企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)的相關(guān)探析

羅光瓊

中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-02

摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運用，社會逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運行的安全性、高效性以及準(zhǔn)確性是當(dāng)前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運行維護以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運行維護的主要目的是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高速運行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數(shù)據(jù)歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護以及體系建設(shè)的要點，并以石油企業(yè)為例，提出當(dāng)前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運行維護 體系建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個領(lǐng)域中的運用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴大。現(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，企業(yè)對其檔案管理系統(tǒng)的運行質(zhì)量提出了更高的要求，同時，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業(yè)中，強化其檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極分析檔案管理運行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)要點

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運行并長時間發(fā)揮其運用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價值。

（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)

在企業(yè)檔案管理實踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運行以及維護并非簡單的維持系統(tǒng)的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保證系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)運行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運行風(fēng)險以及系統(tǒng)錯誤；逐漸完善以及強化系統(tǒng)功能；實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循三個基本原則：（1）預(yù)警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運維系統(tǒng)包括多種預(yù)案，爭在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時預(yù)警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對于系統(tǒng)運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學(xué)性原則。企業(yè)檔案運行維護管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時，各級運行維護系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)避免問題的重復(fù)性處理，逐步實現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學(xué)化。（3）指導(dǎo)性原則。在實際的系統(tǒng)運維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解決與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護工作具備指導(dǎo)性原則。

（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能

運行維護技術(shù)對于檔案管理系統(tǒng)平臺功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性目標(biāo)。另一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當(dāng)具備指導(dǎo)以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗、業(yè)務(wù)變動等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導(dǎo)以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運行維護的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運行維護的準(zhǔn)確性。

另外，針對企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運行維護過程中及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗，進而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進一步提高系統(tǒng)的運行功能。同時，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運行指導(dǎo)等方面的信息，能夠為系統(tǒng)的推廣運用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）制度保障體系的必要性

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運行維護管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運維系統(tǒng)的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護，能夠降低系統(tǒng)運行中的風(fēng)險，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學(xué)的考核以及激勵體制，合理評價信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統(tǒng)運行維護的健康發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)現(xiàn)狀

石油企業(yè)是我國經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)提高對于其檔案管理系統(tǒng)維護管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺?，F(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標(biāo)、揚長避短，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時了解其各個單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實際出發(fā)點制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當(dāng)就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現(xiàn)代社會處于信息化發(fā)展的新時代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當(dāng)確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負(fù)責(zé)人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實性問題是應(yīng)當(dāng)逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術(shù)的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬?，F(xiàn)階段，企業(yè)信息、數(shù)據(jù)均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現(xiàn)故障，就會導(dǎo)致檔案信息在較短時間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準(zhǔn)確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護后，可以快速定位檔案位置，準(zhǔn)確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術(shù)的不斷推進，其在企業(yè)各個領(lǐng)域的運用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)以計算機技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，通過其時效性特點逐漸實現(xiàn)庫房的實時監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。

（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)代化社會的信息數(shù)據(jù)量不斷擴大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進計算機技術(shù)在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)工作，在提高其職業(yè)技能的同時，強化對于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大人員培訓(xùn)投資，邀請相關(guān)專家舉辦講座培訓(xùn)活動，需要指出的是，在實際的培訓(xùn)過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學(xué)習(xí)，也應(yīng)結(jié)合實際案例進行實際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。

（四）積極引進信息技術(shù)的應(yīng)用

近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運用在各個領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的意識，充分意識到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進國內(nèi)外先進管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經(jīng)濟的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行水平影響著企業(yè)的正常運營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)水平將進一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業(yè)的健康發(fā)展。

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