施工企業(yè)會計檔案管理存在的問題

摘 要 隨著我國綜合實力的不斷提升，國家經(jīng)濟實力也在飛速增長，與此同時，我國的科技水平也在不斷提高。會計檔案對部門和單位有著非常重要的促進和支持作用，會計檔案可以將部門經(jīng)營管理的信息和資源完整地反映出來，同時能起到監(jiān)督的作用。如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業(yè)中各項基層管理抓嚴、抓好，不斷深化信息服務的層次和內(nèi)容。本文將對會計檔案管理工作在施工企業(yè)中的重要性進行簡單的介紹，并對會計檔案管理中存在的問題進行闡述，希望能為我國會計檔案管理工作的實施和發(fā)展提供一些參考和幫助。

關鍵詞 施工企業(yè) 會計檔案 管理制度 改善

一、引言

會計檔案工作是我國目前構建社會主義和諧社會中一項重要的任務。但是在現(xiàn)實中，會計檔案并沒有得到企業(yè)的重視，所以檔案保管和整理很容易出現(xiàn)問題。如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業(yè)中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內(nèi)容不斷深化。下文是對會計檔案管理工作在施工企業(yè)中重要性的簡單敘述。

二、會計檔案管理工作在施工企業(yè)中的重要性

會計檔案對部門和單位有著非常重要的促進和支持作用，會計檔案也可以將部門經(jīng)營管理的信息和資源完整地反映出來，能起到監(jiān)督的作用。會計檔案工作是我國目前構建社會主義和諧社會中一項重要的任務，其可以將管理規(guī)劃和決策過程中的信息傳遞出去，這對于解決經(jīng)濟糾紛有很大的幫助，同時可以有效維護活動雙方的權益，為其提供合理、有效的法律證據(jù)。會計檔案的信息化可以將會計檔案的質(zhì)量及時地反映出來，可以適當減少錯誤發(fā)生的概率，提升會計檔案的現(xiàn)代化管理水平，所以，我們要充分認識到會計檔案的重要性（會計檔案是非常重要的信息資源）。除此之外，我們還需要了解部門發(fā)展和會計檔案的關系，這兩者之間的關系非常密切，兩者的結合對部門形象的維護有重要的作用，甚至關系到活動雙方的合法權益和切身利益。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業(yè)中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內(nèi)容不斷深化，將會計檔案的作用充分發(fā)揮出來，為我國現(xiàn)代行業(yè)的發(fā)展增添助力。

三、施工企業(yè)會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案管理制度滯后

會計檔案歸檔制度的不完善和會計檔案保管制度的落實不到位是會計檔案管理制度滯后的主要原因。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，再加上會計檔案管理制度的管理對象主要是會計核算專業(yè)材料，所以會計檔案歸檔制度起著至關重要的作用，需要我們進行完善。會計檔案歸檔制度的不完善，主要體現(xiàn)在不少基層單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有作出具體的規(guī)定，沒有將會計檔案管理納入會計人員的崗位職責中，也沒有配備專人管理會計檔案。而會計檔案的保管制度落實不到位主要體現(xiàn)在對檔案隨意擺放和翻動，在這種情況下檔案很可能出現(xiàn)泄露信息和丟失的現(xiàn)象。

（二）會計檔案管理工作不到位

會計檔案管理工作不到位，主要包括檔案管理意識落后、缺少網(wǎng)絡和計算機維護人才、工作人員不固定、現(xiàn)代化的投入不足、相關表格整理的不完整和鑒定銷毀工作不嚴謹?shù)?。其中，檔案管理意識落后的主要原因是領導對會計檔案管理存在不重視的心理，缺乏對工作人員的現(xiàn)代化技術的培訓，這也就直接導致企業(yè)缺乏這方面的人才。如今，計算機軟件和硬件技術隨著科技的發(fā)展不斷趨于成熟，我國的檔案管理已經(jīng)逐漸向數(shù)字化和電子化的方向發(fā)展，但由于缺乏重視，直接導致了施工企業(yè)對現(xiàn)代化投入的不足，這對于計算機會計檔案工作的發(fā)展有不利影響。

（三）沒有充分利用會計檔案

會計檔案利用不充分，主要包括利用范圍和方法的限制、利用者范圍的限制。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，施工企業(yè)面臨的競爭更加激烈，但由于傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟對部門資金管理利用的影響，使得對會計檔案資源的利用重視不夠。檔案制度中存在一些保密限制，這就使會計檔案人員的身份有了嚴格的管理和限制，導致很多會計檔案用戶無法進入，這也為會計檔案的發(fā)展造成了阻礙。

四、施工企業(yè)會計檔案管理制度的改善和加強

（一）會計檔案管理中各項制度的建立和完善

在建立和完善會計檔案管理制度時，首先要根據(jù)相關規(guī)定建立完善的歸檔制度，其次是根據(jù)規(guī)定建立檔案安全保管制度。除此之外，我們要對保密制度進行合理的運用，選擇一些專業(yè)技能強的管理人員，將檔案更妥善地保管起來。在會計檔案管理中要尤為注重會計檔案的銷毀，所以我們在銷毀一些失去保存價值的檔案時必須認真嚴謹。

（二）會計檔案管理中業(yè)務工作的加強

對于會計檔案管理業(yè)務工作的加強，我們首先需要做的就是明確會計檔案歸檔的要求，對具有保存價值的信息進行保存，對會計報表數(shù)據(jù)等重要性材料進行打印裝訂保存，在移交時一定要將表格目錄填寫完整，做好會計檔案的立卷工作。電子會計檔案的數(shù)據(jù)保存時間比較長，所以我們要建立電算化會計檔案收集制度，選取優(yōu)質(zhì)的材料，做好整理工作，從而達到會計檔案管理業(yè)務工作的加強。

（三）管理事故風險的防范，加大投入

在加強對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管力度之后，要對電算化會計檔案進行保管，首先我們需要選擇防塵、防潮、防磁的場所進行儲存，并且要定期進行檢查，以免文件損壞。除此之外，我們要將軟件版本和數(shù)據(jù)進行一致性保存，并對計算機病毒采取一定防范措施，以此保證電子會計檔案信息的安全保存。另外，部門要進一步加強對計算機系統(tǒng)的管理，預防病毒的侵入。

（四）會計檔案管理水平的不斷提高

在對施工企業(yè)會計檔案管理制度進行改善和加強時，我們要加強組織領導，提高會計檔案的管理水平。要想做好施工企業(yè)的會計檔案管理，最關鍵之處就是領導的重視，所以我們要明確企業(yè)人員的職責，將財務部門和檔案部門兩者聯(lián)系起來，保證會計檔案歸檔的工作質(zhì)量。另外，對于儲存會計檔案信息的盤片也要進行檢測，防止出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞的現(xiàn)象。

五、結語

如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業(yè)中各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內(nèi)容不斷深化。隨著我國綜合實力的不斷提升，國家經(jīng)濟實力飛速增長，我國的科技水平也在不斷提高。我們要明確會計檔案管理的各項特點，了解會計檔案管理中存在的不足之處，制定相應的解決方案，不斷完善管理制度，為施工企業(yè)會計檔案的管理增添助力，同時為我國強國夢的早日實現(xiàn)貢獻一份力量。

（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）

[作者簡介：何慶紅（1973—），本科，檔案館員，主要從事會計檔案管理。]

參考文獻

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