淺談如何在網上報銷系統(tǒng)中加強科研事業(yè)單位的內部控制

彭生

摘要：2013年轟動一時的段振豪事件，給我國科研經費管理敲響了警鐘。在科研活動頻繁的當下，既要加強科研事業(yè)單位經費管理，又要從容應對海量的財務報銷業(yè)務，許多單位都采用了網上報銷手段。本文基于網上報銷系統(tǒng)的特點和科研事業(yè)單位內部控制的要求，提出了一系列的有針對性的內控手段和方法，以保障資金使用安全，保證科研事業(yè)單位內部控制的有效實施。

關鍵詞：科研事業(yè)單位 網上報銷 內部控制

事業(yè)單位尤其是科研事業(yè)單位，經費主要來源于財政撥款資金。如何最大限度的防范經費管理和使用中的風險，用好納稅人的錢，使其夯實我國科研實力，是科研事業(yè)單位管理者和財務人員一直探索的問題。

隨著我國科學事業(yè)的蓬勃發(fā)展，國家用于支持的科研經費數(shù)額也呈逐年遞增態(tài)勢。2013年轟動一時的段振豪事件，給我國科研經費管理敲響了警鐘。在科研活動頻繁的當下，如何加強科學事業(yè)單位經費管理，從容應對海量的財務報銷業(yè)務，保證資金使用安全，規(guī)范科研課題核算流程，保證科研事業(yè)單位內部控制的有效實施，成為本文研究的主題。

一、網上報銷較傳統(tǒng)手工報銷的優(yōu)點

網上報銷系統(tǒng)具有可延展性、可移動性和可交互性的特點。即網上報銷系統(tǒng)可根據(jù)單位的工作特點和業(yè)務需求進行功能擴展和模塊外掛；領導審核不再受時空的限制，只要借助于網絡平臺，就可實現(xiàn)網上審閱；系統(tǒng)間可實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，信息交互溝通。

網上報銷系統(tǒng)與總賬、應付、資產模塊均有接口，對數(shù)據(jù)歸口規(guī)范管理，保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_性。同時，在網上進行借款報銷單填寫和領導審核，避免了領導簽字在前金額填寫在后和偽造領導簽字等內控風險。

二、在網上報銷系統(tǒng)中加強內部控制的幾個方面

在網上報銷系統(tǒng)為我們提供高效便捷的工作平臺的同時，系統(tǒng)搭建和運行的復雜性，也使內部控制的難度提升、范疇擴大?？蒲惺聵I(yè)單位業(yè)務層面內部控制主要包括預算業(yè)務控制、收支業(yè)務控制、資產控制、合同控制等，這些業(yè)務涵蓋了科研事業(yè)單位主要的經濟活動，下面就從以上四方面探討網上報銷系統(tǒng)與內部控制的結合。

（一）預算業(yè)務控制

科研事業(yè)單位的預算包括基本科研支出預算， 基本運行支出預算，橫向課題預算，單位人員支出、政采支出預算等，涵蓋單位所有的經濟活動。

網上報銷系統(tǒng)的預算業(yè)務控制主要著眼于預算的執(zhí)行和查詢環(huán)節(jié)。目前大多數(shù)科研單位都實行課題管理。分管課題經費的部門會根據(jù)每個課題的任務書將預算數(shù)提前錄入網上報銷系統(tǒng)，該課題的所有借款、報銷以及核銷金額都將被準確統(tǒng)計，一旦預算總金額超支，系統(tǒng)就會彈出對話框，顯示預算總額數(shù)和余額不足數(shù)。但系統(tǒng)也非一刀切，如果該課題仍有后續(xù)來款，則在系統(tǒng)中設定為提示控制；若課題總額固定，不再增減，輒設定強制控制，一旦課題超支便鎖定網上審批流程使其無法提請審核。預算總額的提示預警實現(xiàn)了內部控制的事前控制，提示單位領導和科研人員及時發(fā)現(xiàn)課題支出超預算情況，建立了預算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控與反饋報告機制。系統(tǒng)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)可以定期分析預算執(zhí)行差異，研究、解決預算執(zhí)行中存在的問題，提出改進措施，協(xié)助科研人員和科研單位做好經費管理調配工作。

（二）收支業(yè)務控制

收支業(yè)務內部控制的前提是所有收支必須全部納入部門預算范圍，統(tǒng)一核算和管理。各項收入應當由財務處統(tǒng)一收取，其他部門和個人未經批準不得辦理收款業(yè)務。收入賬項與網上報銷系統(tǒng)相連，報銷人可在網上報銷系統(tǒng)中查詢經費到位情況，如果報銷時系統(tǒng)提示余額不足，可以追查收入是否及時入賬。這種雙重查詢保證了資金的安全。

所有往來賬在借款時都在網上報銷系統(tǒng)錄入，核銷借款時，報銷人從系統(tǒng)中可以準確定位往來款，填寫本次核銷金額，已核銷和未核銷金額系統(tǒng)會再次分別統(tǒng)計，未核銷的往來款一目了然，無論報銷人自查還是財務部門催報催收都有據(jù)可查。對于科研單位內部控制來說，加強往來款管理，建立并落實清收制度和責任追究制度，對于有效防范呆壞賬具有舉足輕重的作用。

領導在進行借款單審批時，網上報銷系統(tǒng)可以根據(jù)課題當前可用資金余額校驗借款金額，如余額不足會自動提示；在報銷單審批時，網上報銷系統(tǒng)可根據(jù)報銷單據(jù)記錄自動計算報銷合計，根據(jù)報銷合計數(shù)和核銷借款金額自動計算應領款或退款金額。

將網上報銷系統(tǒng)與網上銀行系統(tǒng)關聯(lián)，在網上報銷系統(tǒng)中，報銷人通過模板對個人銀行卡和付款單位的相關信息進行批量導入，在網上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)付款信息的整體提取。如此一來，不僅可以避免假幣的收支和手工錄入賬號的錯誤率，還可以實現(xiàn)批量化支付，大大提高支付效率。

（三）資產控制

科研單位的所有資產也一并納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。在網上報銷系統(tǒng)中，設置專門的資產管理模塊，負責材料設備等固定資產管理。報銷人在系統(tǒng)中錄入資產信息，提交資產管理部門審核，同時辦理資產的驗收入庫，再由資產部門提交財務部門，財務審核通過后進行資產的轉固處理，將資產數(shù)據(jù)與資產模塊進行交互，這樣保證了資產與賬目的一致性，實現(xiàn)了資產內部控制的要求，也大大減少了財務部門和資產管理部門匹配核對固定資產的工作量。 同時，每名職工名下的固定資產都在系統(tǒng)中登記在冊，一旦職工調動、退休，都要在系統(tǒng)中進行資產的清查，完成轉移交接手續(xù)，方可放行。如此一來，有效防止了國有資產的流失。

（四）合同控制

在網上報銷系統(tǒng)中外掛合同管理模塊，包含合同錄入、審批、查詢等功能?？蒲腥藛T先錄入合同名稱，收款單位相關信息，合同起止時間，付款明細和條件等基本內容，隨后將紙質合同提交財務，財務人員結合紙質合同進行網上審核，著重審核合同總金額、分次付款金額和必要的付款條件，審核通過則在系統(tǒng)中生成唯一的合同編號?？蒲腥藛T此后無論借款報銷凡涉及此合同的，只要在系統(tǒng)中找到該合同編號并進行關聯(lián)再提交財務審核即可。財務人員、經手人以及課題負責人、每級領導都可以查看合同付款進度，有效避免多付、重付、不按合同付款條件支付的現(xiàn)象發(fā)生。

三、針對網上報銷特點的內部控制措施

（一）授權代理業(yè)務

由于科研人員工作的特殊性，許多借款報銷工作常常是委托授權給他人代辦，如果未把好內控這道關，很容易出現(xiàn)問題。所以在網上報銷系統(tǒng)中，科研人員作為委托人填寫授權申請單，指定代理人，在授權范圍內為其進行借款報銷；委托人對每一條授權信息均可查詢代理人執(zhí)行的單據(jù)操作及操作記錄信息，委托人也可隨時撤銷和恢復對代理人的授權。

（二）原始單據(jù)的線上線下審核

單純的網上報銷審核，領導只能看見報銷人自己填寫的報銷事由和金額，如果報銷事由填寫不準確或與事實出入很大，就會給領導的審核判斷造成困擾。根據(jù)這一特征，網上報銷模式借助掃描儀、相機、手機等設備將紙質原始單據(jù)進行數(shù)字化處理，作為電子附件上傳系統(tǒng)；報銷系統(tǒng)將網填的借款報銷單和電子附件同步提交給領導審批，能夠使領導在第一時間審閱原始單據(jù)，掌握借款報銷實際情況，為領導的審批判斷提供最真實的信息參考。

四、網上報銷內部控制措施的展望

第一，希望未來能實現(xiàn)網上報銷系統(tǒng)與稅務發(fā)票查驗系統(tǒng)的對接，有效規(guī)避假發(fā)票、陰陽票。第二，通過進一步的程序控制，在網上報銷系統(tǒng)中實現(xiàn)一人當月多筆勞務費領取的個人勞務所得稅合并計算功能，加強稅款收繳的內控管理。

五、結束語

通過網上報銷系統(tǒng)的使用，避免了領導干預， 人情審核等內控風險，基本實現(xiàn)了財務制度面前人人平等的內控氛圍。但是加強科研事業(yè)單位的內部控制，不能僅僅依靠系統(tǒng)控制管理，還需要提升單位負責人，財務人員，科研人員共同的內部控制認識，將人治與系統(tǒng)管控結合起來，使每一筆科研經費都能得到合理合法的使用。

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