淺析高校辦公室公文電子化管理的必要性

吳娜

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，公文電子化必將成為未來公文處理的趨勢(shì)。但在現(xiàn)階段，電子化與傳統(tǒng)辦公仍需經(jīng)歷一段并行的過渡期。以東莞理工學(xué)院城市學(xué)院為例，探討現(xiàn)階段推行公文電子化的困境以及如何優(yōu)化電子公文處理，確保各項(xiàng)工作高效、準(zhǔn)確完成，推進(jìn)校園“無紙化”辦公進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】高校；辦公室；公文處理；電子化

東莞理工學(xué)院城市學(xué)院位于廣東省東莞市，是一所全日制本科獨(dú)立學(xué)院。學(xué)校于2011年就啟動(dòng)數(shù)字化校園項(xiàng)目，目前學(xué)院正在積極建設(shè)校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來初步實(shí)現(xiàn)公文電子化管理，公文電子化管理對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的變革，適應(yīng)了人們工作的普遍需要，也給公文管理帶來了極大方便和益處。

一、高校辦公室公文管理現(xiàn)狀

公文管理是高校行政工作的一項(xiàng)首要的工作職責(zé)和任務(wù)，也是承上啟下、內(nèi)外溝通的重要途徑。公文管理工作是高校辦公室的日常工作，也是一項(xiàng)工作量相對(duì)較大的基礎(chǔ)性工作，做好公文處理工作對(duì)于高校行政工作的順利開展有著非常重要的意義。以東莞理工學(xué)院城市學(xué)院為例，辦公室的公文管理主要以收文管理、發(fā)文管理、請(qǐng)示報(bào)告為主。收文管理，主要是處理上級(jí)單位及外單位來文的接收、擬辦、送呈辦、傳閱、簽批意見等工作，實(shí)現(xiàn)外來文件的順利傳達(dá)及存檔功能。發(fā)文管理，主要用于管理學(xué)院內(nèi)部的發(fā)文工作，實(shí)現(xiàn)文件的起草、審核、簽發(fā)、校對(duì)、套用紅頭、蓋章、發(fā)布、歸檔等流程的管理。請(qǐng)示報(bào)告，主要用于學(xué)院內(nèi)部簽呈、請(qǐng)示、報(bào)告，實(shí)現(xiàn)文件的順利傳達(dá)與簽批功能。以學(xué)院日常收文為例，傳統(tǒng)收文模式是接收文件后打印、編號(hào)、起草、校對(duì)，由專人送至相關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)審批后，再次復(fù)印，由辦公室人員轉(zhuǎn)交執(zhí)行部門或執(zhí)行部門派專人領(lǐng)取。以收文人員擬稿開始計(jì)算工作日，處理整套文件的流程制作處理箋、送稿、擬辦、簽批、分發(fā)等環(huán)節(jié)需要花費(fèi)至少5個(gè)勞動(dòng)量。如需重新打印、督辦則需再增加2個(gè)勞動(dòng)量。而通常這些工作是由1-2個(gè)工作人員完成，處理環(huán)節(jié)銜接時(shí)間的拖延不算，只是完成一個(gè)程序需要的人力遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過實(shí)際需要。由于高校行政人員工作繁雜瑣碎，日常工作重復(fù)性強(qiáng)，創(chuàng)新點(diǎn)少，這就造成傳統(tǒng)辦公室事務(wù)繁多、工作量難以計(jì)算、人員稀缺等現(xiàn)象。

二、高校辦公室公文電子化管理應(yīng)用的必要性

（一）提高公文處理效率，推進(jìn)信息資源共享。高校公文電子化管理能夠加快目前高校公文工作流轉(zhuǎn)時(shí)效，突破紙質(zhì)化辦公的地域以及時(shí)間限制。高校中的領(lǐng)導(dǎo)大多不是單一地從事行政工作，還會(huì)有例如上課、參加評(píng)審會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、考察交流等外出事務(wù)，公文紙質(zhì)化辦公大大限制了文件的處理時(shí)效性。以東莞理工學(xué)院城市學(xué)院為例，學(xué)院辦公室配備收文負(fù)責(zé)人1名、發(fā)文負(fù)責(zé)人1名。收文每日對(duì)接上級(jí)單位文件平均8-10份，均需打印后呈送簽批，簽批程序繁瑣，如多個(gè)部門處理，則需多位院領(lǐng)導(dǎo)簽批后發(fā)送至執(zhí)行部門。因此，采取公文電子化管理就可以替代人工呈送的方式進(jìn)行文件的及時(shí)簽批與審閱，使領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間獲得文件的信息，也可以為辦公事務(wù)繁雜的文職人員節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，更能做到對(duì)每份文件的程序監(jiān)控，確保每項(xiàng)工作按時(shí)準(zhǔn)確地落實(shí)。推進(jìn)公文電子化管理，也可以加強(qiáng)部門間協(xié)作的效率。

（二）節(jié)約辦公成本，規(guī)范公文歸檔。建設(shè)節(jié)約型校園已經(jīng)成為現(xiàn)今高校發(fā)展及考核的標(biāo)準(zhǔn)之一，由于紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)過程繁瑣，需要多次印制分發(fā)及印制存檔，造成了紙張和人力的極大浪費(fèi)，同時(shí)因?yàn)槿肆ぷ鞯木窒扌栽斐晌募M(jìn)處理不及時(shí)、文件錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)以及延誤等，都影響著文件及相關(guān)工作的開展。相比之下，利用電子化對(duì)公文進(jìn)行管理，可以大大節(jié)約上述的人力及資源浪費(fèi)，將重復(fù)性及日常性的工作交給系統(tǒng)代為完成。依靠現(xiàn)代化管理技術(shù)，建立文件歸檔一體化，使公文處理與歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)緊密相連，成為一套完整的辦公體系。與事務(wù)相關(guān)工作，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)查閱共享文件夾，對(duì)文件進(jìn)行跟蹤及督辦，實(shí)現(xiàn)了管理的高效。

（三）避免職責(zé)推托，增強(qiáng)督辦效力。公文電子化的推行，可以使工作效果變得量化，系統(tǒng)的督辦與提醒可以使高校領(lǐng)導(dǎo)以及執(zhí)行部門直接通過系統(tǒng)看到每項(xiàng)工作的進(jìn)展，也可以看到每個(gè)環(huán)節(jié)人員處理過程中出現(xiàn)的問題，可避免工作的推托和失職。

三、東莞理工學(xué)院城市學(xué)院公文管理電子化的困境

東莞理工學(xué)院城市學(xué)院辦公文處理包括公文處理、公文督辦、請(qǐng)示報(bào)告、信訪投訴處理等方面。以學(xué)院傳統(tǒng)收文模式為例，工作流程繁瑣，辦公成本高，紙質(zhì)公文傳輸相對(duì)滯后，信息共享困難。因此，建立公文電子化勢(shì)在必行。目前，學(xué)院已經(jīng)試行公文OA系統(tǒng)，但公文管理電子化工作還存在諸多問題：

（一）辦公人員的認(rèn)知問題。電子公文處理對(duì)設(shè)備系統(tǒng)的依賴性比較強(qiáng)，離開計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，則無法實(shí)現(xiàn)文件的傳輸工作。一些年齡稍大的領(lǐng)導(dǎo)，習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，有時(shí)會(huì)難以主動(dòng)花時(shí)間去學(xué)習(xí)系統(tǒng)軟件，對(duì)于公文電子化存在陌生感。同樣，電子公文處理初期，會(huì)在流程中出現(xiàn)很多問題，難免會(huì)增加相關(guān)部門的工作量來相互協(xié)調(diào)，完善公文系統(tǒng)，甚至有些文件遇到問題，需重新走簽批程序，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)及執(zhí)行部門增加工作量、重復(fù)工作，從而降低配合的積極性。

（二）公文處理的電子系統(tǒng)障礙。公文處理是一個(gè)較為復(fù)雜和漫長的過程，電子系統(tǒng)的出現(xiàn)可以減少諸多人力。值得注意的是，一旦電子系統(tǒng)出現(xiàn)異?；蛘呤褂貌划?dāng)，公文的傳達(dá)就會(huì)出現(xiàn)問題。學(xué)院在測(cè)試公文OA系統(tǒng)時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)文件無法顯示、無法正常下載、提交后未轉(zhuǎn)至院領(lǐng)導(dǎo)及執(zhí)行部門、無法形成流程表單等問題，如果以上問題在公文處理流程中出現(xiàn)問題，將會(huì)導(dǎo)致文件滯后或者遺漏。

（三）資金投入問題。辦公自動(dòng)化管理是一個(gè)漫長的過程，要想全面實(shí)現(xiàn)必然需要高校投入諸多的人力和物力。目前學(xué)院已經(jīng)具備一定的信息化建設(shè)基礎(chǔ)，但是大部分應(yīng)用軟件還是分別從第三方軟件平臺(tái)采購所得，因此在公文電子化建設(shè)階段會(huì)造成維護(hù)成本高等問題。學(xué)院資源十分有限，即便在這樣的情況之下，行政工作還要和教育分食“同一杯羹”，這就導(dǎo)致，許多電子化系統(tǒng)建設(shè)更新不及時(shí)或者軟件公司拖延處理問題，影響系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度。

四、高校辦公室公文電子化管理有效應(yīng)用的對(duì)策

（一）完善制度，加強(qiáng)監(jiān)督。高校電子公文的順利推行，需要高校有健全的公文流轉(zhuǎn)管理制度作為基礎(chǔ)。公文管理需要制定詳細(xì)的管理流程、管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及人員職責(zé)分工等方面的規(guī)范，以保證電子系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在系統(tǒng)代替人工管理的過程中，還必須有一種制度對(duì)操作者的行為方式進(jìn)行管理，制定有關(guān)的使用、錄入、授權(quán)、保密等制度。

（二）更新觀念，強(qiáng)化意識(shí)。有效推進(jìn)公文電子化管理，首先高校必須認(rèn)識(shí)到公文電子化建設(shè)的價(jià)值、作用和意義，尤其需要強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的傳統(tǒng)工作意識(shí)，要求人們告別“一張紙、一支筆”的傳統(tǒng)工作方法，實(shí)行無紙化辦公。同時(shí)，公文電子化的推行，也是高校加強(qiáng)軟實(shí)力建設(shè)的重要條件，將推行電子化辦公納入年度的工作重點(diǎn)計(jì)劃中，確保有專項(xiàng)資金作為電子化建設(shè)運(yùn)轉(zhuǎn)基礎(chǔ)，全校各單位積極配合，確保公文電子化各項(xiàng)具體工作落實(shí)到位。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)工作，做好技術(shù)支持。公文電子化管理是一種新的技術(shù)、新的工具，在推行公文電子化的初期，可以保留電子化與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)并行的方式，同時(shí)分階段對(duì)收發(fā)文管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。在系統(tǒng)試用中期，可以逐步向高校領(lǐng)導(dǎo)及高校各行政單位工作人員級(jí)進(jìn)行不定期培訓(xùn)，做到建設(shè)一個(gè)，運(yùn)行一個(gè)，一人會(huì)，科室會(huì)，最后形成一個(gè)合理、有效、人人都能熟練掌握的辦公技術(shù)。高校的信息管理中心不僅要維護(hù)好系統(tǒng)后臺(tái)的穩(wěn)定工作，也可以實(shí)時(shí)與相關(guān)通信平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)合作，如微信企業(yè)號(hào)辦公系統(tǒng)等，建立起一套可移動(dòng)化的辦公信息系統(tǒng)，使公文電子化不局限于電腦系統(tǒng)的操作，也可以通過通信特性的應(yīng)用，使公文批閱處理不受地域限制，克服辦公環(huán)境限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程公文處理，極大方便外出辦公人員，大大提高處理公文的效率和準(zhǔn)確性。

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