公路部門檔案管理創(chuàng)新思路探究

楊瓊娜

摘 要：現(xiàn)代化進(jìn)程中，我國公路工程建設(shè)與改造進(jìn)一步深化，公路部門的檔案管理工作也面臨著一系列的問題，比如管理制度陳舊、管理手段滯后、人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)等，亟待引起重視。為此，本文將從公路部門檔案管理的重要意義入手，從管理制度、管理手段與人員培訓(xùn)三個(gè)方面具體分析公路部門檔案管理的創(chuàng)新思路，以供參考。

關(guān)鍵詞：公路部門；檔案管理；管理制度；管理手段；人員培訓(xùn)

當(dāng)前，我國公路建設(shè)工作不斷深入開展，檔案管理工作在公路建設(shè)中的重要性也日益凸顯，為此，公路部門需要認(rèn)清檔案管理工作的重要意義，并且不斷開拓創(chuàng)新，擴(kuò)展思路，做好檔案管理工作。

1 公路部門檔案管理的重要意義

公路部門的檔案管理工作并非可有可無，而是公路工程質(zhì)量的評價(jià)依據(jù)，是各級公路管理狀況的客觀反映，是公路建設(shè)存在問題的客觀反映，因此其對于公路建設(shè)來說具有十分重要的意義。

1.1 檔案是公路工程質(zhì)量的評價(jià)依據(jù)

公路建設(shè)過程中，每一項(xiàng)施工的文件與技術(shù)資料都會(huì)入檔，這些檔案資料是公路的工程質(zhì)量評價(jià)依據(jù)，對于工程的開展與后期的維護(hù)、擴(kuò)建等環(huán)節(jié)都具有重要的作用。

1.2 檔案是各級公路管理狀況的客觀反映

在公路建設(shè)過程中，相關(guān)施工與管理部門的勘測與設(shè)計(jì)、施工與建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等活動(dòng)都需要記入檔案，很多工程資料、圖表、圖紙甚至照片等相關(guān)材料都需要詳細(xì)地記錄在檔案中，從而反應(yīng)各級公路的管理狀況，真實(shí)記錄和客觀反映工程的施工進(jìn)程。

1.3 檔案是公路建設(shè)存在問題的客觀反映

在公路建設(shè)過程中，無論是在管理層面，還是在施工層面，都有可能存在著一些客觀的問題，這些問題需要經(jīng)過檔案的詳細(xì)、客觀地記錄和反映，以便尋求解決策略，提供借鑒與參考。

當(dāng)然，檔案管理對于公路部門并非僅有以上幾點(diǎn)意義，還存在著很多方面的意義，在此不再贅述。

2 公路部門檔案管理的創(chuàng)新思路

要?jiǎng)?chuàng)新思路，就需要從當(dāng)前檔案管理的短板入手，就必須在管理制度方面、管理手段方面和人員培訓(xùn)方面不斷開拓創(chuàng)新，以形成比較完整、立體、系統(tǒng)的創(chuàng)新思路。

2.1 管理制度方面的創(chuàng)新

檔案管理，制度先行。由于時(shí)代發(fā)展，信息技術(shù)不斷普及，公路部門的檔案管理制度也應(yīng)該相應(yīng)地進(jìn)行創(chuàng)新。一方面，應(yīng)該遵循我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)公路檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。另一方面，要不斷引進(jìn)新的、先進(jìn)的檔案管理軟件，為電子檔案的管理制定標(biāo)準(zhǔn)，并且據(jù)此制定一套更符合工作實(shí)際的檔案管理制度，逐漸完善檔案管理機(jī)制，使公路建設(shè)檔案管理呈現(xiàn)新的氣象。

2.2 管理手段方面的創(chuàng)新

隨著時(shí)代的發(fā)展變化，公路檔案管理的手段已經(jīng)跟不上現(xiàn)有的形勢，需要加以創(chuàng)新和改變。

首先，必須做到清晰界定崗位責(zé)任。具體而言，公路部門應(yīng)當(dāng)制定出臺(tái)檔案管理細(xì)則，確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，清晰劃定權(quán)責(zé)，堅(jiān)持把檔案管理工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作、綜合工作同安排、同部署、同檢查、同考核。創(chuàng)設(shè)規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，遴選契合檔案管理工作實(shí)際的工作人員。

其次，必須清晰界定檔案管理工作業(yè)務(wù)流程。具體而言，公路部門內(nèi)部每個(gè)部門的兼職檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重對需要?dú)w檔的相關(guān)資料的及時(shí)收集，其后應(yīng)當(dāng)及時(shí)向檔案管理部門進(jìn)行檔案移交，從而確保檔案及時(shí)歸檔。

再次，必須依托現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理。具體而言，公路部門應(yīng)當(dāng)依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)歸檔、建檔工作模式，妥善做好電子文件歸檔保存工作，嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文檔和電子文檔“雙軌制”管理規(guī)定，實(shí)施同步管理。切實(shí)發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，使檔案信息資源能夠?yàn)槁氛ぷ魈峁┳銐虻男畔⒅С?，進(jìn)而確保路政工作邁上新的

臺(tái)階。

最后，必須注重檔案管理工作的常規(guī)檢查。具體而言，公路部門應(yīng)當(dāng)依托常規(guī)檢查機(jī)制的建立，使單位的檔案管理工作保持良性發(fā)展態(tài)勢，切實(shí)敦促檔案管理人員提升自身服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)崗位職責(zé)。對保密文件和重要文件資料及時(shí)歸檔，一般性文件分時(shí)段整理歸檔，所有文件年底統(tǒng)一清理歸檔，確保檔案資料收集齊全、分類有序。

此外，必須注重提升檔案管理部門的工作效率。先前的檔案資源利用多借助人工檢索模式完成，此種方式無疑會(huì)大幅度降低檔案信息資源的利用效度。有鑒于此，通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分利用檔案信息化的優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行無阻礙的信息傳遞。公路部門藉此能夠?qū)崿F(xiàn)對現(xiàn)有檔案信息資源的最大程度利用，同時(shí)確保了單位各部門能夠借助現(xiàn)代化的辦公軟件實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的高效利用，進(jìn)而全面提升工作效率。

通過辦公軟件的使用，使得相關(guān)部門基于工作需要而進(jìn)行檔案信息資源利用時(shí)，檔案管理工作人員能夠借助現(xiàn)代化辦公軟件對相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行高速查找并發(fā)送給相關(guān)部門供其利用。同時(shí)OA辦公系統(tǒng)會(huì)及時(shí)對查閱者身份、查閱時(shí)間、查閱文件進(jìn)行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。通過前述方式，有效地避免了以往紙質(zhì)檔案在利用過程中出現(xiàn)人為損毀現(xiàn)象的

發(fā)生。

3.人員培訓(xùn)方面的創(chuàng)新

現(xiàn)今，公路檔案管理工作對于檔案管理工作人員提出了新的要求，比如一些檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)方面有了很多的更新，信息化也為檔案管理帶來了眾多改變，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更是越來越普及，此外檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)也要有所增強(qiáng)。為此，公路部門需要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍。具體來說，需要做到以下幾點(diǎn)：

一是注重專業(yè)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。公路部門應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員組織專題培訓(xùn)，以便切實(shí)提升檔案管理工作人員的理論知識(shí)水平，幫助檔案管理工作人員掌握最新的檔案管理工作理念，具備全新的檔案管理服務(wù)技能；定期組織部門負(fù)責(zé)人、站專職檔案員、部門兼職檔案員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高其管理檔案的能力；組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)，要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)；務(wù)必使檔案管理工作人員注重在實(shí)踐中不斷提升自身業(yè)務(wù)能力，勤勉盡職。

二是應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)。在檔案利用工作中，檔案人員應(yīng)樹立吃苦耐勞、任勞任怨的服務(wù)意識(shí)，自覺地將枯燥的工作貫穿于服務(wù)單位乃至服務(wù)社會(huì)的大目標(biāo)中。

除此之外，公路部門在檔案管理過程中，還應(yīng)該做許多工作，歸結(jié)起來無外乎開拓創(chuàng)新，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都搞好創(chuàng)新，搞活檔案管理工作，只有如此才能真正促進(jìn)公路部門的建設(shè)發(fā)展。

3 結(jié)語

以上，我們對公路部門檔案管理工作的重要意義展開了論述，并就其檔案管理創(chuàng)新思路展開了研究。公路部門的檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，管理人員和相關(guān)部門應(yīng)該認(rèn)清形勢，開拓創(chuàng)新，使檔案管理工作更上一層樓。

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