高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究

隋靜鳳

摘 要：近年來，高校檔案管理工作越來越受到人們的關(guān)注，建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系有助于更好的推動高校創(chuàng)新發(fā)展，提升辦學質(zhì)量。目前高校檔案管理工作主要存在著重視程度不夠、資源形式單一、資源利用體系不完善等問題。解決好這些問題，對于做好高校工作意義重大。本文首先給出了檔案利用的概念，隨后針對高校管理使用檔案資源的過程中存在的諸多障礙，提出了幾點行之有效的應(yīng)對對策，旨在提高高校檔案的使用效率，建設(shè)高質(zhì)量的檔案保障體系。

關(guān)鍵字：高校檔案管理；檔案質(zhì)量；保障體系建設(shè)；針對措施

1 檔案利用的概念

檔案利用指的是對檔案的閱覽、復制、外借和摘錄，是檢驗檔案鑒定、整理、收集等工作過程的重要階段。高校內(nèi)建立檔案是為了給高校提供教學和科研方面的有價值的參考數(shù)據(jù)，起到了一個輔助性、支撐性的作用。建設(shè)高質(zhì)量的檔案保障體系，有利于高校管理工作的科學化、規(guī)范化，特別是在人才管理和培養(yǎng)方面能夠發(fā)揮重要作用，有利于為經(jīng)濟社會發(fā)展提供人才智力支持，促進社會不斷發(fā)展和前進。

2 高校檔案資源在利用過程中存在的障礙因素

受到多種因素的影響，高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)工作做得并不完善，這對于高校來說是一個十分不利的影響因素，高校檔案管理工作建設(shè)中主要存在以下幾點問題：

2.1 對檔案管理工作不重視

大多高等院校普遍存在重教學、輕檔案管理等現(xiàn)象，對檔案管理工作認識不到位，重視程度不夠，對于檔案管理工作缺乏主動性和積極性。在具體中工作收集狀態(tài)比較散漫，只注重數(shù)量，對于遺失的檔案或者沒及時上交的檔案都沒有進行詳細及時的統(tǒng)計，檔案資源出現(xiàn)流失等情況。這種管理形式嚴重影響了檔案價值的有效利用。

2.2 檔案資源形式單一

高校在不斷的發(fā)展過程中融入了各類檔案資源，涵蓋了高校的發(fā)展歷程，但是由于某些因素的影響，高校無法給使用提供所需的資源，與此同時，高校對于檔案資源的管理缺乏制度化、規(guī)范化和程序化，致使檔案管理工作收集不及時、不全面，分類不夠細化，存在不同類型的檔案摻雜在一起，當想尋找相關(guān)檔案時并不能立刻查找到所需資源，阻礙了檔案資源作用的有效發(fā)揮。

2.3 資源利用體系不完善

盡管多數(shù)高校已經(jīng)認識到檔案資源的重要性，但是基于種種問題的存在，檔案資源并沒能夠有效的使用，資金和人力的投入也沒能達到標準。不完善的資源利用體系只是保留了最原始的數(shù)據(jù)，這對于高校自身來說很不利于工作的展開，也不便于利用者對資源進行查閱。

3 提高高校檔案資源利用的對策

為能夠有效利用高校檔案資源，讓資源在最大程度上被高校所應(yīng)用，為經(jīng)濟社會服務(wù)，應(yīng)該采取以下幾種對策：

3.1 提升利用高校檔案資源管理的意識

檔案資源不僅僅關(guān)系到社會的發(fā)展，同時還關(guān)系到高校自身的發(fā)展。要做好檔案資源管理工作，首先要進一步轉(zhuǎn)變觀念，從思想上重視起來，提升利用高校檔案資源管理的意識，充分認識檔案資源在學校發(fā)展中的重要意義，領(lǐng)導干部要帶頭抓好檔案管理工作，把檔案管理工作融入到高校事業(yè)發(fā)展中去。其次要制定檔案資源管理制度，細化和完善檔案管理流程，配備專業(yè)檔案管理人員，明確工作職責，并將檔案管理工作落實到日?？己斯ぷ髦腥?。

3.2 加大對檔案管理的資金投入

要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對檔案管理的資金投入，為做好檔案管理工作提供必要的資金保障。要建立完善的存檔室、閱檔室，完善和細化工作流程，對檔案進行分類管理，建立檔案信息資源臺和信息數(shù)據(jù)庫，對檔案進行信息化管理，在計算機內(nèi)建立完善的檔案信息，對其進行實時更新。在保存檔案資源的同時，還要保留檔案副本，這樣可以有效的確保檔案資源的完整性。同時，要創(chuàng)新理念，把數(shù)據(jù)庫引入到日常管理工作中，為推動和促進學校健康發(fā)展提供服務(wù)。

3.3 加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案的管理工作起著決定性的作用。要強化職業(yè)道德教育，梳理大局意識，責任意識，擔當意識，要加強業(yè)務(wù)知識的學習，定期組織檔案管理人員參加培訓學習，邀請專家到高校開展檔案管理方面的知識講座，開展業(yè)務(wù)互動交流活動，通過多種形式，拓寬檔案管理人員視野，及時掌握新形勢下管理工作的新動態(tài)，不斷提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。同時要健全完善激勵機制，調(diào)動和發(fā)揮檔案管理人員積極性和主動性，為檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)保駕護航。

3.4 積極推廣宣傳工作，拓展利用途徑

高校檔案大都塵封在圖書館內(nèi)，長時間無人問津，這樣就需要管理人員積極推廣宣傳工作，積極營造檔案資源利用氛圍，豐富和拓展檔案資源的利用，改變傳統(tǒng)的管理方式，實現(xiàn)檔案資源的實時更新，在查找檔案資源時可以花費最短的時間找到所需的檔案資源。老師和學生可以通過數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)獲取最新檔案信息，對具體的信息進行共享，充分發(fā)揮檔案資源的利用率。

3.5 整合、統(tǒng)一檔案資源管理原則

整合、統(tǒng)一檔案資源是有效開展工作的前提和基礎(chǔ)。整合資源是為了擴充檔案的多樣性，提高檔案資源的總體質(zhì)量，每年學校都應(yīng)該對歸檔部門進行嚴格要求，確保將檔案完整、齊全、系統(tǒng)的收入檔案部門。統(tǒng)一資源是為了更好的開展檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上可以利用專題報告會和學術(shù)活動等向老師和同學發(fā)放宣傳手冊等方式，加強對檔案法律法規(guī)的宣傳，明確檔案管理規(guī)章制度，有效的整合檔案資源。

4 結(jié)束語

高校檔案是否能夠建設(shè)合理的質(zhì)量保障體系關(guān)系到高校的教育質(zhì)量、學術(shù)以及管理水平等多個方面。盡管高校資源利用面臨著一定的困境，只要高校和相關(guān)部門引起重視，積極采取應(yīng)對措施，相信高校檔案資源體系建設(shè)會越來越完善，為經(jīng)濟社會和各領(lǐng)域提供更好的服務(wù)。

參考文獻

[1]劉社文.高校檔案利用障礙及對策分析[J].云南檔案，2012（09）.

[2]李春梅.高校檔案利用調(diào)查及對策分析——以北方工業(yè)大學為例[J].山西檔案，2013（04）.

[3]朱慶華.高校檔案館社會化服務(wù)存在的問題及對策分析[J].山西檔案，2014（05）.