國(guó)際工程總承包項(xiàng)目外事管理的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

摘 要：在國(guó)際工程總承包項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，外事管理工作是確保項(xiàng)目有序進(jìn)行的重要因素。本文結(jié)合國(guó)際工程總承包項(xiàng)目外事管理方面的實(shí)踐，對(duì)新形勢(shì)下國(guó)際工程總承包項(xiàng)目外事管理遇到的問(wèn)題和存在的難點(diǎn)進(jìn)行了分析，并對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出了解決辦法，更好地服務(wù)國(guó)際工程總承包海外業(yè)務(wù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國(guó)際工程 總承包項(xiàng)目 外事管理 問(wèn)題 措施

一、引言

中國(guó)國(guó)際地位的日益提高，為工程公司進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)提供了良好的外部環(huán)境。隨著國(guó)際型工程公司日益擴(kuò)大的國(guó)內(nèi)外業(yè)務(wù)需求，工程總承包項(xiàng)目也越來(lái)越多，大型總承包項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)就是一個(gè)大型社區(qū)，從項(xiàng)目一線(xiàn)建設(shè)到后勤保障，管理工作事無(wú)巨細(xì)。而其中的外事管理和服務(wù)工作任務(wù)舉足輕重，事關(guān)重大?！巴馐聼o(wú)小事”，當(dāng)前形勢(shì)下的外事管理工作范圍已由境內(nèi)延伸到境外，外事管理工作從傳統(tǒng)的單純辦理外事手續(xù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤按笸馐隆钡墓芾?。這些都為新形勢(shì)下的外事管理提出了新的要求，也促使國(guó)際工程公司的外事管理工作思想觀念及管理方法上的適應(yīng)和轉(zhuǎn)變。新形勢(shì)下如何滿(mǎn)足國(guó)際工程總承包項(xiàng)目日益擴(kuò)大的海外業(yè)務(wù)需求，如何保障海外生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利開(kāi)展，對(duì)傳統(tǒng)外事管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

二、國(guó)際工程總承包項(xiàng)目外事管理主要存在的問(wèn)題和困難

1.項(xiàng)目管理人員經(jīng)驗(yàn)不足，外事管理不到位。在境外工程總承包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，存在項(xiàng)目管理人員甚至管理層對(duì)國(guó)家和內(nèi)外部的外事管理政策和規(guī)定不了解、不理解、不執(zhí)行、認(rèn)識(shí)不到位的現(xiàn)象。單純的認(rèn)為外事管理與一般的內(nèi)部管理工作一樣，僅僅是辦辦手續(xù)，做做日常管理。由于境外總承包項(xiàng)目執(zhí)行的環(huán)境復(fù)雜，管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理不到位，把在國(guó)內(nèi)一些不好的做法帶到了國(guó)外，導(dǎo)致出現(xiàn)了這樣那樣的問(wèn)題，有的問(wèn)題還是相當(dāng)嚴(yán)重的，甚至給工程公司和中國(guó)國(guó)家形象造成一定影響。

2.專(zhuān)業(yè)外事管理人員配置不夠。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目的執(zhí)行，是一項(xiàng)牽涉甚廣的浩大工程，高峰期所需的項(xiàng)目執(zhí)行人員成千上萬(wàn)。如何做好眾多人員的安全派出工作，確保項(xiàng)目執(zhí)行的有序順利進(jìn)行，對(duì)項(xiàng)目外事管理工作提出了非常大的挑戰(zhàn)。有的項(xiàng)目沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)外事人員，甚至由項(xiàng)目其他部門(mén)人員兼任，這些都對(duì)總承包項(xiàng)目外事管理工作的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)不利影響。另一方面外事管理國(guó)際化人才短缺，仍然缺乏懂業(yè)務(wù)、懂外語(yǔ)、善經(jīng)營(yíng)、通曉國(guó)際規(guī)則的復(fù)合型國(guó)際化人才。

3.出國(guó)動(dòng)遷計(jì)劃性不強(qiáng)。一方面是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中一些不確定、不可控因素導(dǎo)致；另一方面也暴露出出國(guó)動(dòng)遷時(shí)計(jì)劃性不強(qiáng)，項(xiàng)目前期策劃未做好工作計(jì)劃和安排。由此造成的后果，體現(xiàn)在總承包項(xiàng)目人員動(dòng)遷過(guò)程中，主要矛盾集中在項(xiàng)目動(dòng)遷需求對(duì)外事工作流程和對(duì)使館快速出簽要求的不匹配。一是項(xiàng)目的要求越來(lái)越高，高峰期對(duì)人力動(dòng)遷的要求更加高，而有些國(guó)家使館簽證所需辦理時(shí)間硬性要求高，留給外事工作人員辦理的時(shí)間較短；二是執(zhí)行項(xiàng)目過(guò)程中需要內(nèi)部多部門(mén)協(xié)調(diào)，人員出行量巨大，任務(wù)繁重，這也是影響團(tuán)組成行率的主要因素。

4.應(yīng)對(duì)政府檢查與履行社會(huì)責(zé)任任務(wù)重大。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)在應(yīng)對(duì)當(dāng)?shù)卣泻头抢袡z查時(shí)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，如當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)、檢察院、衛(wèi)生局、勞動(dòng)就業(yè)局、勞動(dòng)監(jiān)察局、稅務(wù)局、移民局等等，同時(shí)，當(dāng)?shù)卣€可能在當(dāng)?shù)厥I(yè)人員就業(yè)培訓(xùn)、工作安排、社會(huì)捐助等方面提出要求。針對(duì)各個(gè)國(guó)家項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況各不相同。這些需要耗費(fèi)工程公司管理人員較多精力，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施也具有非常大的沖擊。

5.境外公共安全管理工作責(zé)任重大。國(guó)際政治形勢(shì)復(fù)雜動(dòng)蕩，全球恐怖襲擊、綁架劫持、暴力搶劫等公共安全事件多發(fā)，傳統(tǒng)與非傳統(tǒng)安全挑戰(zhàn)疊加。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目執(zhí)行在迎接機(jī)遇的同時(shí)也面臨局勢(shì)的新風(fēng)險(xiǎn)。從國(guó)際化經(jīng)營(yíng)的現(xiàn)狀來(lái)看，也有一些亟待解決的問(wèn)題。一是雖然境外業(yè)務(wù)發(fā)展步伐很快，但發(fā)展質(zhì)量還有待提高，國(guó)際化經(jīng)營(yíng)管理水平還有待提升，體制機(jī)制還有待進(jìn)一步完善。二是中國(guó)工程總承包項(xiàng)目人員大多分布在中東、非洲、南美、中亞等政局不穩(wěn)、社會(huì)動(dòng)蕩、武裝沖突和社會(huì)治安及自然條件較差的國(guó)家或地區(qū)，境外公共安全風(fēng)險(xiǎn)大。

三、國(guó)際工程總承包項(xiàng)目外事管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

1.完善境外項(xiàng)目外事管理體系，加強(qiáng)政策法規(guī)的宣傳力度。一方面，進(jìn)一步強(qiáng)化項(xiàng)目外事管理歸口管理職能的要求，積極組織協(xié)調(diào)各個(gè)管理部門(mén)職責(zé)，做好崗位職責(zé)歸口整理工作，進(jìn)一步明確外事管理職責(zé)，為外事部門(mén)履職提供有力的組織和人員保障。另一方面，及時(shí)修訂各項(xiàng)外事管理規(guī)定和制度，并針對(duì)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目的特點(diǎn)制定符合項(xiàng)目實(shí)際的管理制度和要求。編寫(xiě)發(fā)布因公出國(guó)（境）管理規(guī)定和管理細(xì)則等相關(guān)制度文件，嚴(yán)格貫徹落實(shí)國(guó)家對(duì)外政策法規(guī)，為進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目因公出國(guó)（境）任務(wù)管理提供合法保障。在完善外事管理體系的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)相關(guān)政策法規(guī)的宣傳力度，使境外總承包項(xiàng)目人員深入了解并理解相關(guān)管理規(guī)定，適當(dāng)加大對(duì)政策規(guī)定的宣傳和普及力度，增強(qiáng)境外項(xiàng)目人員對(duì)外事管理相關(guān)政策和規(guī)定的了解，增進(jìn)理解和支持，為保障項(xiàng)目順利執(zhí)行創(chuàng)造條件。

2.加快外事隊(duì)伍建設(shè)，關(guān)注外事人才成長(zhǎng)。隨著國(guó)際工程公司海外執(zhí)行項(xiàng)目逐步增加，培養(yǎng)和保有一支合格的外事人才隊(duì)伍顯得尤為重要，這對(duì)公司外事工作和人才隊(duì)伍建設(shè)提出更高要求。培養(yǎng)出既懂外事工作，又熟悉項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)技術(shù)的復(fù)合型人才是我們提高外事管理水平的根本保障和工作目標(biāo)。不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)新加入的同志，通過(guò)培訓(xùn)與傳幫帶，使他們盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境和工作流程，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目外事管理人員政策法規(guī)、流程規(guī)范等全方位業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，努力提高外事人員的綜合素質(zhì)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí)，使其在實(shí)踐中鍛煉成長(zhǎng)，滿(mǎn)足境外項(xiàng)目外事管理工作的需要。

3.加強(qiáng)計(jì)劃性，做好項(xiàng)目動(dòng)遷策劃，提高成行率。總承包項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理人員需要針對(duì)項(xiàng)目各類(lèi)情況提前開(kāi)展動(dòng)遷策劃，嚴(yán)密安排，確保人員派出的必要性和及時(shí)性。項(xiàng)目外事管理部門(mén)和人員應(yīng)圍繞境外總承包項(xiàng)目各實(shí)施階段工作重點(diǎn)制訂管理規(guī)劃，通過(guò)了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，分析人員階段性出訪(fǎng)規(guī)律，制訂關(guān)鍵崗位人員中長(zhǎng)期出國(guó)（境）計(jì)劃，加強(qiáng)與主管部門(mén)協(xié)調(diào)并加大與使領(lǐng)館的溝通力度，盡量實(shí)現(xiàn)多次任務(wù)一次性審批及辦理多次簽證，不僅能有效提高項(xiàng)目運(yùn)作的時(shí)效性，還能節(jié)省大量人力和物力。例如，每月按期通知項(xiàng)目各部門(mén)上報(bào)出國(guó)人員計(jì)劃，加強(qiáng)核實(shí)、做好初步審核工作，從源頭把握好派出人員的計(jì)劃性及必要性，從而提高后期的人員成行率。提醒各部門(mén)經(jīng)理在后期上報(bào)出國(guó)計(jì)劃時(shí)多加注意，定期通報(bào)項(xiàng)目各部門(mén)成行率。

境外總承包項(xiàng)目的開(kāi)展，對(duì)外事管理工作的要求越來(lái)越高，要及時(shí)、順利地完成項(xiàng)目人員出國(guó)動(dòng)遷任務(wù)，必須超前規(guī)劃、提前準(zhǔn)備，做好外事管理數(shù)據(jù)更新、定期預(yù)警即將到期人員名單信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查缺補(bǔ)漏，提高應(yīng)對(duì)意識(shí)。

4.加強(qiáng)境外項(xiàng)目外事管理工作流程規(guī)范化和精細(xì)化。境外項(xiàng)目外事管理工作需要建立常態(tài)化、規(guī)范化，保持工作步驟、工作環(huán)節(jié)的順暢，項(xiàng)目外事機(jī)構(gòu)健全，崗位人員各司其職，協(xié)同合作，才能保證項(xiàng)目出國(guó)人員平安、順利出行。作為一線(xiàn)外事工作者要了解外事工作記錄的重要性，便于日后的追溯及查詢(xún)。如做好項(xiàng)目人員出入境信息登記，記錄人員出入境信息、路線(xiàn)、保險(xiǎn)投撤、證照有效期、邀請(qǐng)函、機(jī)票、費(fèi)用分解、聯(lián)系方式、現(xiàn)場(chǎng)停留時(shí)間等，迅速篩查境外人員數(shù)量及信息、當(dāng)月出入境變動(dòng)人員信息。這些基礎(chǔ)工作不僅為日常外事工作提供便利，更為后期行政、人事、財(cái)務(wù)等核算考勤、境外補(bǔ)貼、出差報(bào)銷(xiāo)等提供便利依據(jù)。這些數(shù)據(jù)信息的整理將在日常外事管理工作中發(fā)揮重要作用。

5.加強(qiáng)對(duì)境外項(xiàng)目的外事服務(wù)，全面配合海外項(xiàng)目實(shí)施。外事管理部門(mén)要認(rèn)真處理好管理與服務(wù)的關(guān)系。一方面進(jìn)一步完善制度，規(guī)范管理，確保出國(guó)人員遵守外事紀(jì)律；另一方面盡量簡(jiǎn)化內(nèi)部審批程序，縮短流程，提高辦事效率，使出訪(fǎng)計(jì)劃按時(shí)成行，滿(mǎn)足項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要。同時(shí)建立和完善公司境外公共安全管理體系及規(guī)章制度。通過(guò)強(qiáng)化管理，創(chuàng)新服務(wù)，為全面完成境外項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有力支持和保障。

6.加強(qiáng)境外項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的外事管理工作。項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的外事管理工作，更要投入大量精力。為了滿(mǎn)足項(xiàng)目人力需求，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)外事工作要積極進(jìn)行勞務(wù)配額申報(bào)。與此同時(shí)，針對(duì)境外總包項(xiàng)目施工高峰的實(shí)際情況，提前啟動(dòng)增加勞務(wù)配額申報(bào)工作，通過(guò)與當(dāng)?shù)卣?、外交部、?jīng)濟(jì)部等政府部門(mén)積極溝通，為項(xiàng)目執(zhí)行爭(zhēng)取有利條件。在勞務(wù)許可審批方面，進(jìn)一步提高申請(qǐng)材料的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和完備性，不斷優(yōu)化部門(mén)分工與工作流程，積極推進(jìn)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)管理部門(mén)、中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)與配合，更好地完成勞務(wù)許可審批工作。 項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)外事人員要積極主動(dòng)與當(dāng)?shù)貏趧?dòng)局、移民局溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取在現(xiàn)場(chǎng)續(xù)辦簽證、新辦勞務(wù)許可和勞務(wù)簽證的機(jī)會(huì)，為項(xiàng)目的順利進(jìn)行提供基本的人力保證。

7.推進(jìn)外事管理信息化建設(shè)，提高外事管理與服務(wù)水平。強(qiáng)化外事管理工作信息化建設(shè)可以降本增效，提高效率。在境外工程總承包項(xiàng)目外事管理過(guò)程中，逐步研究改變傳統(tǒng)工作方法，利用信息化優(yōu)勢(shì)，快速提升工作質(zhì)量和效率。搭建外事管理信息化平臺(tái)，開(kāi)發(fā)移動(dòng)客戶(hù)端和在線(xiàn)審批功能，逐步開(kāi)展使用人員培訓(xùn)。這些將極大的提高項(xiàng)目外事管理水平。

出國(guó)（境）人員安全和在外動(dòng)態(tài)始終是集團(tuán)和公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問(wèn)題，也對(duì)外事人員做好管理和提供服務(wù)提出了新的要求。隨著國(guó)際業(yè)務(wù)的增多，出國(guó)團(tuán)組和人員將會(huì)進(jìn)一步增加，考慮到國(guó)際局勢(shì)和派往地區(qū)安全形勢(shì)的不確定性，公共安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步加大，項(xiàng)目外事管理更要積極發(fā)揮信息化作用，策劃建立出國(guó)人員動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，適時(shí)了解出國(guó)人員的動(dòng)態(tài)。在信息化管理部門(mén)的技術(shù)支持下，開(kāi)發(fā)出國(guó)動(dòng)態(tài)管理平臺(tái)十分必要，將適時(shí)、直觀顯示項(xiàng)目出國(guó)人員的相關(guān)信息，方便管理人員適時(shí)了解出國(guó)人員數(shù)量、前往的國(guó)家信息等，利于外事人員及時(shí)梳理在外人員情況，合理安排項(xiàng)目人員護(hù)照管理、簽證管理、保險(xiǎn)投保等手續(xù)，同時(shí)對(duì)于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件提供可以提供適時(shí)信息支持，確保出國(guó)（境）人員在外安全。

8.國(guó)際工程總承包項(xiàng)目要更加注重履行社會(huì)責(zé)任和樹(shù)立形象。企業(yè)跨國(guó)經(jīng)營(yíng)必然面臨來(lái)自資源國(guó)政府、社區(qū)關(guān)系等多種錯(cuò)綜復(fù)雜公共關(guān)系的影響。境外項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的外事管理，也要加強(qiáng)外派隊(duì)伍和人員管理，樹(shù)立和維護(hù)企業(yè)形象，才能獲得業(yè)主的信任和好評(píng)，塑造中國(guó)公司在當(dāng)?shù)氐钠放?。在外企業(yè)不僅注重提高專(zhuān)業(yè)管理水平，還要注重企業(yè)境外形象。為所在國(guó)和當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、擴(kuò)大就業(yè)、改善民生、保護(hù)環(huán)境、培養(yǎng)人才等方面做出積極貢獻(xiàn)，積極參與當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)經(jīng)濟(jì)、文化、教育建設(shè)，創(chuàng)造就業(yè)機(jī)會(huì)，主動(dòng)捐助資金，幫助當(dāng)?shù)厣鐣?huì)改進(jìn)文化教育設(shè)施等，主動(dòng)承擔(dān)社會(huì)責(zé)任，打造軟實(shí)力。同時(shí)，在項(xiàng)目所在地適當(dāng)宣傳為當(dāng)?shù)厣鐣?huì)所做的貢獻(xiàn)，所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任，樹(shù)立企業(yè)在國(guó)外的良好形象。這些都將為境外項(xiàng)目的順利實(shí)施提供正能量。同時(shí)，對(duì)于當(dāng)?shù)卣岢龅囊?，也要按照有利于?xiàng)目運(yùn)作、量力而行的原則，適度地給予回應(yīng)和支持。

9.抓好境外公共安全工作，確保境外項(xiàng)目安全順利實(shí)施。人是最寶貴的財(cái)富，項(xiàng)目執(zhí)行和發(fā)展應(yīng)以人的安全為前提，把確保境外員工安全作為一切工作的前提，承攬境外項(xiàng)目必須以安全可控為前提。當(dāng)前境外公共安全的管理要求日益嚴(yán)峻，在外事管理工作中需要通過(guò)思想觀念及管理方法上的適應(yīng)和轉(zhuǎn)變，不斷提高外事管理與服務(wù)水平。在實(shí)際管理中，要健全管理體系，強(qiáng)化派出單位境外公共安全管理的主體責(zé)任，“誰(shuí)派出、誰(shuí)負(fù)責(zé)”。突出境外公共安全重在預(yù)防，“防患于未然”是境外公共安全管理工作的關(guān)鍵所在。加強(qiáng)項(xiàng)目和機(jī)構(gòu)境外公共安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，密切關(guān)注形勢(shì)變化，重視正在執(zhí)行項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提前做好預(yù)警。還要加強(qiáng)安全培訓(xùn)，提高全員境外公共安全意識(shí)和防范能力，不斷提升境外安全防范水平，進(jìn)一步強(qiáng)化HSSE工作。在具體操作上，加強(qiáng)項(xiàng)目境外公共安全培訓(xùn)，學(xué)習(xí)必要的緊急醫(yī)療救援方式，就逃生技能、戰(zhàn)術(shù)手勢(shì)、野外生存、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、防止人身傷害、輕武器知識(shí)、夜行安全等進(jìn)行具體培訓(xùn)和實(shí)操演練。通過(guò)培訓(xùn)，使境外項(xiàng)目人員進(jìn)一步增強(qiáng)境外公共安全意識(shí)，掌握風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、自救互救的技巧，提高自我安全保護(hù)能力，為有效防范境外突發(fā)事件危害、保障境外人員和財(cái)產(chǎn)安全奠定良好基礎(chǔ)。 另外，境外項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)還要采取有效措施做好員工身心健康管理。除了做好必要的健康檢查，還要對(duì)駐外員工進(jìn)行心理健康指導(dǎo)，有效調(diào)節(jié)駐外員工的身心健康。

四、結(jié)語(yǔ)

在國(guó)際工程總承包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到外事管理工作的重要性，才能保證境外項(xiàng)目工作的有效開(kāi)展。外事管理工作要在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，采取多種措施，有效提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，為國(guó)際工程公司的境外經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)提供有力支持。

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