基于規(guī)范化綜合檔案室的建設(shè)實(shí)現(xiàn)科研單位檔案可持續(xù)發(fā)展

胡惠萍

【摘要】傳統(tǒng)的分散檔案保管模式影響了檔案價(jià)值的開發(fā)與利用，因此通過規(guī)范化綜合檔案室的建設(shè)，才能夠更加有效地提高檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)科研單位檔案的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；綜合檔案；可持續(xù)發(fā)展

科研單位檔案內(nèi)容涉及范圍廣、數(shù)量大，基于傳統(tǒng)管理模式下進(jìn)行檔案信息的查詢使用，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此，只有建立現(xiàn)代化、規(guī)范化的綜合檔案室，才能夠滿足科研單位的發(fā)展需求。

一、在科研單位基于規(guī)范化建立綜合檔案室的必要性

建立規(guī)范化的綜合檔案室，有助于為科研單位對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與使用奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，這種規(guī)范化綜合檔案管理模式，有效地優(yōu)化了管理的方式、提高了管理的效果。其優(yōu)勢(shì)主要在于：一是有利于單位的建設(shè)和發(fā)展。二是有利于單位整體素質(zhì)的提升。三是有利于與其他單位的交流和學(xué)習(xí)。四是是有利于維護(hù)檔案的完整、安全。五是有利于對(duì)方案進(jìn)行充分的開發(fā)與使用。六是有助于科研單位推行科學(xué)管理手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，為建立現(xiàn)代化檔案管理模式打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、基于規(guī)范化要求為科研單位建設(shè)規(guī)范化綜合檔案室

（一）完善檔案綜合管理機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)。基于“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的建設(shè)準(zhǔn)則，完善檔案管理現(xiàn)有體制，建立領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任一把手，辦公室主任及各研究部門配合管理，檔案工作者具體操作，其他部門協(xié)調(diào)幫助，科研單位及各部門員工共同參與的分級(jí)明確的管理體系；同時(shí)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)，可以根據(jù)人員的變更及時(shí)做出調(diào)整。另外，要完善不同種類檔案歸檔及管理制度的構(gòu)建，確定各員工具體的責(zé)任，做好檔案的定期存檔、檢查、移交和管理工作。

（二）強(qiáng)化單位整體的檔案意識(shí)。在單位內(nèi)部通過張貼海報(bào)、電視講話、開大會(huì)等方式為全體工作人員宣傳檔案法律法規(guī)知識(shí)，提高大家對(duì)檔案的管理意識(shí)，通過強(qiáng)化科研單位工作者的檔案參與、管理、監(jiān)督意識(shí)等方式，幫助科研單位構(gòu)建良好的檔案管理氛圍。

（三）建立健全檔案考核制度。要堅(jiān)持目標(biāo)設(shè)立的三項(xiàng)原則：一是形成共識(shí)，讓單位的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃對(duì)職工的行為產(chǎn)生牽引作用。二是細(xì)化目標(biāo)，即進(jìn)行目標(biāo)的指標(biāo)分解和時(shí)間分解。三是責(zé)任到人，把總目標(biāo)分解為單位目標(biāo)、部門目標(biāo)和崗位目標(biāo)，使任務(wù)分工到崗、責(zé)任落實(shí)到人。另外，要做好政策上保證措施的制定。在檔案工作開展中，要加大檔案工作手冊(cè)的印發(fā)，要做到每人一本，讓所有工作者都明確自身的工作職責(zé)與義務(wù)；在每年年終考核的時(shí)候，要對(duì)兼職與專職檔案管理人員進(jìn)行年終考核，從而激發(fā)檔案管理人員工作的積極性。比如在科研單位，就可以將各部門檔案管理工作的實(shí)際效果，納入到年終績(jī)效管理指標(biāo)體系考核當(dāng)中，對(duì)于檔案材料管理不完善、移交不及時(shí)的進(jìn)行處罰，對(duì)于完成好的給予獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)大家的工作動(dòng)力。

（四）做好檔案整理工作?？蒲袉挝坏目蒲谐晒际菙?shù)輩人經(jīng)過努力后的智慧結(jié)晶，因此做好檔案管理工作十分重要。由于早期工作忽視了檔案管理的重要性，因此在后期要發(fā)動(dòng)退休人員捐贈(zèng)過往檔案資料，通過查補(bǔ)缺項(xiàng)、及時(shí)補(bǔ)漏的方式，提高檔案的完整性。

三、完善規(guī)范化綜合檔案室的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科研單位檔 案可持續(xù)發(fā)展

（一）建立科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)?？蒲袉挝粦?yīng)該基于單位發(fā)展的實(shí)際狀況，建立符合自身發(fā)展的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，以使用便捷、管理嚴(yán)謹(jǐn)為原則，提高檔案的保密程度，避免重要檔案被竊取或者泄露，確保檔案的安全可靠性，優(yōu)化檔案工作質(zhì)量、提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目的。另外，要根據(jù)“輕重緩急、急用常用優(yōu)先”原則，有序安排庫(kù)藏各類檔案文件進(jìn)行數(shù)字化加工。通過依托數(shù)字化檔案手段，打造文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并將重要的、使用次數(shù)多的紙質(zhì)類檔案編制成全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并有針對(duì)性地打造音頻、圖片等多媒體數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。

（二）增加檔案利用方法。為科研提供服務(wù)、打造和諧氛圍的時(shí)候都可以利用到檔案信息資源。因此，科研單位可以定期進(jìn)行科研成果展覽、專家點(diǎn)評(píng)等方式，為單位內(nèi)部建立完善的檔案文化。并通過這種方式為管理層的決策與相關(guān)制度措施的制定，提供有價(jià)值的、可靠的具體資料。

（三）完善檔案的安全管理。首先要增強(qiáng)檔案的實(shí)體安全管理。在檔案管理中，可以在檔案室安裝防盜門窗、電子溫度控制器等；同時(shí)也要做好檔案室內(nèi)的蛀蟲、霉菌的滅殺；切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理要求，使用無酸紙裝具安放歸檔檔案、使用定制檔案收納盒保管紙質(zhì)檔案等。其次強(qiáng)化數(shù)字檔案的安全管理。在數(shù)字檔案管理中要完善數(shù)字網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，積極引入先進(jìn)的信息安全管理措施及模式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)外部攻擊的有效抵御，進(jìn)而強(qiáng)化自身信息安全保護(hù)能力與隱蔽性，提高數(shù)字檔案信息管理的安全程度。另外，要做好風(fēng)險(xiǎn)的分析與估測(cè)，制定緊急應(yīng)對(duì)方案。最后要推行異地備份科研單位檔案制度。在異地進(jìn)行科研檔案的備份是保護(hù)檔案的一種有效手段，但是在此期間必須提高檔案管理工作者的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防意識(shí)，強(qiáng)化綜合檔案室的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，保證科研單位檔案的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，完善規(guī)范化綜合檔案室的建設(shè)，將提高檔案信息的利用效果及價(jià)值，實(shí)現(xiàn)科研單位檔案建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

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