多渠道、多形式的開創(chuàng)基層醫(yī)院檔案工作新局面

曹麗華

摘 要：隨著政治和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，醫(yī)療衛(wèi)生改革體制也在不斷深化，作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分各種檔案管理工作也越來(lái)越受到人們的重視，如何做好醫(yī)院檔案管理工作，開創(chuàng)多渠道、多形式的工作新局面是我們檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任，本文從.轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動(dòng)參與意識(shí)和服務(wù)觀念；主動(dòng)參與電子文件檔案的管理；.積極主動(dòng)參與文書檔案現(xiàn)代化的管理；.強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，為醫(yī)院檔案安全構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)等方面，就如何多渠道、多形式的開創(chuàng)基層醫(yī)院檔案工作新局面提出了建議，淺談了我們的做法。

關(guān)鍵詞：多渠道；多形式；基層醫(yī)院；檔案工作

醫(yī)院的檔案反映了醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，又是對(duì)醫(yī)療工作過(guò)去的回憶、史料的寶庫(kù)、經(jīng)驗(yàn)的積累，在醫(yī)院的全面管理工作中，特別是在醫(yī)療質(zhì)控和服務(wù)質(zhì)量等方面，檔案是歷史和法律的憑證.近年來(lái)，各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越多，檔案為經(jīng)常建設(shè)服務(wù)的重要性越來(lái)越受到人們的重視。為了適應(yīng)新形式，滿足利用者的需求，作為一名醫(yī)院檔案工作管理者必須轉(zhuǎn)變工作觀念，變要我服務(wù)為我要服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，滿足本崗大膽探索新時(shí)期檔案服務(wù)的有效途徑，多渠道、多形式開創(chuàng)檔案工作新局面，為醫(yī)院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。我們的主要做法是：

1 轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動(dòng)參與意識(shí)和服務(wù)觀念

隨著檔案工作范圍逐步擴(kuò)大，轉(zhuǎn)變思想，樹立主動(dòng)參與意識(shí)。積極參與有關(guān)檔案方面的各類社會(huì)活動(dòng)，是我們新時(shí)期檔案工作者不可推卸的責(zé)任。為了進(jìn)一步適應(yīng)市場(chǎng)需要，改變以往檔案數(shù)量少、門類單一的狀況，我院對(duì)以檔案為主的信息資源進(jìn)行重新整合，醫(yī)院工作開展到哪里，有哪方面的需求，檔案建到哪里。除了文書、科技、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、病例檔案外，我們還建立了較具特色的各企事業(yè)單位人員的健康檔案。自2004年來(lái)我們每年對(duì)各企事業(yè)單位工作人員進(jìn)行一次全面的健康查體，到2013年底，已總計(jì)對(duì)5萬(wàn)多名企事業(yè)單位（包括離、退休）進(jìn)行了健康查體。醫(yī)院專門成立了體檢中心，購(gòu)置了5個(gè)檔案櫥，特訂3000個(gè)檔案盒。對(duì)檢查所形成的資料全部進(jìn)行整體裝訂，建立了一份系統(tǒng)完善的健康檔案。為了便于統(tǒng)計(jì)分析及查詢，醫(yī)院配備了5臺(tái)微機(jī)，將每一次查體的資料輸入微機(jī)，形成微機(jī)化管理。并將檔案資料按姓氏拼音方法進(jìn)行排列索引上架，便于查找原始檔案。近幾年來(lái)，我們每年為社會(huì)各界人士提供檔案，為他們能夠及早發(fā)現(xiàn)病情縮短病程提供有力的證據(jù)。為我們醫(yī)院社會(huì)上擴(kuò)大影響、樹立形象起到直接的作用，從而間接為醫(yī)院創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 主動(dòng)參與電子文件檔案的管理

電子文件給人類的工作、生活、學(xué)習(xí)和管理帶來(lái)快捷、迅速、靈活、存儲(chǔ)量大、易于傳輸、便于修改等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，也帶來(lái)一定的麻煩和不安全因素，諸如數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害、氧化變壞、理化損傷、載體霉變、信道泄漏、輸送失密、噪聲干擾、溫濕度影響、人為破壞等。為此，我們也采取相應(yīng)對(duì)策。自1991年，我院在全市同行業(yè)中率先建立局域網(wǎng)，為了避免信息系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性后果殃及醫(yī)院的各項(xiàng)工作及經(jīng)濟(jì)收入，2012年我院檔案室與微機(jī)中心聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，并將計(jì)算機(jī)信息資料實(shí)行了同步備份，同時(shí)，將每年醫(yī)院行發(fā)的文件備份，并將裝載信息資料的光盤、軟盤存放入檔案室進(jìn)行管理，為了確保電子文檔的壽命，檔案室特購(gòu)置防磁性案柜，隨時(shí)提供完好無(wú)損的電子文件。

3 積極主動(dòng)參與文書檔案現(xiàn)代化的管理

傳統(tǒng)的管理是以紙張檔案為主，以手工管理為主。隨著檔案量的增加，查找、儲(chǔ)存、利用越來(lái)越困難，加之借閱手續(xù)繁瑣，給查閱查帶來(lái)諸多不便，浪費(fèi)時(shí)間精力。為了改變這一現(xiàn)狀，能夠快速、準(zhǔn)確的查找出文件，我院出資購(gòu)買了一套文檔一體化的管理軟件（柯蘭得檔案），主要用于公文的收發(fā)、辦理、借閱、查詢和立卷，以及對(duì)檔案、資料進(jìn)行著錄、檢索、借閱。柯蘭得檔案管理專家為我們的文書檔案的管理提供了方便。目前，我們的文書檔案已實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，使醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理上了臺(tái)階。

4 強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，為醫(yī)院檔案安全構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)

隨著檔案管理范圍的不斷擴(kuò)大，涉及的部門和人員也越來(lái)越多。為了強(qiáng)化對(duì)檔案資料形成過(guò)程的控制，確保檔案資料的安全和完整，我們從兩方面入手，強(qiáng)化檔案工作的全員主動(dòng)意識(shí)：一是注重強(qiáng)化全院職工的檔案教育和制度制約，與每位員工簽訂安全制度合同，賦予每個(gè)員工保護(hù)包括檔案資料在內(nèi)的信息資料安全的義務(wù)，明確違規(guī)責(zé)任與經(jīng)濟(jì)懲罰措施。二是注重《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)的學(xué)習(xí)和教育，將其列入普法教育內(nèi)容，通過(guò)各種活動(dòng)和形式，增強(qiáng)員工的檔案法制意識(shí)，引導(dǎo)員工從遵守法規(guī)的高度重視檔案工作。全員檔案意識(shí)的增強(qiáng)，不權(quán)為保護(hù)檔案資料創(chuàng)造了條件，也促進(jìn)了檔案資料的收集、歸檔工作。如前些年有些醫(yī)生借閱完病案后，習(xí)慣把它放在自己手里以圖方便，不及時(shí)歸還，而現(xiàn)在借調(diào)病歷必須通過(guò)醫(yī)教科，由醫(yī)教科開出介紹信，再按正常程序借閱，使病案資料、圖書資料等能夠及時(shí)歸檔，避免了流失和失密。

5 加強(qiáng)保障，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利條件

檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。搞好檔案工作，對(duì)打造我院的文化軟實(shí)力、提升我院的城市品味、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、促進(jìn)社會(huì)和諧都具有重要的意義。各醫(yī)療部門要進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，繼續(xù)加大對(duì)檔案工作的支持力度。要把檔案工作列入本單位的重要議事日程，定期聽取工作匯報(bào)，促進(jìn)檔案事業(yè)與其他各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。要幫助檔案部門解決自身無(wú)法解決的具體問(wèn)題和實(shí)際困難，為檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供更好的條件。要加大對(duì)檔案管理工作者的培養(yǎng)力度，建立起科學(xué)合理的檔案人員培養(yǎng)機(jī)制，讓那些苦干實(shí)干、業(yè)績(jī)突出、德才兼?zhèn)?、群眾公認(rèn)的檔案干部有奔頭、有盼頭，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮其干事創(chuàng)業(yè)的積極性、主動(dòng)性，營(yíng)造用心想事、潛心謀事、專心干事的良好氛圍，激發(fā)檔案隊(duì)伍的整體活力。

總之，通過(guò)全體工作人員的努力及院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，我們相信醫(yī)院檔案工作一定能夠?yàn)橥苿?dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展和服務(wù)廣大人民群眾發(fā)揮更多、更大的作用！

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