基于知識管理的企業(yè)檔案管理探討

江麗紅

摘 要：企業(yè)檔案管理水平對企業(yè)的發(fā)展方向有很大影響，若在企業(yè)未能重視檔案管理工作，有可能造成企業(yè)損失。目前，在我國大多數(shù)企業(yè)的檔案管理措施中，仍存在很多問題。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需要，長久檔案管理水平落后，會制約企業(yè)的發(fā)展。本文通過分析傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理所面臨的困境，探討采用基于知識管理的企業(yè)檔案管理應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；困境分析

企業(yè)檔案管理能夠起到穩(wěn)固企業(yè)發(fā)展、為企業(yè)指明前進(jìn)方向的作用。通常情況下，企業(yè)的檔案具有數(shù)據(jù)龐大、資料繁多的特點(diǎn)，尤其是公司規(guī)模較大的企業(yè)，檔案數(shù)量更為龐大[1]。然而，當(dāng)前大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，仍然存在一些問題有待解決。

1 企業(yè)檔案管理所面臨的問題與困境

1.1 傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)明顯與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展程度存在落差，造成企業(yè)管理水平較為落后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)逐漸滲透到我們的日產(chǎn)生活、生產(chǎn)之中。傳統(tǒng)的檔案管理方法通常是采用人工記錄、紙質(zhì)記錄的方式對企業(yè)檔案進(jìn)行管理。而這種管理方式很容易造成企業(yè)檔案丟失或損壞的情況，不利于企業(yè)人員進(jìn)行管理[2]。除此之外，對于具有悠久歷史的大型企業(yè)而言，長久積累之后，所擁有的檔案資料數(shù)量巨大。而在管理過程中，當(dāng)管理人員出現(xiàn)交替時，容易出現(xiàn)交接漏洞，導(dǎo)致某些企業(yè)重要檔案在此過程中遺失。

1.2 企業(yè)檔案管理重視度不夠

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度不足，會大大降低檔案管理水平。根據(jù)調(diào)查顯示，我國大部分企業(yè)對檔案管理工作的投入力度均相對較弱，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理僅僅只是資料的收集與儲存，而忽略了檔案管理所能帶給企業(yè)的指向作用。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不足時，會影響檔案管理工作人員的工作態(tài)度。有可能會讓檔案管理人員出現(xiàn)懈怠的工作情緒，極大的影響了檔案管理工作效率。

1.3 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高

企業(yè)在選擇檔案管理人員時，通常只會關(guān)注人才的耐心、細(xì)心度，而不會特意選擇具有專業(yè)檔案管理能力的人才。甚至在很多企業(yè)，為了節(jié)省人力成本，會選擇從其他部門，如辦公室部門調(diào)任或兼任檔案管理工作。當(dāng)檔案管理工作人員能力不足時，會降低檔案管理工作的所應(yīng)有的效果，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更加不重視檔案管理工作，呈現(xiàn)出惡性循環(huán)的狀態(tài)。在檔案管理人員管理制度方面，大多數(shù)采用同樣酬勞雇傭人才。長久下來，會讓表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員慢慢變得失去工作積極性，認(rèn)為無論做多少工作都會得到相應(yīng)酬勞，導(dǎo)致工作效率與質(zhì)量的降低[3]。

1.4 檔案管理搜索性差

在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，通常會對所收集的檔案資料進(jìn)行檔案盒歸納與整理。當(dāng)需要尋找某份資料時，即便是檔案管理人也很難在短時間內(nèi)將檔案資料快速搜索出來。當(dāng)資料年份較長時，甚至可能出現(xiàn)“無跡可尋”的狀況，極大的降低了檔案管理水平。檔案管理中，檔案資料管理的搜索性較差，在關(guān)鍵時刻無法及時提供必需資料，可能會對企業(yè)造成巨大的損失與影響。

2 基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)用

2.1 構(gòu)建企業(yè)檔案文化管理模式

企業(yè)檔案管理水平需要良好的企業(yè)文化背景進(jìn)行支撐，先進(jìn)的企業(yè)文化背景可以改變企業(yè)人員落后的思想觀念，讓企業(yè)員工能夠主動學(xué)習(xí)新知識與新事物。為了更好的建設(shè)企業(yè)檔案文化管理制度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為檔案管理工作人員建立能夠進(jìn)行知識共享的交流平臺，還可以將檔案管理的相關(guān)知識以講座的形式定期在企業(yè)進(jìn)行宣講，讓檔案管理人員能夠接觸到新信息與新知識，以此來提高企業(yè)檔案管理水平。

2.2 采用企業(yè)檔案信息管理模式

為了能夠滿足知識時代的需求，在基于知識管理的基礎(chǔ)上，將企業(yè)的檔案資料信息進(jìn)行整理與分類[4]。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，會出現(xiàn)檔案信息混亂的狀態(tài)，導(dǎo)致企業(yè)各個部門不能得到良好溝通，檔案信息共享實(shí)現(xiàn)困難。而構(gòu)建完全的企業(yè)檔案信息管理制度，可以為企業(yè)的檔案資料設(shè)立不同類型、專題等進(jìn)行信息分揀，以求最大程度能夠利用企業(yè)檔案，充分利用知識管理優(yōu)勢，提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.3 充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的服務(wù)性

企業(yè)檔案管理的目的之一，就是為了能夠滿足后續(xù)人員對資料的查閱與經(jīng)驗(yàn)的獲取。在所收集的檔案資料中，包含人事管理資料、企業(yè)經(jīng)手項(xiàng)目詳細(xì)資料等很多內(nèi)容，相當(dāng)于是企業(yè)的成長日記。在企業(yè)的成長過程中，通常不會一帆風(fēng)順，每一次磕絆、損失都能成為后期發(fā)展的借鑒。企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)在企業(yè)人員需要時提供有用信息，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性。而基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式，可以利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙張管理，將檔案管理移動依附于計(jì)算機(jī)技術(shù)中。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠快速搜索所需資料，還可以對重要檔案進(jìn)行多重備份，避免出現(xiàn)檔案的遺失或損壞，確保了檔案的完整性。

2.4 提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對企業(yè)檔案管理的重視度，改變傳統(tǒng)管理觀念，充分融合知識管理理念，運(yùn)用先進(jìn)信息管理技術(shù)，將企業(yè)檔案管理的效用充分發(fā)揮出來。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案管理工作具有足夠的重視度時，能夠給予企業(yè)檔案管理工作更多支持。首先，在資金投入方面。有足夠的資金，檔案管理工作人員才能更主動、更積極的開展工作，還能購買足夠的工作所需設(shè)備，充分滿足檔案管理工作需求。然后，在影響力方面。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案管理工作足夠重視時，會感染檔案管理工作人員，讓檔案管理人員能夠在工作時感受到自己對企業(yè)的貢獻(xiàn)，挖掘自身的價(jià)值[5]。只有這樣，才能顯著提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)力度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在定崗時，為了充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的實(shí)際作用，不得隨意選擇檔案管理人員。在選擇檔案管理人員時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行綜合性思考，觀察招聘人才的檔案整理能力、檔案收集能力、檔案分析能力以及總結(jié)歸納能力。優(yōu)秀的檔案管理人才不僅能夠?qū)n案進(jìn)行有序管理，還能在將檔案資料有序管理的同時，還能從企業(yè)的歷史檔案資料中，對企業(yè)過去的不足進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而能夠幫助企業(yè)獲得更長遠(yuǎn)的發(fā)展。除了在初始選擇需要慎重外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)定期開展基于知識管理的檔案管理相關(guān)講座，聘請專家進(jìn)行定期講解。知識在不斷進(jìn)步，技術(shù)在不斷提升，檔案管理人員只有不停歇的進(jìn)行學(xué)習(xí)，才能保障自己不會處于落后狀態(tài)，才能更好的完成檔案管理工作。同時，對于檔案管理能力強(qiáng)，工作質(zhì)量高的工作人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)木瘛⑽镔|(zhì)獎勵，以此來激發(fā)其他工作人員的積極性，讓全體員工能夠保持積極向上、努力工作的狀態(tài)。對于管理能力差、工作狀態(tài)不良的員工，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行了解，給予幫助，讓員工可以早日恢復(fù)狀態(tài)。

3 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足我國企業(yè)的發(fā)展需求。因此，為了能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)中的作用，應(yīng)當(dāng)早日進(jìn)行改革，選擇基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式，以此來提升企業(yè)檔案管理效果，確保企業(yè)能夠朝著健康、繁榮方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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