規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)研究

馮克民

【摘要】本文論述了規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）的內(nèi)涵，規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基本原則，規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】范化；數(shù)字檔案館（室）；建設(shè)；研究

隨著綜合電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷完善，檔案館（室）正逐步邁入數(shù)字化發(fā)展階段，強(qiáng)化規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)已成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會進(jìn)步的必然選擇。本文從規(guī)范數(shù)字檔案館（室）的內(nèi)涵出發(fā)，分析目前規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基本原則，探討規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的有效途徑。

規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是我國檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，其目的是突破傳統(tǒng)、封閉的檔案管理模式束縛，構(gòu)建起以“有序的信息空間和開放的信息環(huán)境”為特征的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案工作從手工管理為主向計算機(jī)管理為主、從檔案實(shí)體管理為主向檔案信息管理為主、從檔案存儲保管為主向檔案利用服務(wù)為主的轉(zhuǎn)化。檔案管理工作者要明確規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）的內(nèi)涵，及時總結(jié)規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基本原則，遵循邊服務(wù)邊建設(shè)、以服務(wù)促建設(shè)、以利用者需求為核心的建設(shè)方針，探討規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的有效途徑。使得數(shù)字檔案館（室）更好地體現(xiàn)檔案管理的人性化和服務(wù)利用的便捷性，最大限度地滿足不同階層利用者多元化利用檔案的需求。

一、規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）的內(nèi)涵

相對傳統(tǒng)意義上的檔案館（室）而言，數(shù)字檔案館（室）是一個全新的模式和概念。從國內(nèi)外檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程來看，規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）的內(nèi)涵涉及檔案信息的采集、鑒定、整理、存儲、檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計等領(lǐng)域的數(shù)字化運(yùn)營。其特征主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）館藏檔案信息數(shù)字化。立檔單位將各種歸檔的檔案信息及其元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制數(shù)字文件存儲起來，并以檔案的電子備份支持對館藏檔案信息的自動化管理，提高檔案信息的安全性。

（二）館（室）空間虛擬化。數(shù)字檔案館（室）不是一種物理存在的實(shí)體，而是在網(wǎng)絡(luò)平臺上構(gòu)建的、超越了時空限制的、可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程交流與存取的虛擬館藏空間和開放信息系統(tǒng)，用戶可以在任何時間地點(diǎn)利用自己的終端通過網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和獲取檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案利用的異地化、遠(yuǎn)程化。

（三）信息資源共享化。數(shù)字檔案館（室）是一個連接網(wǎng)絡(luò)上所有檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)傳遞系統(tǒng)，每個數(shù)字檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的小節(jié)點(diǎn)，由此構(gòu)成了一個館藏極其豐富、信息資源共享的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這些可共享的檔案信息資源不為我有、勝似我有，滿足了用戶日益增長的檔案信息需求。

（四）信息檢索便捷化。數(shù)字檔案館（室）依托計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的巨大優(yōu)勢，通過廣泛的用戶接口，直觀易用的人機(jī)界面，為用戶提供了方便、迅捷的檔案信息檢索、查閱和利用條件。規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）是社會信息化的產(chǎn)物，其建設(shè)不僅會促進(jìn)檔案管理理論、管理技術(shù)和管理方法的變革，也將通過檔案信息資源的充分共享和有效利用，最大限度地發(fā)揮檔案信息的增值作用，推動檔案管理事業(yè)的跨越式發(fā)展。

二、規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基本原則

規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略性意義的系統(tǒng)工程，需要從服務(wù)現(xiàn)實(shí)的角度進(jìn)行周密的考慮，形成正確的指導(dǎo)思想和建設(shè)原則。只有這樣，數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)才能既有前瞻性，又有現(xiàn)實(shí)性，并更加富有成效。

（一）效益性原則。規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的效益性包含了經(jīng)濟(jì)效益和社會效益兩個方面，效益性原則就是將社會效益和經(jīng)濟(jì)效益結(jié)合起來，考慮經(jīng)濟(jì)效益的同時爭取社會效益最大化，這一原則要貫穿數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的始終。首先，規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)偉大的文化工程，社會效益理應(yīng)成為建設(shè)過程中的主要判定標(biāo)準(zhǔn)。其次，規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)包括檔案信息資源的挖掘、檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、檔案管理人才的培訓(xùn)等一系列內(nèi)容，所需費(fèi)用十分巨大。因此，在建設(shè)過程中要最大限度地降低成本，盡量減少不必要的資源消耗，力爭實(shí)現(xiàn)最佳的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）滿足利用者需求原則。在傳統(tǒng)檔案館（室），檔案保管者和利用者之間是一種不平等關(guān)系，檔案信息利用者處于被動地位，能否得到所需信息有很大的不確定性，在一定程度上制約了利用者的有效需求。規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)突破了傳統(tǒng)的封閉管理模式，以滿足利用者的需求作為創(chuàng)建檔案信息資源環(huán)境的根本出發(fā)點(diǎn)，為利用者快速、準(zhǔn)確、全面地提供所需信息。利用者可以借助數(shù)據(jù)庫的檢索系統(tǒng)、檢索軟件和操作系統(tǒng)自主地了解檔案資源環(huán)境的構(gòu)成，通過自助行為對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫檔案信息資源進(jìn)行聯(lián)機(jī)瀏覽、檢索，實(shí)現(xiàn)檔案利用異地化、遠(yuǎn)程化，從而滿足利用者的多元化利用檔案的需求，

（三）高效服務(wù)原則。規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的根本目的是提高檔案信息的服務(wù)利用效率。要實(shí)現(xiàn)這一目的，首先要對數(shù)字檔案利用服務(wù)體系進(jìn)行科學(xué)的組織和規(guī)劃，使館（室）工作人員樹立主動服務(wù)意識，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。第二要強(qiáng)化館藏檔案的檢索工具數(shù)字化，便于利用者快速準(zhǔn)確地獲取檔案目錄信息或檔案原文信息，以智能化的信息檢索完善現(xiàn)代化的信息服務(wù)。第三要建設(shè)多元化的信息資源庫，有針對性地開發(fā)利用率較高的檔案信息資源，滿足不同層次網(wǎng)絡(luò)用戶的檔案信息需求，使數(shù)字檔案館真正成為一個開放式檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。

（四）協(xié)調(diào)合作原則。規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)不是一個孤立的過程，其中既涉及到傳統(tǒng)實(shí)體檔案館（室）與數(shù)字檔案館（室）的協(xié)調(diào)發(fā)展問題，也涉及到不同地區(qū)、不同類型數(shù)字檔案館（室）的合作發(fā)展問題。傳統(tǒng)實(shí)體檔案館（室）與數(shù)字檔案館（室）是檔案信息傳遞的兩條平行軌跡，前者主要擔(dān)負(fù)長期保存檔案和提供檔案憑證的職責(zé)，（下轉(zhuǎn)第183頁）（上接第175頁）后者主要承擔(dān)檔案網(wǎng)絡(luò)化信息利用的職責(zé)，兩者在相當(dāng)長一個時期將互補(bǔ)、并存。不同地區(qū)、不同類型數(shù)字檔案館（室）開發(fā)出體現(xiàn)本館（室）優(yōu)勢的特色檔案數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)據(jù)平臺合作構(gòu)建起信息資源共享網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)。

三、規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的有效途徑

規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須在遵循檔案工作基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，不斷開拓創(chuàng)新，探索出一條富有時代特色與優(yōu)勢的規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)有效途徑。

（一）優(yōu)化檔案信息資源數(shù)字化流程。從數(shù)字化的角度看，數(shù)字檔案館（室）的檔案信息資源由非數(shù)字化檔案和已數(shù)字化電子檔案兩部分組成，優(yōu)化檔案信息資源數(shù)字化流程旨在更好地發(fā)揮兩部分檔案資源的價值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。1.對傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化。通過計算機(jī)錄入、轉(zhuǎn)化、處理等過程將傳統(tǒng)非數(shù)字化館藏檔案的文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為0和1組成的數(shù)碼序列，存儲到磁盤、光盤等物理載體上，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化。2.數(shù)字化檔案信息的整合與實(shí)時共享。根據(jù)館（室）數(shù)字檔案信息的內(nèi)容、數(shù)量、種類，有條理地規(guī)劃、整合，編制數(shù)字化檔案信息檢索系統(tǒng)，建立相關(guān)的鏈接，保證數(shù)字化檔案信息完整準(zhǔn)確地傳遞，便于利用者及時準(zhǔn)確地檢索到所需檔案信息。

（二）建立高質(zhì)量數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量是規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）的生命線，通過開發(fā)、整理、分類、合并等措施對超大規(guī)模的檔案信息資源在數(shù)字狀態(tài)下進(jìn)行重組和再創(chuàng)造，進(jìn)而建設(shè)起具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫是規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的核心要素。首先，要由檔案行政管理部門牽頭建立協(xié)調(diào)建庫的管理機(jī)構(gòu)，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及數(shù)據(jù)的記錄格式、數(shù)據(jù)庫的存貯、獲取、傳輸一致性協(xié)議，提高數(shù)字檔案信息檢索效率。其次，積極構(gòu)建科研成果數(shù)據(jù)庫、圖片資料庫、專家學(xué)者庫等館藏特色數(shù)據(jù)庫，提高利用者尋找信息的速度和質(zhì)量。第三，利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，創(chuàng)建虛擬數(shù)據(jù)庫，或與商用光盤數(shù)據(jù)庫、聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫等成熟數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效鏈接，低成本、高效益地豐富和完善現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫信息量。

（三）開發(fā)簡捷高速的數(shù)字檔案信息檢索系統(tǒng)。數(shù)字檔案館（室）以網(wǎng)絡(luò)為依托，將豐富的檔案信息資源納入數(shù)據(jù)庫，利用者是否能快速便捷地查找到自己需要的信息就成為發(fā)揮其潛在價值的標(biāo)尺。面對數(shù)字檔案信息利用者需求特征表現(xiàn)出的內(nèi)容廣泛、類型多樣，層次復(fù)雜等特點(diǎn)，開發(fā)一個簡捷高速的數(shù)字檔案信息檢索系統(tǒng)能夠?yàn)槔谜咛峁└油陚涞姆?wù)。數(shù)字檔案館（室）的信息檢索系統(tǒng)開發(fā)要兼顧現(xiàn)實(shí)和利用者需求，以廣泛收集利用者的需求信息、開展利用者需求預(yù)測為基礎(chǔ)，開發(fā)出多形式、多層次、多結(jié)構(gòu)的檢索系統(tǒng)，為利用者提供多維的檢索入口和高效的服務(wù)。同時要借助OCLC聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目的能力和館際互借服務(wù)的查詢方式，完善數(shù)字檔案的館際聯(lián)機(jī)檢索功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的異館、異地檢索共享。

（四）筑構(gòu)完備的數(shù)字檔案信息安全保障體系?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）存在的前提，注重網(wǎng)絡(luò)安全，筑構(gòu)完備的數(shù)字檔案信息安全保障體系是規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）可持續(xù)發(fā)展的重要保證。在技術(shù)層面，要在檔案館（室）局域網(wǎng)與檔案專網(wǎng)之間、檔案專網(wǎng)和公網(wǎng)之間分別設(shè)立防火墻，通過網(wǎng)絡(luò)層控制內(nèi)外網(wǎng)之間計算機(jī)的互訪，阻止網(wǎng)絡(luò)黑客等不法人員的惡意入侵和對檔案信息的篡改。對于重要檔案信息采用數(shù)據(jù)加密、身份識別、實(shí)名信息確認(rèn)等技術(shù)手段，規(guī)范訪問行為，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。在管理層面，制定相關(guān)的檔案信息安全管理制度，強(qiáng)化檔案館（室）工作人員的信息安全意識，提高應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的業(yè)務(wù)能力。

我們已經(jīng)進(jìn)入到一個以信息技術(shù)為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)時代，規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是社會信息資源系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分。檔案管理工作者要明確自己所肩負(fù)的歷史使命，積極投身于規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）的研究、建設(shè)和管理中來，更好地發(fā)掘數(shù)字檔案資源的潛在價值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步作出檔案工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。