)，并使其承擔(dān)重要的責(zé)任，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)化以及檔案管理工作效率的提升；其次，注重人才的培養(yǎng)。對于現(xiàn)有的檔案管理人員來說，一定要為其提供針對性的在崗培訓(xùn)，利用先進(jìn)的管理理念、專業(yè)知識等來提高管理人員的專業(yè)技能，從而促進(jìn)檔案管理工作的革新；最后，注重經(jīng)驗(yàn)交流。事業(yè)單位應(yīng)該積極與社會企業(yè)、兄弟單位等進(jìn)行深入的交流和溝通，同時(shí)分享自身的管理經(jīng)驗(yàn)，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的改革。

4.加強(qiáng)檔案的多方位管理。事業(yè)單位管理人員要充分明確自身職能，并在具體問題具體分析原則下，認(rèn)真做好檔案管理工作中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)和流程，從而實(shí)現(xiàn)管理人員綜合素質(zhì)的提升，了解檔案管理工作中的各項(xiàng)政策和規(guī)定，從多個(gè)角度對事業(yè)單位檔案進(jìn)行有效的管理。事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人員，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的水平。通過分析與檔案法有關(guān)的法律法規(guī)，要充分明確檔案管理的范圍和責(zé)任，推動檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向不斷發(fā)展，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的投資力度。

四、結(jié)語

綜上所述，要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的改革，一定要按照真正的發(fā)展情況，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，從建立完善的檔案管理制度、加快先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的開發(fā)、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)、加強(qiáng)檔案的多方位管理等方面入手，充分發(fā)揮檔案在事業(yè)單位中的重要作用。

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