高校檔案的收集與管理

李大志

摘 要：檔案資料是當(dāng)今社會(huì)交流的重要方式，高校要想提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，檔案材料的收集和科學(xué)管理是不可忽略的。只有高校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，與時(shí)俱進(jìn)，才能迎合時(shí)代的發(fā)展。只有這樣，檔案的信息服務(wù)功能才能得到更好地被發(fā)揮，從而開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新形勢(shì)。

關(guān)鍵詞：高校檔案；創(chuàng)新；收集；管理

檔案是一個(gè)學(xué)校成立以來(lái)的見(jiàn)證，是高校發(fā)展史中的最原始信息。檔案收集工作作為高校的一種基礎(chǔ)性信息資源，收集的檔案是否齊全、完整關(guān)系到檔案往后的借鑒及利用價(jià)值[1]。學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將那些具有保存價(jià)值的檔案材料收集、整理起來(lái)，并且結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求對(duì)檔案的收集和管理工作進(jìn)行完善、創(chuàng)新，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 高校檔案的收集

高校檔案的收集必須要有一套切實(shí)可行的方法，如果問(wèn)題是鎖，方法就好比是鑰匙。擁有一個(gè)好的工作方法，往往可以產(chǎn)生事半功倍的功效。對(duì)于檔案收集，各高校都有與自己相關(guān)的收集原則、制度及相關(guān)規(guī)范等。同時(shí)，這些原則不能與學(xué)校內(nèi)部的管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置相沖突。[2]在改革開(kāi)放形勢(shì)下，學(xué)校的辦學(xué)體制正在不斷蛻變，由于高校檔案的復(fù)雜性，采用多種手段的綜合方法才能最佳收集效果。近年來(lái)，我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中不斷總結(jié)，常用的方法有四種：

第一，常規(guī)收集法。這是檔案收集的主渠道，具體來(lái)說(shuō)，就是各管理部門(mén)和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，按照歸檔要求，將單位（個(gè)人）在工作活動(dòng)中產(chǎn)生、處理完畢的檔案材料，進(jìn)行收集、整理、立卷操作，并按照規(guī)定的時(shí)間向檔案館轉(zhuǎn)移。這種方法需配套完整的實(shí)施辦法，具體操作包括：制定歸檔范圍和歸檔細(xì)目；明確檔案館（室）歸檔的部門(mén)（單位）責(zé)任人，做到各司其職；規(guī)定歸檔的工作程序以及手續(xù)；規(guī)定案卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求；規(guī)定歸檔的時(shí)間。

第二，零星臨時(shí)收集法。屬于需要?dú)w檔范圍的檔案材料，但是在現(xiàn)有規(guī)定的部門(mén)（單位）不能完成或遺漏的檔案材料，進(jìn)行的一種隨機(jī)性收集。這種收集一般實(shí)施于下列情況：（1）專門(mén)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)，其中大型的、重要的工作活動(dòng)，如校慶、整黨建黨、人大選舉等，將產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行收集；（2）撤消的機(jī)構(gòu)，職能未得到及時(shí)替換，在其工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的檔案材料；（3）由于學(xué)校某些工作不能規(guī)范造成的影響，如重要的會(huì)議不設(shè)專人記錄，重要的活動(dòng)無(wú)專人管理材料等。會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)結(jié)束后，需要及時(shí)追蹤、收集、整理、歸檔。

第三，超前導(dǎo)入法。即在某些檔案材料在歸檔前，將會(huì)發(fā)生歸檔責(zé)任者變更時(shí)，這時(shí)，需要我們未雨綢繆，提前找到接替者，將檔案資料交由接替方進(jìn)行管理，并按規(guī)定時(shí)間歸檔。常見(jiàn)的情況有以下幾種：（1）某機(jī)構(gòu)被撤銷后，原職能隸屬或分解，納入其它機(jī)構(gòu)中；（2）機(jī)構(gòu)職能調(diào)整；（3）主管專項(xiàng)活動(dòng)的臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤消后其業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)到掛靠部門(mén)（單位）；（4）管理檔案材料的人員發(fā)生變化。

第四，過(guò)程控制法。過(guò)程控制就是在檔案材料產(chǎn)生過(guò)程中，為保證材料的全面、完整、真實(shí)，對(duì)檔案材料的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行控制，以滿足要求。在科技文件方面，嚴(yán)格按照規(guī)范，對(duì)將要?dú)w檔的文件、材料的用紙、書(shū)寫(xiě)等提出嚴(yán)格的要求，并實(shí)行預(yù)立卷制度。在組織領(lǐng)導(dǎo)上，按《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，將“四同步”方法加以具體化，將各部門(mén)各直屬單位負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍明確化。年終業(yè)績(jī)考核時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各部門(mén)（單位）工作完成情況作一次全面通報(bào)。

2 高校檔案收集與管理優(yōu)化建議

檔案資料是當(dāng)今社會(huì)交流的重要渠道，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案也需要有先進(jìn)的管理技術(shù)和科學(xué)的管理方法。高校自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高得益于重視檔案資料的輔助作用。因此，在新時(shí)期高校檔案管理的實(shí)際工作中，必須應(yīng)用科學(xué)的理論，提出正確的觀點(diǎn)，開(kāi)拓新的領(lǐng)域。同時(shí)，逐步剔除那些與時(shí)代發(fā)展不相適宜的工作理念、工作模式，努力提高檔案管理工作，以期達(dá)到一個(gè)新的水平[3]。

（一）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的行政管理

檔案工作是高校的基礎(chǔ)性管理工作，因而直接的經(jīng)濟(jì)效益很難得到明顯體現(xiàn)，所以導(dǎo)致部分學(xué)校不夠重視。這樣就會(huì)使檔案工作在學(xué)校的地位不夠高，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)只注意到其服務(wù)功能，但其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能卻被忽視，使得檔案工作的地位更岌岌可危。因此，要想把檔案工作做好，高校的領(lǐng)導(dǎo)一定不能以固化的老觀念看問(wèn)題，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案工作的地位。

（二）提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)高校檔案室現(xiàn)有的工作人員，應(yīng)督促其定期培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)。同時(shí)思想政治教育也不可忽視，不斷提高綜合素質(zhì)。對(duì)以后新進(jìn)來(lái)的人員，必須嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決不予錄用非專業(yè)人士。同時(shí)定期對(duì)所有工作人員進(jìn)行考核，對(duì)于不合格者，下崗或等崗，消除其懈怠心理。同時(shí)，對(duì)于優(yōu)秀的、努力的員工，應(yīng)大力表彰，并及時(shí)給予精神獎(jiǎng)勵(lì)以及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，做到賞罰分明。

（三）提高收集和管理的信息化水平

在信息時(shí)代，將檔案資源，檔案的各項(xiàng)管理過(guò)程進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源高效率的開(kāi)發(fā)利用。我們必須充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案由實(shí)體化到電子化的過(guò)渡，加強(qiáng)高校檔案的信息化管理方略。應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備，使我們?cè)诮邮苄畔⒌念I(lǐng)域產(chǎn)生了重大變革，聯(lián)網(wǎng)使文檔數(shù)字化，為文檔的利用渠道提供了無(wú)限的可能。

3 結(jié)論

隨著中國(guó)高等教育的迅速發(fā)展，高校的檔案管理工作相應(yīng)也有了更高的工作要求。對(duì)工作人員而言，這是一種機(jī)遇，更是一種新的挑戰(zhàn)。在新形勢(shì)下，檔案管理要想適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，高校領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，深化改革，努力提高檔案管理水平[4]。這樣，檔案的信息服務(wù)功能才能得到更好地發(fā)揮，檔案管理工作也將得到不斷完善和優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

[1]陳華.社會(huì)化改革下的高校后勤檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，3：071.

[2]田淑華.高校黨群、行政類檔案分類宜采用”組織機(jī)構(gòu)”分類法[J].黑龍江檔案，2010（6）：41-41.

[3]李崇華.談如何做好學(xué)校的檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際， 2011（4）：85-85.

[4]吳宏.從細(xì)節(jié)出發(fā)做好檔案各環(huán)節(jié)工作[J].黑龍江檔案， 2016，3：092.