醫(yī)院文書檔案管理的有效措施分析

郝京仁

摘 要：有人將文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相比較而言的各種檔案的統(tǒng)稱，這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，對由醫(yī)院通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分文書檔案的習(xí)慣稱謂。包括醫(yī)院的命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。本文就醫(yī)院文書檔案管理的有效措施展開分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理；有效措施

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院管理工作的重要憑證?？赡苡行┽t(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視該項(xiàng)工作，認(rèn)為這種工作只是在收集和整理文書檔案，毫無技術(shù)含量，但是當(dāng)醫(yī)院出現(xiàn)了大家都在推卸的責(zé)任問題時(shí)，為了公平起見，查文書檔案的記錄就是解決問題的關(guān)鍵所在。醫(yī)院文書檔案的有效管理可以避免醫(yī)生少犯錯(cuò)誤，推進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院文書檔案的工作人員思想意識淡薄

對醫(yī)院文書檔案管理的思想意識普遍淡薄[1]。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)定性不夠強(qiáng)，有的員工缺乏對醫(yī)院的高度忠誠，有的醫(yī)院文書檔案管理工作評頭論足，有的工作人員在發(fā)現(xiàn)文書檔案管理出現(xiàn)問題后不批駁、不亮劍、不報(bào)告，如此種種都是醫(yī)院對文書檔案整理不重視導(dǎo)致的。有些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案只是一個(gè)整理工作，沒有技術(shù)含量，于是不去理睬。由于文書檔案意識淺薄，文書檔案沒有一個(gè)合理的儲存室。文書檔案管理雖然不是醫(yī)院的核心工作，但是鏈接各科室的一個(gè)紐帶，這個(gè)紐帶沒有做好傳遞工作，醫(yī)院的凝聚力就會大打折扣。甚至有些醫(yī)生對檔案管理工作呈現(xiàn)一種歧視的態(tài)度，世界上的任何工作都是光榮而偉大的，只要是工作就沒有高低貴賤之分，醫(yī)院文檔管理工作人員的工作相當(dāng)于一篇文章當(dāng)中的中心句，具有承上啟下的作用。這些都是醫(yī)院對文書檔案管理不重視的表現(xiàn)[2]，需要從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)出發(fā)，改善這種態(tài)度。

（二）醫(yī)院文書檔案管理環(huán)境有待提高

在一些醫(yī)院，文書檔案管理受人冷落，于是就給這些文檔找了一個(gè)藏在角落的房間，這些紙質(zhì)文書檔案，在潮濕的房間會變色，久而久之這些紙質(zhì)的文書檔

案會化為塵土，在醫(yī)院急用時(shí)，出現(xiàn)的都是殘缺不全的文檔，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的工作。有些房間在夏天會有蚊蟲，這些蚊蟲會破壞文書檔案的紙質(zhì)，對于紙質(zhì)文檔，破壞了紙質(zhì)，就相當(dāng)于破壞了文書檔案。醫(yī)院的文書檔案書放置的時(shí)間長后會發(fā)生霉變，醫(yī)院的文書檔案在潮濕的房間里放久了，書的紙張吸收了空氣中的水份，然后長期氧化，這樣的文書檔案如果在以后的工作中使用，將會產(chǎn)生嚴(yán)重影響，因此，這是一問題需要高度重視。

2 醫(yī)院文書檔案管理的有效措施

（一）增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視程度

一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展是在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下前進(jìn)的，既然在上文中提到，文書檔案管理在醫(yī)院工作中發(fā)揮著不容小覷的作用，那么醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)就要對文書檔案管理工作加大重視力度。因?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視會影響到醫(yī)院的每一位工作人員對文書檔案意識觀念的轉(zhuǎn)變，在醫(yī)院進(jìn)行宣傳工作時(shí)，增加一分力量，減少在執(zhí)行過程中的障礙。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視文書管理工作，就可以為存放文書檔案選擇適合的庫房、以及配套設(shè)施。醫(yī)院每個(gè)時(shí)期都會有高校畢業(yè)的實(shí)習(xí)生，醫(yī)院也要做好這一部分的文書檔案管理工作[3]。醫(yī)院可以利用開會、廣播的形式對《文書檔案》、《國家檔案法》等法規(guī)性、綱領(lǐng)性的文件的進(jìn)行大力宣揚(yáng)，文化對人具有潛移默化的影響，這樣的話，醫(yī)院的所有工作人員在無聲無息當(dāng)中增強(qiáng)了對文書檔案管理的思想意識，同時(shí)也為工作人員科普了文書檔案的專業(yè)性知識。提高醫(yī)院工作人員文書檔案意識，就可以避免文書檔案的丟失，就可以為醫(yī)院文書管理工作人員減輕負(fù)擔(dān)，就可以營造一個(gè)溫馨的工作環(huán)境。

（二）醫(yī)院要建設(shè)良好的文書檔案儲存環(huán)境

文書儲存要注意濕度和溫度的調(diào)節(jié)，太濕容易氧化，太熱容易滋生微生物，太冷容易結(jié)冰，這樣都會損壞文書檔案。為了更好的整理文書檔案，就必須注意文書檔案環(huán)境的清理工作，不管是存放文書檔案的柜子，還是文書檔案的房間，應(yīng)該保持干凈的位置必須干凈，應(yīng)該密封的文件必須密封，要做到萬無一失。在文書檔案管理時(shí)，工作人員要仔細(xì)查看，文書檔案中是否有小洞、蚊蟲、縫隙之類的問題。文書檔案的紙質(zhì)偏薄，容易受到水分等外界因素的侵蝕，為了避免這樣的問題，醫(yī)院文書檔案的工作人員可以定期的將文書檔案曬在太陽下，也可以給文書檔案存儲室通風(fēng)，還可以利用對文書檔案沒有影響的殺蟲劑進(jìn)行殺蟲，這樣不僅可以蒸發(fā)水分，而且可以延長文書檔案的壽命。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，工作人員要嚴(yán)格遵守我們國家的檔案保護(hù)法，治理好文書檔案儲存的房間的環(huán)境衛(wèi)生。

3 結(jié)語

醫(yī)院是一個(gè)救死扶傷的地方，不管是哪方面的工作，都不容馬虎，醫(yī)院的工作人員不能用患者的生命開玩笑。為了將醫(yī)院的任何通知、命令傳達(dá)到位、記錄標(biāo)準(zhǔn)，這要引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的高度重視，醫(yī)院要積極建設(shè)文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，積極響應(yīng)國家的號召，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使文書檔案管理更上一層樓。在科學(xué)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院文書檔案管理可以采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行文書檔案管理，同時(shí)還要有創(chuàng)新意識，積累經(jīng)驗(yàn)，從而達(dá)到醫(yī)院管理文書檔案的管理目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]羅彬彬. 淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化[J]. 傳承，2016，06（12）：122-123.

[2]曾霞. OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，04（11）89-90.

[3]趙坤. 醫(yī)院OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].天津大學(xué)，2014，11（09）30-31