基于港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)研究

孫雁

摘要：港口企業(yè)是通過利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)以及管理方法、經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行港口的搬運、裝卸、儲存等生產(chǎn)與流通的服務(wù)性經(jīng)濟(jì)活動，是一種自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧的具有法人地位的經(jīng)濟(jì)組織。隨著改革開放的全方位、深層次的進(jìn)行，港口在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有不可替代的作用。港口企業(yè)的檔案的建立是港口企業(yè)發(fā)展的要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的要求，是港口所在城市發(fā)展的要求。本研究就如何進(jìn)行港口檔案信息化建設(shè)進(jìn)行闡述，具有較高參考價值。

關(guān)鍵詞：港口企業(yè)；檔案信息化；建設(shè)研究

中圖分類號：F552；G270.7 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）001-0000-01

前言

港口企業(yè)檔案的信息化建設(shè)具有重要意義，進(jìn)入信息時代，高科技需要推廣到各個領(lǐng)域以改變以往的低效率的局面，港口企業(yè)作為特殊的經(jīng)濟(jì)組織，建立信息化的檔案符合其發(fā)展，也是檔案與時俱進(jìn)的體現(xiàn)，也是加快城市發(fā)展速度的一種方式，所以要想進(jìn)行港口企業(yè)的檔案的信息化建設(shè)，需要進(jìn)行信息化建設(shè)的規(guī)劃，然后將其進(jìn)行協(xié)調(diào)推進(jìn)，將信息化和管理相結(jié)合，讓信息化真正發(fā)揮其高效的作用，注重信息化建設(shè)中人才的培養(yǎng)，只有足夠的人才，才能將信息化搞徹底。

一、港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的重要性

1.符合企業(yè)發(fā)展要求

港口企業(yè)在國家政策指導(dǎo)下進(jìn)入了新的機(jī)遇期，許多港口都抓住機(jī)遇進(jìn)行發(fā)展，這使得港口的建設(shè)與布局較大的調(diào)整，港口企業(yè)也參與到轉(zhuǎn)型和升級的行列中，需要具競爭力的提升。但在實際中有部分企業(yè)的檔案管理工作只限于對資料的收集、整理、保存等，沒有很好的進(jìn)行檔案的信息化的規(guī)劃，隨著貿(mào)易往來合作的加深，港口的貨物流通量增大，使得港口的檔案信息量面臨猛增的局面，傳統(tǒng)的模式不能順應(yīng)新的發(fā)展要求，所以對港口檔案進(jìn)行信息化建設(shè)已是發(fā)展的基本需要，港口企業(yè)的檔案是對企業(yè)工作的最直接的記錄，只有信息化程度達(dá)到一定要求才能使港口企業(yè)在復(fù)雜的市場環(huán)境中提高管理效率，做出最合理的決策，才能讓企業(yè)的文化得以傳承與發(fā)展，所以企業(yè)的檔案管理符合企業(yè)的發(fā)展之需。

2.符合檔案事業(yè)發(fā)展

將港口企業(yè)進(jìn)行信息化是企業(yè)在信息化時代建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)是在檔案信息資源的基礎(chǔ)上展開，其主要目標(biāo)是擴(kuò)大檔案信息的開發(fā)利用力度，更加方便快捷的進(jìn)行檔案信息的查閱利用的服務(wù)，以往的檔案管理是多手續(xù)的，效率普遍較低，不能趕上企業(yè)的發(fā)展步伐，不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，所以解決檔案的信息化是港口企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求[1]。

3.是城市發(fā)展的要求

如今的世界是一個開放的共同體，經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，讓現(xiàn)代港口向著更好的方向發(fā)展和過渡，港口的發(fā)展和城市的建設(shè)已經(jīng)合為一體，科學(xué)技術(shù)在信息領(lǐng)域的應(yīng)用讓時代進(jìn)入高度信息化，信息化水準(zhǔn)也是衡量一個地區(qū)或國家的現(xiàn)代化水平，所以將檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)是城市發(fā)展的客觀要求。

二、港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的方法

1.規(guī)劃檔案的信息化建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)具有長期性和全局性的特點，是一種系統(tǒng)化的工程，所以合理的規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的重要前提，進(jìn)行；數(shù)字化應(yīng)用于港口企業(yè)的檔案建設(shè)是港口企業(yè)管控體系的重要部分，所以需要和信息化系統(tǒng)同時規(guī)劃并進(jìn)行推進(jìn)，讓其相輔相成。要將港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提升至企業(yè)的增強(qiáng)核心競爭力的層面，讓其更加高效快捷，實現(xiàn)資源的共享功能，要統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設(shè)的管理與實施步驟，將建設(shè)任務(wù)明確劃分到各個部門，注重檔案信息化建設(shè)中的實施細(xì)則及相應(yīng)的章程。檔案信息化管理是對企業(yè)自身建設(shè)的積淀與升華的途徑之一，檔案信息化建設(shè)對企業(yè)而言還有傳播的功能，能轉(zhuǎn)變以往的觀念，進(jìn)行有計劃的高準(zhǔn)則的信息化規(guī)劃，構(gòu)建檔案的服務(wù)平臺，促進(jìn)工作的效率。

2.協(xié)調(diào)推進(jìn)信息化

在檔案的信息化建設(shè)中，現(xiàn)存檔案信息的數(shù)字化和新增的檔案的電子化之間的關(guān)系是重點協(xié)調(diào)內(nèi)容。要兩邊同時抓，做到在處理存量檔案的信息化的進(jìn)程中規(guī)范新增檔案的電子化管理，檔案的信息化的接收平臺和保管平臺的設(shè)施的齊全性是保證其順利進(jìn)展的基礎(chǔ)，要在數(shù)據(jù)技術(shù)整合的基礎(chǔ)上將新增檔案與已有的檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，檔案的信息化就是要求在檔案的建設(shè)中涉及的標(biāo)準(zhǔn)化將更加嚴(yán)格，所以需要更高層次的信息化準(zhǔn)則。要將檔案信息的接收、傳遞、儲存與利用結(jié)合在一起，要將數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)作為重點，充分利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，將檔案信息系統(tǒng)組織起來，檔案信息的保密工作也要得到重視，防止企業(yè)的機(jī)密泄露，這就需要建立穩(wěn)定的系統(tǒng)，硬件設(shè)施也要可靠[2]。

3.將信息化與管理結(jié)合

進(jìn)行檔案的管理，不是簡單的將檔案如同物體一樣儲藏起來，也不是簡單地流水式的管理，而是要檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮提供決策參考等作用，檔案的信息化是時代對其的要求，是港口企業(yè)面向現(xiàn)代化進(jìn)行管理的必然，所以就要求相應(yīng)的管理人員在其管理理念、服務(wù)范圍上及功能上進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案的信息的承載能力得到提高，讓其作為一種重要的資源與財富發(fā)揮作用。將信息化與管理有機(jī)結(jié)合，提高檔案的服務(wù)利用水平。

4.注重人才的培養(yǎng)

企業(yè)之間的競爭，歸根結(jié)底是人才的競爭，所以提高人才的基本素養(yǎng)是提升企業(yè)競爭力的有效手段。在港口企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中提高管理人員的素質(zhì)是促進(jìn)檔案的信息化進(jìn)程的關(guān)鍵，港口企業(yè)要按照企業(yè)的實際狀況制定符合本企業(yè)發(fā)展需求的人才隊伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要始終明確培養(yǎng)目的及方向，逐漸完善檔案信息化人才隊伍建設(shè)的制度和機(jī)制，做好檔案人員的培訓(xùn)，要將計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理以及現(xiàn)代先進(jìn)管理技術(shù)納入到人才培養(yǎng)中，讓港口企業(yè)的檔案管理人員符合現(xiàn)代管理的需求，讓其服務(wù)意識和發(fā)展意識得到增強(qiáng)，只有重視人才的培養(yǎng)才能讓檔案信息更具開發(fā)利用價值，才能讓其發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益。

三、結(jié)語

檔案信息對于任何企業(yè)而言都比較重要，所以開辟其利用價值的方法之一就是檔案的信息化建設(shè)。港口企業(yè)作為發(fā)展迅速的經(jīng)濟(jì)組織之一，在促進(jìn)社會發(fā)展中具有重要作用。建立檔案的信息化，是港口企業(yè)順應(yīng)發(fā)展之需，也是促進(jìn)檔案事業(yè)在新的時代背景下必須進(jìn)行的一項措施，也是城市發(fā)展的需要，所以有必要進(jìn)行檔案信息的信息化建設(shè)。要規(guī)劃好檔案的信息化建設(shè)，同時要協(xié)調(diào)推進(jìn)其發(fā)展，其次要將其與管理相結(jié)合，在檔案的信息化建設(shè)中要注意人才的培養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓燕萍.基于港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)研究[J].中國港口，2013（6）：50-51.

[2]戴晶晶.港甲建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)研究[J].中國港口，2014（5）：60-61.