基建檔案資料在基層單位的收集、整理和歸檔

董小莉

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)一些基層單位的檔案材料管理基本內(nèi)容及工作方式等也亟待得到相應(yīng)革新，但許多基層單位檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的管理方式以及管理理念，這樣，非但不能很好的與目前單位基建檔案資料管理工作的具體需要相適應(yīng)，對(duì)基建檔案管理工作帶來(lái)了較大的不便，面且也對(duì)基建檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)與要求。本文主要根據(jù)我國(guó)相關(guān)基層單位在基建檔案資料的歸檔、收集以及整理工作加以分析，與實(shí)際相結(jié)合給出相應(yīng)的整改措施，從而提升基層單位基建檔案管理的工作效率。

[關(guān)鍵詞]基層單位；基建檔案；收集；整理；歸檔

中圖分類號(hào)：G211 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）30-0337-01

一.基建檔案資料在基層單位的收集、整理和歸檔中存在的基本問(wèn)題

在具體的工作中，有關(guān)部門在對(duì)基建檔案資料進(jìn)行歸檔以及移交時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

首先，所歸檔的材料存在臟亂差的現(xiàn)象，一些重要的圖紙、文件上的顏色也褪掉了，有些十分雜亂、有些被污損，而有的更是被隨意的涂寫(xiě)。對(duì)于有些材料中其書(shū)寫(xiě)規(guī)范性不夠標(biāo)準(zhǔn)，筆、紙也不規(guī)范，許多用的都是復(fù)印件、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙以及鉛筆來(lái)書(shū)寫(xiě)。

其次，基建檔案材料的收集欠缺真實(shí)、齊全以及系統(tǒng)性。同時(shí)，對(duì)材料進(jìn)行移交時(shí)，不按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行，當(dāng)項(xiàng)目竣工之后，各個(gè)科室或個(gè)人為了讓自己更加方便地對(duì)資料進(jìn)行查找以及使用，常常不會(huì)主動(dòng)且及時(shí)地移交資料，這也將導(dǎo)致資料在使用時(shí)發(fā)生損壞、丟失以及外流等相關(guān)情況。如：有一單位七、八十年代房屋建設(shè)的工程圖紙等資料就一直留存在一位多年從事基本建設(shè)工作的老同志手里，現(xiàn)在要進(jìn)行房屋改造需要用到圖紙，只能從這位人稱“活地圖”的老同志處獲取。這些情況不只是對(duì)后期的歸檔工作帶來(lái)了一定的困難，同時(shí)，對(duì)于檔案的利用價(jià)值以及質(zhì)量帶來(lái)了較大的影響，最終造成相應(yīng)的損失。形成這些狀況的基本原因在于基建檔案資料管理的基本體制還不夠完善，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于內(nèi)涵管理不夠重視，僅關(guān)注工程建設(shè)。

此外，在基層單位中還欠缺相關(guān)的管理知識(shí)培訓(xùn)，為此，就算制定了完整的制度，對(duì)基建項(xiàng)目在基層單位中的歸檔要求以及范圍明確到位了，也無(wú)法使其得到良好的執(zhí)行以及貫徹。

二.解決基建檔案資料在基層單位的收集、整理和歸檔的具體方法

對(duì)于當(dāng)前基建檔案資料在基層單位的收集、整理和歸檔中所存在的問(wèn)題我們還必須采取相應(yīng)的方式對(duì)其加以解決，可以根據(jù)經(jīng)濟(jì)或者行政手段來(lái)失去建設(shè)單位以及施工單位一起將此項(xiàng)工作做到位。

（一）提升基層單位管理人員的檔案意識(shí)

首先，必須加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，這能讓基建檔案工作獲得領(lǐng)導(dǎo)更多的關(guān)心、支持以及重視。其次，必須加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，提高其對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任心和敏感度。同時(shí)，超前把控好重要的歸檔資料，必須發(fā)揮基建工作人員的作用，提升其在檔案形成過(guò)程中的資料收集意識(shí)，掌握基建工作的具體過(guò)程，強(qiáng)化對(duì)于各階段的基本管理，根據(jù)相關(guān)要求對(duì)每一環(huán)節(jié)的原始資料給予及時(shí)的保管、收集以及整理，以此來(lái)確保歸檔資料的真實(shí)性、完整性、可靠性以及齊全性，方便以后檔案工作的利用與開(kāi)展。

（二）完善基建檔案資料的收集工作

基層單位內(nèi)，基建檔案材料的收集工作能否有效且持續(xù)的展開(kāi)，這一般取決于基層單位檔案管理人員以及基建技術(shù)工作人員的互相配合，首先，基層單位管理人員在具體的基建工程建設(shè)中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)完成后，必須根據(jù)有關(guān)的規(guī)定對(duì)此過(guò)程產(chǎn)生的相關(guān)文件資料進(jìn)行篩選、整理以及鑒定，并及時(shí)上報(bào)給本部位的管理部門。其次，為了保證基建檔案資料處于完整狀態(tài)，確保單位檔案管理工作的具體要求與基建檔案整理歸檔工作相一致，基層單位的具體檔案管理部門還需要選擇合理且科學(xué)的方式加以管理，比如制定技術(shù)管理制度，通過(guò)這種技術(shù)管理方式來(lái)幫助單位的相關(guān)工作人員完善各項(xiàng)基建資料的積累、形成以及整理工作。對(duì)相關(guān)基建文件資料加以檢查與清點(diǎn)，與此同時(shí)，還要對(duì)容易遺留的零星文件進(jìn)行收集追補(bǔ)。通常來(lái)說(shuō)，基建工程項(xiàng)目的具體周期比較長(zhǎng)，為此，對(duì)其檔案情節(jié)分段收集與整理是必不可少的，收集檔案的基礎(chǔ)在于對(duì)材料文件的積累。由于文件在形成的過(guò)程需要較長(zhǎng)的時(shí)間，而且基建工程展開(kāi)作業(yè)的地點(diǎn)（位置？？考慮下）一般都比較復(fù)雜，如果不把平常的積累做到位，那么，將會(huì)非常容易丟失相關(guān)檔案材料，這對(duì)于之后基建檔案資料的利用與開(kāi)發(fā)帶來(lái)不可預(yù)測(cè)的不良影響。所以，在開(kāi)展基建檔案收集工作時(shí)必須完全掌握工程的基本建設(shè)進(jìn)度，加強(qiáng)材料的日常積累，確保材料收集的質(zhì)量。

（三）完善基建檔案資料的整理工作

基建資料在基層單位中，其數(shù)量較大且種類較多，要想對(duì)這些相關(guān)材料文件展開(kāi)科學(xué)合理的整理，并加以充分利用，則必須在科學(xué)分類的引導(dǎo)下方能實(shí)現(xiàn)，把所有收集起來(lái)的基建檔案文件材料進(jìn)行整理，將那些無(wú)歸檔價(jià)值或者重復(fù)的文件篩選出來(lái)，把已經(jīng)缺失的文件補(bǔ)起來(lái)，確保每一份材料文件的完整度。在完成收集之后，所有的檔案資料必須設(shè)立一個(gè)專柜來(lái)進(jìn)行存放處理，并且找專人給予保管，定時(shí)對(duì)保管以及數(shù)量的基本狀況展開(kāi)全面的檢查，使具體管理程序規(guī)范化，同時(shí)，還要定時(shí)對(duì)材料檔案進(jìn)行消毒除塵，確保檔案材料的完整度與整潔度。在對(duì)基建工程合同進(jìn)行千分之一時(shí)，要對(duì)需要整理的基建材料套數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量要求以及歸檔時(shí)間等相關(guān)事項(xiàng)明確到位，對(duì)于那些不完整齊全的基建檔案不予以付款以及驗(yàn)收，通過(guò)這種形式來(lái)規(guī)范、控制以及監(jiān)督基建檔案的整理工作。此外還要將文書(shū)檔案以及基建檔案材料進(jìn)行區(qū)分，對(duì)于一文多件的材料文件則需要把相關(guān)原文件加以歸檔整理，比如項(xiàng)目任務(wù)書(shū)以及計(jì)劃任務(wù)書(shū)等。由于單位工程建設(shè)容易產(chǎn)生較多的材料檔案，交叉分類以及涉及面較廣，所以，我們必須對(duì)其相關(guān)聯(lián)系加以了解，確?；ú牧蠙n案工作的有序進(jìn)行，以此來(lái)滿足管理與查閱的基本需求。

（四）完善基建檔案資料的歸檔工作

在展開(kāi)具體工作時(shí)，工作人員必須懂得區(qū)分何為基建檔案、何為文書(shū)檔案，并針對(duì)相關(guān)規(guī)定來(lái)對(duì)他們的歸檔范圍進(jìn)行確認(rèn)。為了確?；n案在基層單位中的完整度以及全面度，我們必須將基建檔案管理與工程建設(shè)驗(yàn)收、計(jì)劃以及總結(jié)等各個(gè)階段的工作聯(lián)系起來(lái)，讓所有相關(guān)工作步調(diào)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案材料的基本立卷必須保持清晰的字跡、統(tǒng)一的格式以及清楚的圖像，同時(shí)，根據(jù)相關(guān)材料而進(jìn)行規(guī)律化，對(duì)于文件材料的基本內(nèi)容、載體形式以及實(shí)際價(jià)值進(jìn)行梳理，根據(jù)其具體的組卷來(lái)對(duì)其展開(kāi)歸檔工作，為了方便之后的管理與利用，還必須將其科學(xué)分類，以此來(lái)保證其具體的功能性。

結(jié)束語(yǔ)

基建檔案資料在基層事業(yè)單位中屬于具體建設(shè)活動(dòng)的第一手資料，它對(duì)于之后的項(xiàng)目維護(hù)、新建以及改建都具有十分重要的作用?；鶎訂挝换n案材料中包括了較多的信息，它在具體的基礎(chǔ)建設(shè)活動(dòng)中能夠?qū)D表以及方案材料加以積累，為此，具體包括了設(shè)計(jì)材料、綜合管理、監(jiān)管文件、項(xiàng)目可行性執(zhí)行、施工文件以及管理文件等，它記錄了具體項(xiàng)目建設(shè)從提出、可行性研究、計(jì)劃、設(shè)計(jì)以及使用的全部過(guò)程，所以，基建檔案資料不只是從靜態(tài)上對(duì)建設(shè)工程的基本面貌加以反映，同時(shí)，還是從動(dòng)態(tài)上對(duì)其建筑的具體發(fā)展與變化加以反映。由此可知，檔案資料被妥善、準(zhǔn)確的管理對(duì)于工程的擴(kuò)建、維修、利用以及改建都有著較大的作用。

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