政府機(jī)關(guān)差旅費(fèi)改革對(duì)公司的啟示

談敏

摘 要：中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法出臺(tái)，為公司規(guī)范與改進(jìn)差旅費(fèi)管理提供了借鑒經(jīng)驗(yàn)。文章結(jié)合實(shí)際，對(duì)公司差旅費(fèi)管理提出了意見與建議。

關(guān)鍵詞：差旅費(fèi) 預(yù)算管理 差旅管理公司

因公司差旅費(fèi)管理制度與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，在日常管理中缺乏指導(dǎo)意義，導(dǎo)致公司差旅費(fèi)管理存在諸多問題，缺乏預(yù)算的有效控制，范圍界定模糊不清，各項(xiàng)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)偏低，制度執(zhí)行不到位等。如何對(duì)公司差旅費(fèi)管理進(jìn)行規(guī)范和改進(jìn)，成為成本管理人員需要思考的問題。而財(cái)政部印發(fā)《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“新方法”）對(duì)這一問題的解決具有充分的啟示意義。

一、中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)改革簡(jiǎn)介

新辦法按照分地區(qū)、分級(jí)別、分項(xiàng)目的原則制定差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平、市場(chǎng)價(jià)格及消費(fèi)水平變動(dòng)情況適時(shí)調(diào)整報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。

（一）嚴(yán)格了差旅費(fèi)范圍

新辦法規(guī)定，差旅費(fèi)是指工作人員臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)出差，所發(fā)生的城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)[1]。而在出差期間發(fā)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)、藥品費(fèi)、食品費(fèi)、通訊費(fèi)等均不能夠納入差旅費(fèi)中報(bào)銷。同時(shí)，對(duì)差旅費(fèi)發(fā)生地也進(jìn)行了規(guī)定，只有在常駐地以外地區(qū)出差發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用才能定義為差旅費(fèi)，工作人員在常駐地發(fā)生的住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)等一律不得作為差旅費(fèi)報(bào)銷。

（二）提高了差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

新辦法沿用原規(guī)定按因公出差人員的職務(wù)等級(jí)規(guī)定適用不同的住宿限額標(biāo)準(zhǔn)，但較舊辦法有了較大幅度提升。以住宿費(fèi)為例，副部級(jí)干部由每人每天600元提高到800元，司局級(jí)干部根據(jù)地區(qū)不同由每人每天300元提高到450-500元不等，處級(jí)及以下干部由每人每天150元提高到310-350元不等。

同時(shí)，新辦法明確規(guī)定因公出差人員一律不分職務(wù)職稱等級(jí)，所有人員公務(wù)出差伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)實(shí)行包干并執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并首次明確了包干天數(shù)的計(jì)算口徑。與改革前相比，新辦法因公出差伙食補(bǔ)助費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由原來每人每天50元，提高到100-120元不等，市內(nèi)交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由原來每人每天補(bǔ)助30元提高到80元。

（三）放寬了出差人員乘坐交通工具的規(guī)定

新辦法新增了高鐵、動(dòng)車、全列軟席列車等目前較為常用的交通工具，更加貼近現(xiàn)實(shí)需要。同時(shí)，因公出差人員不僅可以報(bào)銷飛機(jī)票費(fèi)用，民航發(fā)展基金、燃油附加費(fèi)也可以憑據(jù)報(bào)銷，每人次還可以購(gòu)買交通意外保險(xiǎn)一份。

（四）引入了差旅費(fèi)預(yù)算管理

新辦法規(guī)定各單位應(yīng)嚴(yán)格差旅費(fèi)預(yù)算管理，控制差旅費(fèi)支出規(guī)模。同時(shí)明確各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位工作人員出差活動(dòng)和經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的內(nèi)控管理，對(duì)本單位出差審批制度、差旅費(fèi)預(yù)算以及規(guī)模控制負(fù)責(zé)。

二、公司差旅費(fèi)管理的規(guī)范與改進(jìn)

此次中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)改革是新時(shí)期、新環(huán)境下政府切合實(shí)際，加強(qiáng)和規(guī)范差旅費(fèi)管理的重大舉措，對(duì)公司差旅費(fèi)管理的規(guī)范和改進(jìn)有重要的借鑒意義。針對(duì)此次中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)改革的內(nèi)容，對(duì)比公司差旅費(fèi)管理的現(xiàn)狀，不論是制度層面還是執(zhí)行層面，都存在不少問題與漏洞有待改進(jìn)。

（一）嚴(yán)格差旅費(fèi)預(yù)算控制，務(wù)必做到科學(xué)透明。

預(yù)算最初在政府部門施行，此后在多家大型企業(yè)推廣應(yīng)用。實(shí)踐證明，預(yù)算在現(xiàn)代企業(yè)管理中扮演者重要角色。因此，在差旅費(fèi)管理中也不例外。預(yù)算發(fā)揮作用的首要前提在于預(yù)算的制定必須科學(xué)合理，而香港政府預(yù)算的制定審核流程可以為公司差旅費(fèi)預(yù)算提供參考。

從上圖可以看出，香港政府財(cái)政預(yù)算在通過前需經(jīng)過反復(fù)質(zhì)詢，必須兩次對(duì)公眾公開，接受公眾監(jiān)督，機(jī)制嚴(yán)格確?？茖W(xué)且具有高度的透明性。香港政府的差旅費(fèi)預(yù)算也是如此，因此，即便是特首，也不可能隨意出訪，濫用公款。曾經(jīng)有報(bào)道香港行政長(zhǎng)官辦公室公開梁振英就任20個(gè)月內(nèi)的21次外放開支，包括住宿費(fèi)、旅費(fèi)等開支，數(shù)據(jù)精確到每分錢[2]。尤其是兩次外訪珠三角“開支都為0”。

考慮到目前公司出差計(jì)劃性較差，建議公司在編制年度預(yù)算中單獨(dú)設(shè)立差旅費(fèi)預(yù)算。預(yù)算編制推翻原有的舊習(xí)，由下至上，從基層單位到公司機(jī)關(guān)，盡可能詳細(xì)地列明差旅費(fèi)的明細(xì)項(xiàng)目，層層分解，并接受預(yù)算委員會(huì)和廣大員工的質(zhì)詢，進(jìn)一步論證預(yù)算的科學(xué)性與合理性。而公開、透明的預(yù)算制定過程是預(yù)算科學(xué)合理的有效保障。建議通過公司網(wǎng)站、宣傳欄等形式對(duì)外公布，自覺接受監(jiān)督。

（二）修訂公司差旅費(fèi)管理制度，務(wù)必做到與時(shí)俱進(jìn)。

首先，建議明確差旅費(fèi)的開支范圍。目前，公司差旅費(fèi)核算過程中不乏出差期間發(fā)生的餐飲、食品等費(fèi)用，同時(shí)也出現(xiàn)有公司常駐地的住宿費(fèi)、的士票等。根據(jù)新辦法的規(guī)定僅在常駐地以外公務(wù)出差發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用才能納入差旅費(fèi)范疇，同時(shí)強(qiáng)調(diào)差旅費(fèi)只包含城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)四項(xiàng)內(nèi)容。而的士費(fèi)因包含在市內(nèi)交通費(fèi)范疇內(nèi)，適用每人每天80元包干使用的限額，不得報(bào)銷。

其次，調(diào)整住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助以及市內(nèi)交通費(fèi)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。以正副部室長(zhǎng)為例，公司目前的包干指標(biāo)是280元每人每天，其中，市內(nèi)交通費(fèi)為10元，住宿費(fèi)為230元，伙食補(bǔ)助費(fèi)為40元。通過調(diào)查長(zhǎng)沙市場(chǎng)，目前三星級(jí)賓館的普通標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)價(jià)均在300元左右，而出租車起步價(jià)白天為2公里8元，夜間2公里10元。因此，不難發(fā)現(xiàn)人均280元每天的各項(xiàng)指標(biāo)均明顯低于當(dāng)前省內(nèi)的市場(chǎng)價(jià)格。由于指標(biāo)偏低，出差人員難以在指標(biāo)范圍內(nèi)保障正常的吃、住、行，目前絕大部分出差人員差旅費(fèi)執(zhí)行的是實(shí)報(bào)實(shí)銷政策，一定程度上造成了差旅費(fèi)開支增加。

再次，適當(dāng)放寬出差人員乘坐交通工具的范圍。目前，高鐵、動(dòng)車等已經(jīng)成為公差人員的出行首選。目前公司差旅費(fèi)管理制度尚未將上述交通工具納入。同時(shí)，目前公司差旅費(fèi)管理制度中尚未對(duì)乘坐飛機(jī)的民航發(fā)展基金、燃油附加費(fèi)以及交通意外保險(xiǎn)等進(jìn)行明確規(guī)定，不利于差旅費(fèi)的規(guī)范管理。

（三）樹立預(yù)算與制度的權(quán)威，務(wù)必做到“有法必依”。

根據(jù)公司目前差旅費(fèi)管理的現(xiàn)狀，首先是差旅費(fèi)預(yù)算制定不夠科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致預(yù)算的控制作用大打折扣。因此，建議公司一方面強(qiáng)化差旅費(fèi)預(yù)算的編制流程，使得公司差旅費(fèi)預(yù)算更加貼合現(xiàn)實(shí)需要。同時(shí)樹立預(yù)算的權(quán)威，在預(yù)算通過后，嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行。凡在計(jì)劃范圍內(nèi)的出差事宜，預(yù)借差旅費(fèi)及報(bào)銷按照正常的報(bào)銷程序執(zhí)行。否則就應(yīng)專門說明情況，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可預(yù)借差旅費(fèi)和報(bào)銷。

其次是標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位，制度不落實(shí)等情況時(shí)有發(fā)生。這一定程度上是由于當(dāng)前公司差旅費(fèi)管理制度與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，因此，在對(duì)現(xiàn)有管理制度進(jìn)行修訂后，公司必須嚴(yán)格按照差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度執(zhí)行。一方面必須嚴(yán)格遵守差旅費(fèi)“分項(xiàng)計(jì)算，總額包干、超支自負(fù)、節(jié)約歸己”的原則，對(duì)于出差人員未按規(guī)定開支差旅費(fèi)的，超支部分由個(gè)人自理。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)出差人員在出差結(jié)束后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，歸還節(jié)余預(yù)借差旅費(fèi)。另一方面，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定審核差旅費(fèi)開支，對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)出差以及超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)開支的費(fèi)用不予報(bào)銷。

（四）考慮委托專業(yè)差旅管理公司，務(wù)必做到效益最大化

根據(jù)一些大型公司的經(jīng)驗(yàn)，聘請(qǐng)專業(yè)的差旅管理公司已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。例如中國(guó)目前最大的差旅管理公司攜程已為包括可口可樂、松下、寶鋼、中國(guó)平安等在內(nèi)的數(shù)百家跨國(guó)公司和大型企業(yè)提供商旅管理服務(wù)[3]。

而攜程為了滿足中小企業(yè)的差旅管理需求，已于2014年推出了“企業(yè)差旅自助平臺(tái)”，即便差旅消費(fèi)量不大的企業(yè)只要通過資質(zhì)審核，也能獲得專業(yè)的差旅管理服務(wù)?？偨Y(jié)來說，專業(yè)差旅管理的優(yōu)勢(shì)在于：一是企業(yè)先消費(fèi)后付款，月底匯總結(jié)算，省去了員工借款和報(bào)銷的流程。二是獨(dú)有價(jià)格優(yōu)勢(shì)，可以為企業(yè)最高節(jié)省30%的差旅費(fèi)用。三是產(chǎn)品價(jià)格在同一平臺(tái)公開顯示，預(yù)定過程透明規(guī)范，可避免人為的價(jià)格造假。四是在線差旅管理可以實(shí)時(shí)查看各項(xiàng)差旅支出和管控指標(biāo)。

綜上所述，專業(yè)的差旅管理公司擁有充沛的社會(huì)資源，服務(wù)功能強(qiáng)大，有助于公司規(guī)范差旅費(fèi)管理，以最小的成本獲得最大的收益。公司可以考慮適時(shí)引進(jìn)專業(yè)差旅管理公司。

三、結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)改革，是推行厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)制度建設(shè)的重要成果，從制度層面和執(zhí)行層面全面規(guī)范了機(jī)關(guān)工作人員的差旅費(fèi)管理，對(duì)公司差旅費(fèi)管理的規(guī)范與改進(jìn)起到了重要啟示作用。公司一方面可以考慮從內(nèi)部出發(fā)，加強(qiáng)差旅費(fèi)預(yù)算管理，修訂現(xiàn)有差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度，樹立預(yù)算的權(quán)威，強(qiáng)化制度執(zhí)行力。另外，可以考慮引進(jìn)外部力量，借助專業(yè)差旅管理公司這一平臺(tái)，運(yùn)用現(xiàn)代的管理技術(shù)提升公司差旅費(fèi)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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