數(shù)字化下檔案信息資源的開發(fā)與利用

張新顏

（山東省社會(huì)保障基金理事會(huì)，濟(jì)南250013）

數(shù)字化下檔案信息資源的開發(fā)與利用

張新顏

（山東省社會(huì)保障基金理事會(huì)，濟(jì)南250013）

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)采集、處理、傳遞和使用信息資源，賦予了檔案數(shù)據(jù)更大價(jià)值。遵循以人為本、服務(wù)為先，法制保障、安全保護(hù)，開發(fā)有效、利用便捷，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、開放帶動(dòng)的原則，從建立健全檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化檔案開發(fā)人員學(xué)習(xí)和服務(wù)意識(shí)、硬件建設(shè)和軟件開發(fā)、打造信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、暢通交流渠道以及加強(qiáng)合作交流等方面展開論述，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用。

一、檔案信息資源數(shù)字化的重要意義與相關(guān)論述

檔案具有憑證、參考的基本作用和價(jià)值，通過對(duì)檔案的開發(fā)與利用，其作用和價(jià)值可以大大增強(qiáng)與提高。［1］如何開發(fā)和利用檔案，將決定檔案價(jià)值所能擴(kuò)展的廣度和深度。在檔案信息管理從傳統(tǒng)管理階段向信息管理階段、信息資源管理階段發(fā)展的過程中，一定時(shí)空里的檔案載體與檔案信息能夠分離，把具備可開發(fā)性和有用性的檔案信息視為一種資源加以管理、運(yùn)用和調(diào)控，即體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。［2］當(dāng)今信息技術(shù)日新月異，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)交匯融合，尤其是因特網(wǎng)融入了整個(gè)社會(huì)，與個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活的方方面面息息相關(guān)，檔案管理也從中受益，基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，即與實(shí)體相分離。檔案信息資源的數(shù)字化具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，它能極大地提高檔案管理與服務(wù)的效率，減少紙質(zhì)檔案底本和原件的使用率并降低損毀的風(fēng)險(xiǎn)，通過信息平臺(tái)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案的廣泛共享，［3］開發(fā)利用檔案信息資源是促進(jìn)黨和政府信息公開的必要保證。［4］在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步依托現(xiàn)有技術(shù)采集、處理、傳遞和使用檔案信息資源，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用，賦予檔案數(shù)據(jù)更大價(jià)值，成為各級(jí)組織和單位信息化建設(shè)的重要方面。

開發(fā)和利用檔案信息資源實(shí)際上是盡可能有效地發(fā)揮檔案的積極效應(yīng)——反過來對(duì)開發(fā)與利用的效益進(jìn)行評(píng)價(jià)，又能夠更好地指導(dǎo)檔案開發(fā)與利用的實(shí)踐工作。朱蘭蘭便以此為生發(fā)點(diǎn)，結(jié)合檔案部門、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等因素在檔案信息資源開發(fā)利用工作中的作用，構(gòu)建 “檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)影響力測度 （三級(jí)）指標(biāo)體系”，試圖通過定量分析來優(yōu)化檔案工作。［5］

在數(shù)字化下檔案工作新的方向與途徑方面，黃維軍指出，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是當(dāng)前最流行的趨勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)環(huán)境的影響使檔案信息資源發(fā)展改變了以往的模式，整合檔案資源、創(chuàng)新服務(wù)方式才能提高檔案的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。［6］冉晉認(rèn)為，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，只有對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的交換、整合和分析，才能實(shí)現(xiàn)大檔案，發(fā)現(xiàn)新的知識(shí)，創(chuàng)造新的價(jià)值。［7］

針對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題，趙源廣提出要加強(qiáng)檔案部門自身建設(shè)、改革檔案部門管理體制、制定和完善有關(guān)檔案開放利用方面的法律法規(guī)等對(duì)策；［8］許紅英給出了深化人才隊(duì)伍建設(shè)、提高檔案管理人員思想意識(shí)、加強(qiáng)安全防范、強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的建議。［2］韋加佳則介紹了一些發(fā)達(dá)國家在檔案信息資源開發(fā)與利用方面靈活多變的檔案呈現(xiàn)方式、科學(xué)合理的檢索方法、全面專業(yè)的檔案利用指南等成功經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我國檔案的開發(fā)與利用具有啟示作用。［9］

本文在借鑒前人研究的基礎(chǔ)上，簡要回顧“十二五”期間中國檔案工作取得的成果，直面當(dāng)下存在的問題與挑戰(zhàn)，著重闡述加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用的原則，以期在新時(shí)期、新形勢(shì)下為檔案工作的開展與落實(shí)提供可以參照的努力方向和基本要求，并就加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與利用提出相應(yīng)的對(duì)策與建議。

二、檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀與問題

“十二五”期間，國家檔案信息化建設(shè)具備一定規(guī)模，初步建成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺(tái)，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺(tái)、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。［10］全國各級(jí)綜合檔案館開放檔案約1.3億卷 （件），公開出版檔案編研成果6080種，21億字；通過舉辦特色展覽、拍攝各類電視文獻(xiàn)專題片等形式，進(jìn)行檔案研究成果的展示與宣傳，以提高檔案價(jià)值對(duì)全民的影響認(rèn)知度和知識(shí)轉(zhuǎn)化理念； 《本草綱目》 《僑批檔案》《黃帝內(nèi)經(jīng)》 《南京大屠殺檔案》和 《元代西藏官方檔案》等一批歷史文獻(xiàn)入選 《世界記憶名錄》，全民檔案保護(hù)意識(shí)明顯增強(qiáng)；利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案信息查詢和推送檔案公共產(chǎn)品。

在 “四個(gè)全面”的戰(zhàn)略布局下，國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和 “互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，正深刻影響著檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式。［10］隨著透明、開放、服務(wù)型的政府建設(shè)要求的增強(qiáng)，信息技術(shù)的發(fā)展將檔案信息資源管理推到政府治理和公共服務(wù)的重要位置。電子政務(wù)建設(shè)是推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化增量和電子化檔案的形成、管理的重要因素，檔案信息化建設(shè)與互聯(lián)網(wǎng)在檔案建設(shè)中的開發(fā)與利用成為發(fā)展趨勢(shì)。

當(dāng)前檔案工作在體制和法律上都還存在一些弊端和缺陷：檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)亟待提升，專業(yè)型人才不足，軟硬件基礎(chǔ)也有待加強(qiáng)；［2］伴隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案開發(fā)與利用在隱私保護(hù)、信息安全、數(shù)字記憶留存等方面都面臨著挑戰(zhàn)和存在著問題。［10］檔案信息資源作為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，其開發(fā)與利用要積極適應(yīng)服務(wù)民生的要求，主動(dòng)適應(yīng)法治中國建設(shè)的需要，更要全面適應(yīng)建設(shè)中國特色社會(huì)主義宏偉目標(biāo)的要求。

三、數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的原則及措施

（一）數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的原則

1.以人為本、服務(wù)為先。人是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，要把滿足人的需求作為檔案信息資源開發(fā)與利用中的根本，不斷滿足人民群眾對(duì)檔案信息的共享要求，更好地為黨和國家事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2.法制保障、安全保護(hù)。在開發(fā)與利用的過程中，開發(fā)者與使用者要始終把安全放在重要位置，切實(shí)加強(qiáng)檔案實(shí)體資源與信息資源的保護(hù)，形成完整的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和有力的檔案法制體系，保障檔案工作的開發(fā)與利用，尤其是在當(dāng)前信息化社會(huì)條件下，更應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理能力。

3.開發(fā)有效、利用便捷。數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)有效地覆蓋人民群眾的不同需求，盡可能使得檔案信息資源發(fā)揮出最大效益；檔案信息資源利用方式、方法要方便，努力構(gòu)建并形成公眾利用檔案更便捷、更有效的新局面。

4.創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、開放帶動(dòng)。把創(chuàng)新作為數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的動(dòng)力源泉，構(gòu)建激勵(lì)創(chuàng)新的機(jī)制體制，創(chuàng)新方法、模式，以共享的、開放的理念帶動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）數(shù)字化下檔案信息資源開發(fā)與利用的措施

隨著全社會(huì)對(duì)檔案資源需求的日益增長，以及綜合新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的背景及其意義，加強(qiáng)新時(shí)期數(shù)字化下檔案信息資源的開發(fā)與利用，應(yīng)該多措并舉，充分發(fā)揮出檔案信息的多方面價(jià)值。

1.建立健全檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，在嚴(yán)格規(guī)范和強(qiáng)化監(jiān)管方面同時(shí)著力。在數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用的過程中要嚴(yán)格參照 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件，建立本單位的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，保證各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范。同時(shí)，在數(shù)字化過程中加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)管和流程監(jiān)管，建立健全檔案的出入庫、掃描等制度，做好重要檔案的數(shù)據(jù)加密工作，既要保證質(zhì)量，更要保障安全。

2.強(qiáng)化檔案開發(fā)人員學(xué)習(xí)和服務(wù)意識(shí)，在優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)和提升素質(zhì)能力方面同時(shí)著力。數(shù)字化檔案信息開發(fā)與利用工作要求包含有信息、科技、語言等諸多要素的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在開發(fā)工作中檔案信息開發(fā)人員的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平是影響開發(fā)質(zhì)量的最重要因素。檔案管理人員不僅要精通檔案專業(yè)理論知識(shí)，更要學(xué)習(xí)了解本單位的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新知識(shí)、新技術(shù)，始終緊跟時(shí)代發(fā)展，不斷拓寬知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，成為具有專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的復(fù)合型人才。同時(shí)，檔案開發(fā)人員要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，廣泛收集社會(huì)關(guān)注、群眾關(guān)心的檔案信息，創(chuàng)新服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)、熱情服務(wù)，真正有效地為黨和國家及人民群眾開發(fā)好檔案資源。

3.推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件開發(fā)方面同時(shí)著力。檔案部門應(yīng)規(guī)劃與建設(shè)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)行文件利用數(shù)據(jù)庫，在電子檔案分類管理、電子文件規(guī)范歸檔以及電子技術(shù)處理等方面要有更高的要求和具體規(guī)范以推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程。面對(duì)不少單位檔案工作人員少，檔案藏量大的情況，使用電子設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)，可以大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。要加大硬件設(shè)施投入，配備大型網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、高拍儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及攝像機(jī)、照相機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。同時(shí)，強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

4.打造信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在建設(shè)完善和有效體驗(yàn)方面同時(shí)著力。檔案管理平臺(tái)是數(shù)字化檔案資源開發(fā)與利用的重要一環(huán)，應(yīng)將其打造成便捷的檔案資源管理操作平臺(tái)、全面的檔案信息公開平臺(tái)、及時(shí)的反饋和便民服務(wù)平臺(tái)，做好檔案工作與群眾之間的橋梁工作。檔案管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)原則應(yīng)注重易用性、交互性和關(guān)懷性，要求檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)置合理、信息導(dǎo)入便捷，加強(qiáng)對(duì)平臺(tái)架構(gòu)、版面布局、搜索功能、借閱申請(qǐng)等性能的有效評(píng)估，提高檔案管理平臺(tái)的建設(shè)水平，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)檔案資源信息化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性；要求檔案信息公開平臺(tái)查詢功能完善，注重用戶體驗(yàn)，能提供在線咨詢、申請(qǐng)結(jié)果反饋、在線閱讀等功能，提高利用者對(duì)信息公開服務(wù)的滿意度；需要不斷拓寬檔案信息來源，及時(shí)將反映本單位重大活動(dòng)、重大事件和重要會(huì)議的新聞信息納入檔案信息平臺(tái)，讓檔案管理平臺(tái)真正成為利用者的 “資料庫”。

5.暢通交流渠道，在傳統(tǒng)手段和創(chuàng)新方式方面同時(shí)著力。積極適應(yīng)不同群體，在保留部分傳統(tǒng)有效手段的同時(shí)，以 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理念為指導(dǎo)思想，優(yōu)化檔案管理部門與用戶交流的渠道。以檔案管理平臺(tái)為核心，以微博、微信和其他的APP等社交媒體為輔助，開展在線服務(wù)，擴(kuò)大信息傳播，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。建立集實(shí)體、平臺(tái)和移動(dòng)新媒體于一體的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，為利用者提供多途徑和獨(dú)特性的人本服務(wù)，以更加快速、立體、互動(dòng)的形式拉近檔案與利用者之間的距離。探索公眾參與創(chuàng)新模式，提高檔案部門為民服務(wù)的響應(yīng)速度，增進(jìn)公眾對(duì)檔案部門的認(rèn)同和支持。［11］

6.加強(qiáng)合作交流，在學(xué)習(xí)借鑒和宣傳推廣方面同時(shí)著力。在數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)過程中可以積極拓展不同部門、不同區(qū)域的精誠合作，開展國際間的業(yè)務(wù)合作、交流與了解，學(xué)習(xí)借鑒優(yōu)秀的、領(lǐng)先的一些檔案資源開發(fā)經(jīng)驗(yàn)、理念、方式、方法等。在檔案信息資源的利用上要注重宣傳推廣，強(qiáng)化正確導(dǎo)向，讓使用者了解利用的平臺(tái)有哪些、哪些資源共享、在利用時(shí)應(yīng)該注意的問題、求助的方式，以不斷擴(kuò)大檔案工作影響力，實(shí)現(xiàn)檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益雙贏。

檔案作為一種重要的資源，其開發(fā)與利用是檔案工作的重點(diǎn)。數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與利用可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的新突破，這種新的突破需要國家、社會(huì)以及各級(jí)單位的通力合作，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的專業(yè)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，在全面建成小康社會(huì)進(jìn)程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

［1］孫華，王玉平.淺談檔案的價(jià)值與開發(fā)利用 ［J］.山東行政學(xué)院山東省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2000（02）.

［2］許紅英.檔案信息管理存在的問題及對(duì)策 ［J］.山東行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（04）.

［3］王新艷.數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源開發(fā)及利用的必要性初探 ［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）.

［4］朱慧偉.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用探析 ［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）.

［5］朱蘭蘭.檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展影響力測度問題初探 ［J］.檔案學(xué)通訊，2011（03）.

［6］黃維軍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用 ［J］.信息工作，2017（01）.

［7］冉晉.大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)與利用［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)報(bào) （自然科學(xué)版），2016（07）.

［8］趙源廣.我國檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀及對(duì)策研究［D］.云南大學(xué)，2014.

［9］韋加佳.美、英、澳、加四國家譜檔案信息資源開發(fā)利用途徑及啟示 ［J］.北京檔案，2014（10）.

［10］全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十三五”規(guī)劃綱要 ［J］.中國檔案，2016（05）.

［11］滕秋.淺談新常態(tài)下檔案利用體系建設(shè)的新舉措 ［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）.

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案；開發(fā)；利用

G27

C

2095-7238（2017）06-0113-03

10.3969／J.ISSN.2095-7238.2017.06.026

2017-07-12

鹿風(fēng)芍