提高文書檔案質(zhì)量為水利勘測設(shè)計生產(chǎn)服務(wù)

黃怡

摘 要：文書檔案是水利勘測設(shè)計單位管理工作中的一項重要內(nèi)容，文書檔案管理的好壞直接影響到單位檔案資料的完整與否，一定要引起重視。在現(xiàn)代水利勘測設(shè)計單位制度體系中，文書檔案管理對制度的完善具有很大的推動作用，科學(xué)有效的文書檔案能夠提高一個單位整體的管理水平。本文對水利勘測設(shè)計單位的文書檔案管理進行闡述，針對目前存在的問題提出一些建議，以期能夠為水利勘測設(shè)計單位的文書檔案質(zhì)量的提升提供借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案；水利勘測；設(shè)計

一、引言

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，國家對水利勘測設(shè)計文書檔案工作給予了一定的支持，其目的是為了完善文書檔案工作的內(nèi)容，以期能夠使文書檔案得到更好的記錄、整理、利用。隨著我國科技的不斷發(fā)展，水利勘測設(shè)計單位的文書檔案工作的內(nèi)容和范圍也在不斷擴大，需要不斷適應(yīng)工作變化的需要，如何更加科學(xué)、合理、高效的開展文書檔案工作來提高文書檔案質(zhì)量，以期更好的為水利勘測設(shè)計生產(chǎn)服務(wù)，是擺在文書檔案工作人員面前的重要課題。

二、文書檔案工作中存在的問題

在水利勘測設(shè)計單位，各類檔案居多，保證文書檔案質(zhì)量和技術(shù)檔案其實同樣重要，有時文書檔案管理工作的重要性甚至更為突出，就目前我們工作實踐來看，造成文書檔案質(zhì)量不高的原因主要有以下幾個方面：

（一）文書工作與檔案管理存在脫節(jié)現(xiàn)象

在實際工作中，文書工作和檔案管理實行的是分塊管理，在無形中拉大了兩者之間的距離，導(dǎo)致了文書工作人員檔案管理意識薄弱，同樣，檔案管理工作人員也很少去關(guān)注文書工作，造成兩方面的工作存在脫節(jié)現(xiàn)象。此外，在公文格式與處理方面也存在著不合理、不規(guī)范的情況，導(dǎo)致現(xiàn)有文件檔案內(nèi)容形式多樣，不利于分類保管。

（二）文書檔案管理手段比較落后

水利勘測設(shè)計單位的技術(shù)檔案水平比較先進，多數(shù)都已經(jīng)采用了電子歸檔，即使之前沒有電子歸檔的圖紙也已經(jīng)全部掃描成了電子文件，在一定程度上方便了圖紙的歸檔整理于查閱。與技術(shù)檔案相比，文書檔案則落后很多，基本上都是紙質(zhì)檔案。再加上沒有專門的檔案室，檔案保存條件極其簡陋，有些文件資料會隨著時間的流逝而遭受一定程度的損壞。所以，在文書檔案管理中需要引進一些現(xiàn)代化的手段和技術(shù)。

（三）文書檔案管理不夠規(guī)范

在水利勘測設(shè)計單位，文書檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在。首先是收集材料不規(guī)范，不符合《國家行政機關(guān)公文格式》的相關(guān)規(guī)定，例如檔案無編號、無標題、無時間等。其次是歸檔文件整理不規(guī)范，我國對檔案歸檔有明確的相關(guān)法律法規(guī)，但是一些工作人員并沒有按照相關(guān)要求來進行操作，例如歸檔材料使用字跡容易消失的傳真紙等。這些問題都將直接影響到文書檔案的質(zhì)量與使用效果。

三、提高文書檔案質(zhì)量的相關(guān)策略

（一）推動文檔一體化

所謂文檔一體化就是把文書工作與檔案管理工作來融合在一起，在公文生成到歸檔管理的整個過程都使用計算機管理系統(tǒng)，采用統(tǒng)一的輸入和輸出格式，以此來實現(xiàn)文書檔案生成一體化和管理一體化，這樣，既可以簡化檔案部門的工作流程，提高了工作效率，又可以保證文書檔案質(zhì)量。就目前而言，紙質(zhì)文件和電子文件是并存的，這就需要檔案部門同時收集紙質(zhì)和電子文件檔案，兩者共同管理。

（二）利用現(xiàn)代化手段加強信息化建設(shè)

水利勘測設(shè)計單位文書檔案工作的現(xiàn)代化水平比較低，在實際工作中可以組織文書檔案管理工作者向圖書館等大型現(xiàn)代企業(yè)檔案部門學(xué)習(xí)，加快信息化建設(shè)，提高工作效率。第一，單位應(yīng)先從設(shè)備開始，投入一定的資金采購一批硬盤、掃描儀等硬件設(shè)備；第二，兩現(xiàn)有紙質(zhì)檔案全部掃描，然后分類存儲；第三，建立綜合信息查閱系統(tǒng)，方便相關(guān)工作人員查詢借閱相關(guān)資料，第四，逐步實現(xiàn)無紙化辦公。這是社會發(fā)展趨勢所需，當(dāng)然，這也許會是一個漫長的過程，不是個人或者一個單位的事情，這需要我們?nèi)珕T的共同努力。

（三）健全檔案管理制度，規(guī)范管理文書檔案

明確職業(yè)，建全檔案管理制度，時實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化，開辟文書檔案信息資源，為水利勘測設(shè)計單位提供全面、高級信息服務(wù)的先決條件。例如，在我國歸檔已成為一項明文規(guī)定的制度，但是單位可以根據(jù)實際工作來完善相應(yīng)的歸檔制度。因為文書檔案是由各種文件材料轉(zhuǎn)化而來的，而文件材料轉(zhuǎn)化為檔案又是通過歸檔來實現(xiàn)的，所以，健全的歸檔制度不僅能夠保證文書檔案來源的連續(xù)性，而且也是水利勘測設(shè)計范圍積累檔案的重要保證。另外，要理順文書檔案管理工作程序。文書檔案管理應(yīng)按照科學(xué)的工作流程來進行操作，所以要先理順文書檔案部門和其他相關(guān)部門之間的工作程序。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作是水利勘測設(shè)計單位管理工作的重要組成部分，既是提高工作效率的必要條件，也是提高文書檔案質(zhì)量的一項重要工作。在實際工作中，我們檔案工作者也必須立足于現(xiàn)實，不斷提高自己的專業(yè)知識和工作效率，按部就班的工作，嚴格要求自己，從各方面來為提高文書檔案質(zhì)量努力，從而更好的為水利勘測設(shè)計生產(chǎn)服務(wù)。

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