承德市不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的檔案管理

自2015年3月1日開始實(shí)施《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》以來，為確保承德市不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的穩(wěn)妥運(yùn)行。就目前熱議的職責(zé)分工和登記資料檔案的移交等問題，著重談?wù)勱P(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記過程中的檔案管理的一些觀點(diǎn)。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案資料管理是登記工作的基礎(chǔ)

在《關(guān)于整合不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)的通知》中明確規(guī)定不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料是登記工作的核心內(nèi)容和重要依據(jù)。登記的檔案資料是隨著登記機(jī)構(gòu)的登記而產(chǎn)生，不能單獨(dú)成立。這次住建部與國土部的職責(zé)分工，即住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部負(fù)責(zé)房產(chǎn)交易，國土資源部負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)登記。隨之帶來的工作銜接問題，兩個(gè)部門都離不開原來的房產(chǎn)檔案的支持。

（一）原房產(chǎn)檔案留存在原房產(chǎn)檔案管理部門更便民利民

原房產(chǎn)檔案隨原產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍監(jiān)理處合并到不動(dòng)產(chǎn)登記中心而隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移，但繼續(xù)保存在原檔案室。因歷史原因，土地和房產(chǎn)的登記是分開登記的，此次實(shí)行統(tǒng)一登記后，如果不能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的工作銜接與資料的傳遞、共享，將會(huì)出現(xiàn)群眾辦事難的情況，本著方便廣大人民群眾，檔案資料不存在移交的問題。

（二）不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存放在原房產(chǎn)檔案管理部門成本更低更具合理性

從目前來看，為盡快適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的需要，因各地對(duì)原有得房產(chǎn)檔案的歸屬問題并沒有統(tǒng)一的做法，我市從檔案轉(zhuǎn)移及管理的成本上考慮，認(rèn)為存放在原有部門，是利大于弊也更科學(xué)合理。更有利于今后的工作開展。

二、檔案管理中存在的主要問題

（一）重視前臺(tái)業(yè)務(wù)，輕視后臺(tái)檔案

在具體的房產(chǎn)登記過程中，一直以來都比較重視業(yè)務(wù)和流程的培訓(xùn)，而忽視了后續(xù)的檔案管理工作。檔案管理的細(xì)則少之甚少。比起對(duì)業(yè)務(wù)的重視度而言，對(duì)檔案的關(guān)注度顯然是欠缺的。需要及時(shí)跟進(jìn)相應(yīng)的檔案管理配套政策，才能不斷建立和完善各地的不動(dòng)產(chǎn)登記體系。

（二）重視紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案信息維護(hù)

在新形勢新條件下，人們對(duì)檔案管理的信息要求日益提高，仍主要以紙質(zhì)資料審核為主，因涉及的部門多、資料多，導(dǎo)致一本紙質(zhì)檔案需要數(shù)次流轉(zhuǎn)，多次翻閱，降低工作效率，并應(yīng)加快電子信息庫的建設(shè)和維護(hù)。

（三）人員流動(dòng)性大，專業(yè)知識(shí)薄弱

由于檔案的專業(yè)性和動(dòng)態(tài)性，檔案的歸集在隨著情況變化而發(fā)生變化，導(dǎo)致檔案員對(duì)于檔案資料的更新不及時(shí)，特別是統(tǒng)一登記后，要多學(xué)習(xí)土地方面的知識(shí)不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，爭取最短時(shí)間勝任崗位職責(zé)的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）硬件條件差，整合數(shù)據(jù)庫慢

不動(dòng)產(chǎn)檔案資料越來越多，涵蓋的內(nèi)容越來越豐富，檔案查詢利用率也越來越高。而且紙質(zhì)檔案屬于永久性保存，老式的檔案柜已經(jīng)不適合新形勢下的發(fā)展。所以實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型檔案管理信息形態(tài)，因此檔案數(shù)字化，建立電子信息庫迫在眉睫。

三、隨著不動(dòng)產(chǎn)工作的逐步深入，建立相應(yīng)的管理制度，確保檔案的安全

（一）不斷完善管理機(jī)制

做好檔案管理工作，進(jìn)一步健全檔案的接受、收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)好管理細(xì)節(jié)。對(duì)違反檔案管理法律法規(guī)的行為及時(shí)進(jìn)行處罰。

（二）轉(zhuǎn)變思路，提高信息化管理水平

在新形勢下的不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作需要運(yùn)用大量的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，工作的人員首先要有過硬的專業(yè)知識(shí)，還要具備現(xiàn)代化得檔案管理能力。不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案資料已經(jīng)不僅僅是過去的紙質(zhì)檔案，還包括不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)數(shù)據(jù)。這就需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息化手段對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，在最短的時(shí)間內(nèi)完成收件、審批、發(fā)證、歸檔等一系列的工作，大大提高工作效率。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)管理水平

由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案形成量大，專業(yè)性和政策性強(qiáng)。要加強(qiáng)提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，明確檔案移交入檔的時(shí)間、責(zé)任人，建立詳細(xì)的移交清單，確保不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

（四）提高對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的保密意識(shí)

隨著社會(huì)制度的不斷健全，人民對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的要求也是越來越高，并對(duì)如何公平、公正、公開的呼聲越來越響亮。所以如何做到檔案哪些部分是可以公開查詢的，哪些是涉及個(gè)人隱私和國家安全，必須需要保密的，做出嚴(yán)格的規(guī)定。需要簽訂保密協(xié)議。違反規(guī)定和泄露不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的，按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

（五）對(duì)信息安全做相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案

根據(jù)《國土資源部辦公廳關(guān)于做好不動(dòng)產(chǎn)登記信息安全工作的 通知》（國土資源廳發(fā)【2015】38號(hào)）等有關(guān)規(guī)定。對(duì)機(jī)房受損、數(shù)據(jù)損毀、系統(tǒng)宕機(jī)、網(wǎng)絡(luò)中斷、黑客攻擊等突發(fā)事件進(jìn)行全方位預(yù)防，確保信息平臺(tái)不間斷地安全運(yùn)行。

四、結(jié)論

在不動(dòng)產(chǎn)登記過程中，檔案管理的重要性也日益凸顯，它不僅是民生檔案資源的重要組成部分，也是實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記的原始資料，在新形勢下，只有做好檔案管理工作，樹立“國土一家”理念和意識(shí)，共同做好統(tǒng)一登記工作。以進(jìn)一步推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]《國土資源部關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記信息安全工作的通知》2015. 38號(hào).

[3]中華人民共和國住房保障與城鄉(xiāng)建設(shè)部.CJJ/T158城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范.中國建筑工業(yè)出版社2011.

作者簡介：張春麗（1973-），河北承德人，承德市不動(dòng)產(chǎn)登記中心信息科。