文書檔案現(xiàn)代化管理策略探究

廖蓓蓓

【摘要】隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代化管理策略在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的文書檔案管理中得到了普遍施行，且逐漸趨于成熟。本文在結(jié)合工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，分別從制度、技術(shù)和人才三方面，對(duì)文書檔案的現(xiàn)代化管理策略進(jìn)行了探究。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；現(xiàn)代化管理；策略

文書檔案管理是檔案管理工作的重要內(nèi)容，文書檔案記載著單位、組織的發(fā)展概況和現(xiàn)實(shí)狀況，在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的發(fā)展中具有不可替代的作用。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，文書檔案的現(xiàn)代化管理和利用成為一種必然趨勢。在文書檔案管理工作實(shí)踐中，筆者累計(jì)整理文書檔案313卷6387件，其中長期122卷3084件，30年134卷3084件，10年57卷2047件，隨著現(xiàn)代化管理策略的應(yīng)用，筆者切實(shí)感受到手工勞動(dòng)強(qiáng)度的不斷降低以及工作效率的快速提升，促使單位文書檔案管理不斷適應(yīng)形勢發(fā)展需求。下面，就文書檔案的現(xiàn)代化管理策略做如下介紹。

一、建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書檔案管理效率具有重要意義?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時(shí)宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書檔案管理績效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

二、采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確?，F(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技術(shù)的應(yīng)用，還能在文書檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過后才能進(jìn)入系統(tǒng)?？梢姡F(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

三、打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍

專業(yè)化、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍在文書檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程中發(fā)揮著重要作用，因此有必要通過專業(yè)技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)和現(xiàn)代管理方法培訓(xùn)，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水平的文書檔案管理隊(duì)伍。在具體實(shí)踐過程中，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)現(xiàn)有人才招聘機(jī)制作出適當(dāng)調(diào)整，最大限度地吸納高素質(zhì)人才到現(xiàn)有隊(duì)伍中來。同時(shí)，注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在文書檔案的現(xiàn)代化管理中發(fā)揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發(fā)展對(duì)文書檔案管理工作的要求，還應(yīng)當(dāng)重視文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，通過形式多樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助員工樹立現(xiàn)代化的工作服務(wù)理念。例如，在新員工入職培訓(xùn)活動(dòng)中，通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)、考核及技能大賽，增強(qiáng)文書檔案管理人員的競爭意識(shí)和對(duì)現(xiàn)代管理技術(shù)的重視，進(jìn)而培養(yǎng)出專業(yè)化、復(fù)合型、高水平的人才，全面推動(dòng)文書檔案的現(xiàn)代化管理。可見，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案管理人員的競爭意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)其不斷提升綜合素養(yǎng)，與同事間保持融洽的合作關(guān)系，同時(shí)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理知識(shí)和技術(shù)，這是確保文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化管理策略在文書檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了文書檔案由傳統(tǒng)案卷管理向現(xiàn)代文件管理的轉(zhuǎn)變，加速了文檔一體化的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程，提高了文書檔案開發(fā)管理的效率與質(zhì)量，促使文書檔案管理工作走上了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。然而，現(xiàn)階段已有的文書檔案管理手段尚不能完全滿足實(shí)際工作需要，也無法全面取代傳統(tǒng)的文書檔案管理辦法，所以需要將兩者進(jìn)行互補(bǔ)結(jié)合，讓文書檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用，為單位提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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