信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新

王紅

摘 要 受到信息化的影響，單位財務(wù)會計檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。如何才能在信息化環(huán)境下，進一步實現(xiàn)單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新呢？這一問題成為各大單位關(guān)注的焦點。

關(guān)鍵詞 信息化 單位財務(wù) 會計檔案 創(chuàng)新管理

一、引言

在信息化背景下，怎樣滿足單位會計檔案管理的需求、提升檔案管理水平，已成為當(dāng)下檔案管理工作面臨的新課題。進入2016年，隨著新修訂的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）的出臺，會計檔案的管理工作已走上創(chuàng)新的探索道路。這就要求檔案工作者自覺轉(zhuǎn)變觀念，嚴(yán)格落實新《辦法》的各項要求，不斷改進和完善檔案管理方式。

二、信息化環(huán)境給財務(wù)會計檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)

目前，人們已經(jīng)逐漸邁入信息化時代，再加之網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)也在單位財務(wù)會計檔案管理中得到了十分廣泛的應(yīng)用。盡管我國大部分單位機構(gòu)都開始意識到會計檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但實際工作的開展并不順利，遇到了很多難題。信息化技術(shù)在為我國財務(wù)會計檔案管理帶來良好機遇的同時，也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。一方面，信息化的飛速發(fā)展使得社會越來越清楚地認(rèn)識到，檔案管理同樣為檔案信息化提供了良好的發(fā)展空間。另一方面，由于現(xiàn)行的法律法規(guī)體系不完善，再加之基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，導(dǎo)致高素質(zhì)人才大量流失，致使財務(wù)會計檔案管理工作中的信息化建設(shè)無法順利開展。由此我們可以看出，當(dāng)前單位機構(gòu)首要解決的問題就是會計檔案管理中機遇和挑戰(zhàn)并存的問題。

三、信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新方法

（一）會計檔案的分析處理

財務(wù)共享服務(wù)中心是建立在大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)基礎(chǔ)上的一個數(shù)字化平臺，基于財務(wù)共享的電子會計檔案管理也應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲、利用一體化，檔案信息高度共享，檔案管理更加高效便捷。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立適合企業(yè)實際情況的電子會計檔案管理體系，形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子會計檔案管理制度，規(guī)范電子會計檔案的業(yè)務(wù)流程，做好以財務(wù)共享云平臺為載體的電子會計檔案的分析處理工作。

基于財務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會計檔案的分析處理工作，主要包括維護電子會計文件之間的有機聯(lián)系，使采集的電子會計文件形成一個完整、有序的信息資源統(tǒng)一體，發(fā)揮電子會計檔案的價值。傳統(tǒng)電算化條件下的電子會計檔案之間的聯(lián)系可能更多地存在于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間，而財務(wù)共享環(huán)境下的電子會計檔案，通過大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)分析技術(shù)可能會有跨結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，并挖掘出更多數(shù)據(jù)間的歷史聯(lián)系，從而得到更有序、更有效的結(jié)果，這將有利于后續(xù)會計處理的計算分析。在電子會計檔案的分析處理環(huán)節(jié)，主要通過InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術(shù)將來自各分子公

司端的海量電子會計檔案數(shù)據(jù)，快速導(dǎo)入一個集中的大型分布式數(shù)據(jù)庫和分布式存儲集群，利用分布式技術(shù)對存儲于其中的海量數(shù)據(jù)進行查詢、分類、匯總等，以滿足后期電子會計檔案的應(yīng)用。

（二）會計憑證、賬簿、報表等檔案的電子化建設(shè)

電子化作為信息化財務(wù)會計檔案管理中至關(guān)重要的組成部分，其主要工作是圍繞電子化基礎(chǔ)開展的。相比于傳統(tǒng)財務(wù)會計檔案管理模式來說，現(xiàn)代電子化建設(shè)的財務(wù)會計檔案管理具備十分明顯的優(yōu)勢，不僅能夠?qū)n案進行復(fù)制，同時還能夠及時發(fā)現(xiàn)其中存在的錯誤，并加以修改。并且電子檔案最大的優(yōu)點是擁有多種儲存形式，方便人們保存。還可通過利用先進的辦公自動化軟件對檔案數(shù)據(jù)進行全面的統(tǒng)計、計算與分析，簡化傳統(tǒng)煩瑣的人工辦公程序，進一步提高財務(wù)會計檔案管理工作效率。目前，我國會計檔案已經(jīng)由傳統(tǒng)紙質(zhì)載體向電子化載體發(fā)生轉(zhuǎn)變。

（三）搞好財務(wù)會計檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

相較于辦公自動化的基礎(chǔ)設(shè)施要求，檔案管理信息化對基礎(chǔ)設(shè)施的實際要求更高，必須要滿足平穩(wěn)、保密、安全等基本需求。除硬件設(shè)施外，軟件設(shè)施的配備同樣要以“信息化環(huán)境”的角度來考量。具體來說，財務(wù)主管部門要同檔案部門的人員加強協(xié)作，依據(jù)新《辦法》的有關(guān)規(guī)定，并站在檔案信息化管理的角度審慎編制設(shè)計規(guī)劃，密切結(jié)合各方面的現(xiàn)實需要，通盤考慮，出臺恰當(dāng)?shù)姆桨福苑罊n案管理信息化系統(tǒng)在運行過程中發(fā)生不必要的問題。而財務(wù)會計軟件在研發(fā)和測試時，必須要將安全保密問題擺在關(guān)鍵的位置，如可通過推行電子簽單制度來確保會計檔案的安全可靠性。

（四）做好會計檔案的信息備份

當(dāng)前，盡管會計檔案整體的管理效率持續(xù)提高，但也存在諸如數(shù)據(jù)不慎被刪或遺失等問題，由于信息技術(shù)具有一定的特殊性，數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)狀況，勢必招致“牽一發(fā)而動全身”的后果。所以，國企要實施會計檔案定期備份制度，定期備份全部的檔案，提高會計檔案信息更新的頻率，有效保證信息的完整性和可靠性，把備份的名稱、時間、文件屬性以及庫存時間等各項內(nèi)容全部在備份簿上進行登記，接著，會計檔案管理人員可對備份的各類檔案實施必要的復(fù)制和充實，以免信息遭到破壞。

（五）配置必要的硬件設(shè)施，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

存放會計檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期進行補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改?？梢灶A(yù)見，會計檔案存檔必將實現(xiàn)電子信息化管理。檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢。

（六）強化財務(wù)管理人員素質(zhì)

經(jīng)辦機構(gòu)財務(wù)檔案工作要適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢需要，財務(wù)檔案管理工作必須招聘素質(zhì)高、能力強的專職人員，后期可對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)，不斷更新其知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的實際工作能力及責(zé)任心。此外，檔案管理人員必須按管理標(biāo)準(zhǔn)進行科學(xué)的分類、整理、編目立卷，使其具有時代意識，包括信息意識、市場意識、現(xiàn)代化意識、法紀(jì)意識。一個高素質(zhì)的財務(wù)檔案人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉6個方面的素質(zhì)。近幾年，筆者所在經(jīng)辦機構(gòu)的財務(wù)檔案管理人員每年都要參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，以不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)語

在當(dāng)前信息化環(huán)境的影響下，信息化建設(shè)已成為單位機構(gòu)財務(wù)會計檔案管理的必然趨勢。因此，作為新時期的單位，必須清楚認(rèn)識到信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)對本單位發(fā)展起到的關(guān)鍵作用，不斷改革與完善傳統(tǒng)財務(wù)會計檔案管理體系，對其中存在的問題進行重點研究分析，從而采取有效的應(yīng)對措施。此外，還要高度重視財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新，從而進一步提高我國單位財務(wù)會計檔案管理水平。

（作者單位為中國建筑材料工業(yè)地質(zhì)勘查中心云南總隊）

參考文獻

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