淺談保密工作閉環(huán)管理

摘 要：將全過程閉環(huán)管理管理思路融入到保密管理工作中，實現(xiàn)對涉密人員、涉密載體、涉密設(shè)備、涉密活動等有效的保密管控，提升單位保密管理水平。本文從制度體系、監(jiān)督檢查、信息化技術(shù)支撐等方面著重探討如何做好保密工作閉環(huán)管理。

關(guān)鍵詞：保密工作 全過程 閉環(huán)管理

保密工作是軍工單位一項基礎(chǔ)性、長期性工作，直接關(guān)系到國家安全和利益，關(guān)系到軍工單位的生存和發(fā)展。隨著國家加大國防武器裝備的研發(fā)投入，近些年軍工單位得到了跨越式發(fā)展，承擔(dān)涉密項目逐年增多，涉密人員人數(shù)不斷增加，涉密載體、涉密信息設(shè)備和涉密活動數(shù)量成倍增長。當(dāng)前軍工單位保密工作的對象、內(nèi)容、任務(wù)和環(huán)境都發(fā)生了很大的變化，增加了保密管理工作難度，對保密管理工作提出了更高的要求。因此就需要軍工單位通過信息化手段做好保密工作的閉環(huán)管理，實現(xiàn)對涉密人員、涉密載體、涉密設(shè)備、涉密活動等有效的保密管控，進(jìn)一步提升單位保密管理水平。保密工作閉環(huán)管理需要構(gòu)建涉及保密業(yè)務(wù)各方面，注重全過程控制和結(jié)果反饋的閉環(huán)管理制度體系，并通過信息化技術(shù)手段使保密管理工作中每個流程、每個環(huán)節(jié)、每個責(zé)任人都處于監(jiān)督和受控，確保閉環(huán)管理發(fā)揮作用，保密管理要求落到實處。

一、制定完善的保密管理制度體系

保密制度是保密工作閉環(huán)管理有效運行的依據(jù)，建立完善的保密管理制度體系，應(yīng)包括三個層次。首先是頂層基本制度，應(yīng)根據(jù)保密資格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)和國家有關(guān)法律法規(guī)結(jié)合單位自身實際特點制定?；局贫劝▎挝槐Ｃ芙逃?、定密、涉密人員、涉密載體、涉密設(shè)備、涉密活動、保密檢查考核等保密業(yè)務(wù)管理的基本要求，并明確各保密業(yè)務(wù)工作主體責(zé)任部門和各類人員保密工作職責(zé)。第二層次是保密管理程序文件，制定各個保密業(yè)務(wù)工作具體管理要求和操作流程，應(yīng)結(jié)合單位科研生產(chǎn)的全過程和各環(huán)節(jié)，有針對性的制定保密管理工作流程，將保密管理與業(yè)務(wù)工作有機(jī)融合，將保密規(guī)定要求嵌入到業(yè)務(wù)流程之中和工作職責(zé)之中，所有管理流程都應(yīng)有閉環(huán)小結(jié)，做到流程閉環(huán)管理。第三層次是各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)工作制度建設(shè)中將相關(guān)保密要求納入管理制度中，使保密要求與業(yè)務(wù)工作制度融為一體，支持和完善保密管理程序文件有效運行。所有層次的制度都應(yīng)根據(jù)形勢和工作業(yè)務(wù)變化不斷修改完善，優(yōu)化流程，為保密閉環(huán)管理提供有效的制度保障。

二、加強(qiáng)保密監(jiān)督檢查，提升保密工作閉環(huán)管理執(zhí)行力

保密監(jiān)督檢查是確保保密工作各項閉環(huán)管理要求落到實處的重要手段。通過進(jìn)行經(jīng)常性的綜合保密檢查和專項保密檢查，定期監(jiān)督檢查和不定期抽查等方式，全面查找保密管理方面存在不落實閉環(huán)管理要求的問題和隱患。對發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，保密管理部門應(yīng)及時發(fā)起“保密檢查問題整改流程”，對問題點部門提出明確整改要求，并跟蹤督促整改落實，確保問題的整改工作得到閉環(huán)。同時要嚴(yán)格執(zhí)行保密工作責(zé)任追究制，將保密監(jiān)督檢查結(jié)果納入單位績效考核，對照保密管理制度的獎懲條款，對發(fā)生問題隱患的部門和個人進(jìn)行保密考核扣分和處罰。做到嚴(yán)格檢查，有責(zé)必究，促使每個部門、每名員工認(rèn)真履行保密工作職責(zé)，嚴(yán)格遵守各項保密管理制度，嚴(yán)格落實保密工作閉環(huán)管理要求。通過對檢查出的問題隱患進(jìn)行統(tǒng)計分析，對保密管理制度和管理流程進(jìn)行不斷完善，持續(xù)改進(jìn)保密管理措施，有效的提升保密工作閉環(huán)管理能力。

三、利用信息化手段，技術(shù)支撐保密工作閉環(huán)管理

隨著保密管理要求不斷提高，各項保密管理工作也在日趨精細(xì)化，管理工作量不斷增大，需要改變傳統(tǒng)保密管理模式，利用信息技術(shù)，通過信息化手段深化轉(zhuǎn)型提升保密管理能力和管控措施。脫離信息技術(shù)支撐，很難做好當(dāng)前保密工作的閉環(huán)管理和實施有效管控。通過開發(fā)保密管理信息系統(tǒng)，將各項保密管理業(yè)務(wù)和活動集中到統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)平臺上進(jìn)行集中管控，并與各業(yè)務(wù)應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行集成和數(shù)據(jù)共享，打破信息孤島，有效利用各個應(yīng)用系統(tǒng)的信息資源，將保密工作與各項業(yè)務(wù)工作有機(jī)融合。開展相關(guān)業(yè)務(wù)工作時，必須發(fā)起相關(guān)保密工作流程，杜絕為迎接保密檢查等情況，突擊開展保密管理工作的行為，保密工作的開展常態(tài)化，保密工作閉環(huán)管理要求得到有效落實。通過利用信息化技術(shù)手段，使保密管理要求融入業(yè)務(wù)電子流程，實現(xiàn)了所有審批流程從發(fā)起到閉環(huán)的全過程管理，各級保密管理人員實時掌握保密工作狀態(tài)，各類保密管理數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，做到及時準(zhǔn)確，保密管理全過程可視化，可實時查詢流程的狀態(tài)、跟蹤狀態(tài)的變化、監(jiān)控保密管理流程的閉環(huán)和完成情況，有利支撐保密工作實現(xiàn)全過程、實時的閉環(huán)管理。

四、做好具體保密業(yè)務(wù)工作全過程閉環(huán)管理

筆者所在單位近年開展信息化保密管理體系建設(shè)， 通過自主開發(fā)保密管理、定密管理等系統(tǒng)，并與單位辦公自動化、人力資源管理、項目管理等系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，共享信息資源，把保密管理融入到各項業(yè)務(wù)工作之中，逐步構(gòu)建起覆蓋全部保密管理要素的信息化管控平臺， 做到涉密人員，涉密載體，信息設(shè)備，涉密電子文件，涉密活動等，全方位、各環(huán)節(jié)、全過程的閉環(huán)管理和控制，能夠準(zhǔn)確確定每個保密業(yè)務(wù)工作當(dāng)前責(zé)任人和當(dāng)前狀態(tài)，落實管理職責(zé)，預(yù)防管理風(fēng)險。

1.涉密人員全過程閉環(huán)管理。涉密人員從入職、涉密等級的界定、變更、部門崗位變動、承擔(dān)涉密項目、出境情況、保密教育、保密處罰和獎勵、個人重大事項、退休離職等信息，通過保密管理系統(tǒng)中涉密人員管理、涉外管理等業(yè)務(wù)模塊和人力資源管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)中的相關(guān)流程，進(jìn)行自動關(guān)聯(lián)，根據(jù)實際情況變化而不斷更新，形成涉密人員的信息全過程動態(tài)管理，建立涉密人員個人管理檔案，實現(xiàn)涉密人員從入職到離職全過程閉環(huán)管理。

2.涉密載體全生命周期閉環(huán)管理。所有涉密載體實行條形碼管理，包括打印件、復(fù)印件、刻錄光盤和外來文件，利用保密管理系統(tǒng)，對涉密載體從審批、制作、查閱、移交、外發(fā)、歸檔、銷毀等進(jìn)行全程監(jiān)控，做到涉密載體各環(huán)節(jié)可追蹤，全程可追溯。所有涉密載體自動納入申請人個人涉密載體電子臺賬，所有涉密載體顯示“在用”、“歸檔”、“外發(fā)”、“移交”和“銷毀”等當(dāng)前狀態(tài)，并根據(jù)流程的發(fā)起與結(jié)束而不斷更新，形成完整的涉密載體全過程管理臺賬，做到對每一份涉密載體的狀態(tài)實時掌控，實現(xiàn)涉密載體從產(chǎn)生到銷毀全生命周期閉環(huán)管理。

3.信息設(shè)備全生命周期閉環(huán)管理。信息設(shè)備從申請領(lǐng)用、設(shè)備入網(wǎng)、使用維修、密級變更、設(shè)備退網(wǎng)、設(shè)備歸還、設(shè)備報廢，存儲部件的銷毀等所有的相關(guān)信息通過保密管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)相關(guān)流程全部被納入信息設(shè)備管理臺賬，并實時自動更新，有效實施信息設(shè)備的從啟用到報廢的全生命周期閉環(huán)管理。

4.涉密電子文件全過程閉環(huán)管理。通過定密管理系統(tǒng)， 形成單位所有定密電子文件和文件操作記錄臺帳，記錄電子文件的所有閱讀使用者和使用時間。非涉密人員或非涉密客戶端計算機(jī)上無法打開涉密文件如試圖打開涉密文件，將在文件操作記錄電子臺賬中形成違規(guī)操作記錄。電子文件密級標(biāo)識與電子文件不可分離，密級標(biāo)識不可篡改，如有對文件名密級標(biāo)識更改，文件關(guān)閉后會強(qiáng)制恢復(fù)原文件名和密級，并記錄違規(guī)操作記錄，通過文件定密和操作電子臺賬實現(xiàn)涉密電子文件從生成到使用全過程管控。

5.涉密活動全過程閉環(huán)管理。涉密活動負(fù)責(zé)人在保密管理系統(tǒng)中填報涉密活動保密方案進(jìn)行審批，提交涉密活動保密實施細(xì)則，關(guān)聯(lián)活動使用涉密載體制作、借用計算機(jī)、接待外單位人員手續(xù)、拍照攝像等申請流程，保密辦公室對活動進(jìn)行保密監(jiān)督檢查，落實活動過程中的保密工作，活動結(jié)束對使用涉密載體的歸檔和銷毀，對保密工作檢查落實情況記錄，活動負(fù)責(zé)人對活動進(jìn)行閉環(huán)小結(jié)，并將涉密活動保密檢查表、參加人員名單及涉密資料發(fā)放登記表等記錄納入部門保密管理檔案管理，實現(xiàn)涉密活動從發(fā)起到結(jié)束全過程的閉環(huán)管理和控制。

6.密品全過程閉環(huán)管理?？蒲猩a(chǎn)項目的負(fù)責(zé)人使用保密管理系統(tǒng)中密品管理模塊，申報本項目在科研生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的密品名稱和密級，在實際的科研生產(chǎn)過程中，當(dāng)密品實物產(chǎn)生后，對密品進(jìn)行編號和實物申報，納入密品實物管理，在模塊中記錄該密品的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、交接、交付等活動，從而形成統(tǒng)一密品管理臺賬，對密品實施有效的全過程管控，實現(xiàn)密品從產(chǎn)生到交付的全過程閉環(huán)管理。

軍工單位保密工作任務(wù)艱巨，責(zé)任重大，新形勢下隨著保密管理要求不斷提高，管理新需求的不斷產(chǎn)生，做好保密工作閉環(huán)管理，需要根據(jù)業(yè)務(wù)工作實際持續(xù)改進(jìn)和完善保密管理制度和保密管理工作流程，把保密管理要求融入日常業(yè)務(wù)工作流程之中，有針對性的開展監(jiān)督檢查，強(qiáng)化保密檢查考核力度，有效利用信息化技術(shù)手段，支撐保密工作全過程監(jiān)督和受控。做到軍工單位保密工作“環(huán)節(jié)可追蹤、全程可追溯、業(yè)務(wù)可監(jiān)管”，保密工作全面覆蓋業(yè)務(wù)工作各個環(huán)節(jié)，保密管理環(huán)環(huán)相扣全過程閉環(huán)。實現(xiàn)涉密載體和信息設(shè)備等全生命周期管控，保密工作責(zé)任橫向到邊，縱向到底，各級人員各司其職，各負(fù)其責(zé)，保密責(zé)任全員落實。使保密工作更加科學(xué)、規(guī)范和高效，保密管控能力得到不斷提升。

作者簡介：張先?。?975—）男，安徽合肥人，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所工程師。研究方向：保密管理。