民辦高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作探析

蔣奉君

摘 要：檔案工作是高校的基礎(chǔ)性工作之一。本文從高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的重要性出發(fā)，分析了當(dāng)前民辦高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作中存在的主要問題，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：民辦高校；二級(jí)學(xué)院；檔案管理

隨著民辦高校的蓬勃發(fā)展，下設(shè)的各個(gè)二級(jí)學(xué)院的規(guī)模也不斷擴(kuò)大，甚至有的二級(jí)學(xué)院學(xué)生規(guī)模多達(dá)幾千人，相當(dāng)于一下規(guī)模較小的學(xué)校。二級(jí)學(xué)院在進(jìn)行日常的教學(xué)和管理過程中，產(chǎn)生了大量的教學(xué)管理、教學(xué)過程、學(xué)生管理、科研、行政等方面的檔案材料。但是目前許多民辦高校二級(jí)學(xué)院對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和足夠的重視，沒有形成統(tǒng)一管理，檔案工作比較混亂，造成一些檔案遺失，甚至給學(xué)校帶來無形或有形的損失。因此，對(duì)民辦高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作探討十分必要。

1 高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的內(nèi)容

高校二級(jí)學(xué)院檔案工作是高校管理的基礎(chǔ)性工作，它既是學(xué)校檔案的重要來源，也是檢查和評(píng)估二級(jí)學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要方面。參考高校檔案工作規(guī)范，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作的主要任務(wù)是根據(jù)學(xué)院的職能及其特點(diǎn)，完成檔案的收集與鑒定、整理與保管、檢索與利用等工作。

1.二級(jí)學(xué)院檔案的收集與鑒定，就是要對(duì)二級(jí)學(xué)院在教學(xué)管理、教學(xué)過程及學(xué)生管理中產(chǎn)生的各種材料進(jìn)行收集，并依據(jù)歸檔的范圍要求及材料的價(jià)值和特性鑒定是否歸檔。收集的包括學(xué)院黨總支、輔導(dǎo)員任根據(jù)學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制定的制度等行政材料；培養(yǎng)計(jì)劃， 教學(xué)大綱等教學(xué)材料； 師資隊(duì)伍建設(shè)、專利申請(qǐng)、科技開發(fā)等教師材料； 學(xué)生報(bào)到注冊(cè)和統(tǒng)計(jì)、學(xué)業(yè)成績(jī)等學(xué)生材料。凡是能夠反映二級(jí)學(xué)院工作活動(dòng)的具有查考和利用價(jià)值的材料， 都應(yīng)完整地簽定收集。

2.二級(jí)學(xué)院檔案的整理與保管，就是將收集來的檔案分門別類組成有序體系，并進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)的工作，是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。檔案的整理是將所保存的檔案有序化、條理化。檔案的基本任務(wù)是維護(hù)檔案實(shí)體良好的條理化和有序化狀態(tài)， 延長(zhǎng)其壽命，便于檔案利用者的使用。

3.二級(jí)學(xué)院檔案的檢索與利用。檔案的檢索是指對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找。檔案利用是檔案利用者對(duì)檔案進(jìn)行閱覽、借閱、復(fù)制、開具證明等，滿足其利用需求。它是檔案工作的最終目的。

2 民辦高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作存在的問題

2.1 學(xué)校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作不夠重視

由于國家對(duì)高校的檔案工作有明確的要求，民辦高校對(duì)學(xué)校層面的檔案管理工作還是比較重視的，一般都設(shè)有專門的檔案室或檔案館，有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和專職管理人員。但是，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作，情況較好的民辦高校在二級(jí)學(xué)院設(shè)立了檔案室，設(shè)有兼職檔案管理人員，而有的民辦高校在二級(jí)學(xué)院至今沒有設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，沒有指定的檔案管理人員。這主要源于學(xué)校對(duì)于二級(jí)學(xué)院的檔案管理認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，不愿意在二級(jí)學(xué)院的檔案管理方面出人出力。

2.2 二級(jí)學(xué)院檔案管理意識(shí)薄弱，文件散亂，檔案缺失或遺失嚴(yán)重

由于二級(jí)學(xué)院承擔(dān)著具體而繁重的教學(xué)工作、學(xué)科專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)與創(chuàng)新、師資隊(duì)伍建設(shè)等重要任務(wù)，往往對(duì)檔案管理工作有所忽略，檔案意識(shí)薄弱。如前文所述，二級(jí)學(xué)院在教學(xué)和管理過程中，形成了許多有價(jià)值的文件資料。但是，相關(guān)工作人員沒有檔案意識(shí)，許多重要的文件沒有及時(shí)歸檔，造成遺失。如在一些重要的教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)秘書對(duì)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、圖像資料沒有進(jìn)行收集，或者雖然有資料但沒有進(jìn)行整理歸檔，或者雖然歸檔了但沒有妥善保管，造成檔案缺失或遺失。目前，大多數(shù)民辦高校二級(jí)學(xué)院的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，處于隨意堆放的狀態(tài)，分散在系部、教務(wù)、行政、輔導(dǎo)員等辦公室。當(dāng)需要使用檔案時(shí)，難以及時(shí)準(zhǔn)確的查找到所需檔案資料。甚至有的民辦高校二級(jí)學(xué)院的一些資料分散在相關(guān)工作人員手里，一旦人事發(fā)生變動(dòng)，工作交接未跟上或交接時(shí)忽略檔案交接工作，導(dǎo)致這些材料往往隨之消失。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高，責(zé)任不明確

目前，有的民辦高校在二級(jí)學(xué)院設(shè)立了檔案室，有分管領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)置了兼職檔案管理人員。但是，筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些二級(jí)學(xué)院的兼檔案管理人員由教學(xué)秘書或行政秘書兼職，他們根本沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作不了解，不知道自己的工作職責(zé)。有的高校對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn)，但是由于其本職工作非常繁忙，而檔案的收集、整理、保管等工作要花費(fèi)較多的時(shí)間與精力，這些兼職檔案人員往往力不從心，無暇兼顧。

3 加強(qiáng)民辦高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的建議

3.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視二級(jí)學(xué)院檔案管理工作，加大投入

如前文所述，由于對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)往往不注重要實(shí)實(shí)在在地解決二級(jí)學(xué)院檔案工作中存在的問題和困難，必須讓校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到二級(jí)學(xué)院的檔案工作跟學(xué)校的檔案工作一樣是高校基礎(chǔ)工作，在學(xué)校人才培養(yǎng)、教學(xué)、科研等方面發(fā)揮著不可替代的作用，加大對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作的投入，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和專職的管理人員。

3.2 二級(jí)單位要強(qiáng)化師生的檔案意識(shí)

由于二級(jí)學(xué)院的檔案來源于教學(xué)和管理的各個(gè)方面，學(xué)院的師生是二級(jí)學(xué)院檔案的直接形成者。因此，要加強(qiáng)檔案工作宣傳，讓學(xué)院師生認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，促使廣大師生主動(dòng)收集、整理、提交文件檔案資料。只有讓學(xué)院師生具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，才能確保二級(jí)學(xué)院檔案齊全完整。

3.3 民辦高校要制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

民辦高校的檔案管理一般都有比較完善的制度規(guī)范，有相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但往往沒有具體到了二級(jí)學(xué)院，這是造成二級(jí)學(xué)院檔案管理混亂的重要原因之一。只有建立二級(jí)學(xué)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，才能使二級(jí)學(xué)院各項(xiàng)具體的檔案管理工作做到有據(jù)可依，避免檔案管理的混亂無序。最簡(jiǎn)單的方式是參照學(xué)校檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)制定二級(jí)學(xué)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，這樣二級(jí)學(xué)院就可依據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案收集，確保檔案齊全、管理有序。當(dāng)然，注意檔案工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性的同時(shí)，還要準(zhǔn)一檔案工作的特色性。在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，不能忽視各個(gè)二級(jí)學(xué)院的差異性。高校的二級(jí)學(xué)院往往各具特色，如藝術(shù)類院系跟理工類院系的教學(xué)檔案必然有較大的差異，相應(yīng)的檔案工作重點(diǎn)和特點(diǎn)也有所不同，如果制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)不注意這一點(diǎn)，影響操作性不少，還將扼殺二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作特色性。

3.4 提高二級(jí)學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)

要加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的檔案管理，必須要有一支高素質(zhì)的檔案工作管理隊(duì)伍，最好能配置專職的檔案管理人員。從目前民辦高校的實(shí)際來看，這一目標(biāo)還無法實(shí)現(xiàn)，但建立一支素質(zhì)相對(duì)較高的兼職檔案管理隊(duì)伍還是可行的。

1.合理選拔兼職檔案管理人員

二級(jí)學(xué)院設(shè)置兼職檔案人員時(shí)，一方面要考慮管理人員的綜合素質(zhì)，另一方面還要考慮其本職工作的工作量。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作， 涵蓋了有黨、政、教學(xué)、科研管理等各方面的內(nèi)容， 在收集與鑒定、整理與高管、檢索與利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都有不同的規(guī)范和要求。同時(shí)，由于檔案的收集、整理、保管等工作要花費(fèi)較多的時(shí)間與精力，這要求兼職檔案人員必須有較多的時(shí)間投入到檔案工作上面。所以，在選拔兼職檔案管理人員時(shí)，必須選拔考慮其自身的綜合素質(zhì)，又要考慮其本職工作確保檔案工作時(shí)間。

2.加強(qiáng)兼職檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

高校檔案館（室）要通過定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方法，加強(qiáng)兼職檔案人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。還可以讓兼職檔案管理人員分到校檔案館（室）觀摩， 由經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案工作人員進(jìn)行操作演示， 使其對(duì)檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環(huán)節(jié)有更直觀的認(rèn)識(shí)，提高二級(jí)學(xué)院兼職檔案管理人員的專業(yè)化水平。

3.強(qiáng)化兼職檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

由于民辦高校兼職檔案管理人員的本職工作一般都比較繁忙，如果沒有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，必然極大影響二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量。所以，一方面要有相應(yīng)的制度明確兼職檔案管理人員的工作職責(zé)，另一方面還要通過形式多樣的檢查、評(píng)比、考核， 在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜， 激發(fā)二級(jí)學(xué)院兼職檔案管理員工作積極性和上進(jìn)心，確保學(xué)院檔案管理工作規(guī)范有序。

4 結(jié)論

目前，我國民辦高校的發(fā)展勢(shì)頭迅猛，而一些民辦高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作不夠重視，檔案工作管理混亂，將不利于學(xué)院的發(fā)展和管理水平的提高。民辦高校要充分認(rèn)識(shí)到將二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是高?；A(chǔ)性工作，加大對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的投入，強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立起一支高水平的的檔案管理隊(duì)伍，有效的保護(hù)和利用檔案，才能使二級(jí)學(xué)院的檔案工作更好地為學(xué)校教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)管理工作服務(wù)，更好地為社會(huì)服務(wù)。

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