肇慶市新醫(yī)改時(shí)期檔案管理工作探討

曾火蘭

摘 要：隨著新醫(yī)療體制改革的不斷深入，給醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的要求與挑戰(zhàn)。在整個(gè)的醫(yī)院管理工作中，檔案的管理工作發(fā)揮了的作用，已經(jīng)成為了不可替代的一個(gè)工作內(nèi)容和部分。本文闡述了新醫(yī)改形勢(shì)下檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性、目前存在的問(wèn)題以及有效提高檔案管理水平的途徑。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；檔案管理；醫(yī)院

檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會(huì)的為斷發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)療服務(wù)水平的提升成為醫(yī)院發(fā)展的必要要素，這對(duì)于醫(yī)院管理工作開(kāi)展提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。因此，醫(yī)院在改革的過(guò)程中面臨著挑戰(zhàn)和問(wèn)題，亟需相關(guān)的醫(yī)院管理人員加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作，充分地意識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的重要意義和作用。加強(qiáng)檔案管理的開(kāi)發(fā)利用，積極發(fā)揮自身的作用和價(jià)值，對(duì)于提高醫(yī)院整體管理水平具有重要的促進(jìn)作用。作為醫(yī)院管理工作中十分關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理已經(jīng)受到了社會(huì)越來(lái)越多的重視。已經(jīng)成為醫(yī)院管理者所面臨的重要問(wèn)題。

1 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展的重要性

在信息化時(shí)代的大背景下，做好醫(yī)院檔案管理工作，是建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+”健康醫(yī)療的重要前提。醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的需要，是提高醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理服務(wù)工作質(zhì)量必不可少的一項(xiàng)工作[1]。新醫(yī)改下，檔案管理在醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)建設(shè)、文化建設(shè)、科研建設(shè)方面發(fā)揮著重要作用。

1.1 醫(yī)院檔案是推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)

醫(yī)院許多日常管理工作必須依靠醫(yī)院檔案才能有效開(kāi)展，如醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)，考核評(píng)價(jià)和合理配置人才的主要依據(jù)。又比如，在處理醫(yī)患糾紛時(shí)，由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，醫(yī)患雙方掌握的知識(shí)，信息不對(duì)稱(chēng)，根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，醫(yī)院屬于舉證責(zé)任一方，如院方無(wú)法向法院提供充分有效的證據(jù)來(lái)證明自己無(wú)醫(yī)療過(guò)錯(cuò)，案件就無(wú)法得到公平、公正的審理，醫(yī)院將敗訴，影響醫(yī)院和醫(yī)務(wù)人員的聲譽(yù)。另外，醫(yī)院檔案客觀(guān)記載了醫(yī)院工作人員獲得的榮譽(yù)、醫(yī)院的科研成果。醫(yī)院簡(jiǎn)史展現(xiàn)了醫(yī)院文化的傳承與發(fā)展，展示了醫(yī)院的建設(shè)歷程和豐碩成果，展現(xiàn)了醫(yī)護(hù)工作人員精益求精、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神風(fēng)采。醫(yī)院檔案展可以增強(qiáng)醫(yī)院的凝聚力，增加醫(yī)護(hù)人員的工作熱情。

1.2 醫(yī)院檔案能真實(shí)的反映醫(yī)改的歷史

醫(yī)院檔案是醫(yī)療衛(wèi)生工作者在新醫(yī)改過(guò)程中長(zhǎng)期探索和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中留存下來(lái)的歷史真跡，記錄了整個(gè)醫(yī)院在各個(gè)歷史時(shí)期的有關(guān)醫(yī)療、教學(xué)、科研、設(shè)備、財(cái)務(wù)、技術(shù)、基建、黨建、人事及其它日常管理方面的情況。通過(guò)醫(yī)院檔案管理我們能完整、清晰地了解醫(yī)療體制改革過(guò)程中所取得的成效和存在的問(wèn)題。

1.3 醫(yī)院檔案在推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮重要作用

醫(yī)院檔案記載著整個(gè)醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，為研究醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)燕尾服提供了第一手資料，是科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的基礎(chǔ)，論據(jù)檔案資料進(jìn)行分析論證，可為醫(yī)院管理者及時(shí)了解醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)狀況，調(diào)整發(fā)展策略提供依據(jù)。另外，在新醫(yī)改下，醫(yī)院走醫(yī)、教、研一體的發(fā)展之路，醫(yī)學(xué)科研檔案作為一種重要的科研資源，對(duì)醫(yī)學(xué)科研的創(chuàng)新具有重要的意義。在這種新形勢(shì)下，檔案管理人員及時(shí)調(diào)整檔案管理的方式，提高醫(yī)學(xué)科研檔案的數(shù)量和質(zhì)量，可以滿(mǎn)足醫(yī)院醫(yī)、教、研三者結(jié)合，為醫(yī)院科研工作提供一個(gè)基礎(chǔ)服務(wù)平臺(tái)。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

肇慶市的醫(yī)院特別是縣鎮(zhèn)級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理意識(shí)淡薄，方法落后，起步晚，硬件設(shè)施、人員配備、檔案管理水平都存在不同問(wèn)題。面對(duì)新的信息需求，醫(yī)院檔案管理工作必須認(rèn)清形勢(shì)，科學(xué)管理，強(qiáng)化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

2.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不重視

在新醫(yī)改工作中，醫(yī)院技術(shù)人員、醫(yī)療護(hù)理人員、后勤服務(wù)人員等都有相關(guān)繼續(xù)教育的規(guī)定，但是缺少對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)的具體規(guī)定。檔案管理工作與臨床一線(xiàn)工作不同，難以產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的經(jīng)濟(jì)效益和顯著的社會(huì)效益，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺少檔案管理意識(shí)，致使檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)得不到系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育，檔案管理的水平不高，跟不上新時(shí)期醫(yī)改對(duì)檔案管理的發(fā)展要求，在新醫(yī)改工作中，當(dāng)前的檔案管理水平解決不了出現(xiàn)的新問(wèn)題，在一定程度上影響了新醫(yī)改的成效。

2.2 檔案管理的制度不完善，考核不落實(shí)

新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療保障、藥品供應(yīng)、人事后勤等方面都進(jìn)行了進(jìn)一步的規(guī)范，但是在醫(yī)院檔案管理方面并沒(méi)有比較具體的規(guī)定，也沒(méi)有相關(guān)的檢查考核措施。這方面需要醫(yī)院自己根據(jù)本院制定檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，但在這方面又缺乏必要的參考，更沒(méi)有考核制度約束，致使檔案管理的制度不完善不健全。

2.3 檔案管理缺少專(zhuān)業(yè)人員和硬件設(shè)備投入

新醫(yī)改工作更重視的是醫(yī)院技術(shù)水平及醫(yī)療設(shè)備的投入，這使得醫(yī)院將資金大部分投入到醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療服務(wù)中去。而檔案管理人員大多數(shù)是由醫(yī)院其他部門(mén)的工作人員轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，他們的知識(shí)背景比較單一，在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面都參差不齊，不能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。對(duì)檔案的設(shè)備投入（如計(jì)算機(jī)及相關(guān)的軟件）、檔案用房等投入不足。在醫(yī)院檔案管理放方面，檔案用房一般都很狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。由于資金投入不足，檔案的現(xiàn)代化水平嚴(yán)重脫離時(shí)代的發(fā)展，而檔案管理的水平又在一定程度上制約了新醫(yī)改的進(jìn)步。

2.4 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息不共享

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案類(lèi)別多，包括病歷檔案、照片檔案、文字檔案、人事檔案、多媒體檔案等，由于分類(lèi)不清，管理范圍不明，這些檔案往往分散保管，沒(méi)有統(tǒng)一管理的部門(mén)。醫(yī)院檔案所需材料由人事科、科教科、護(hù)理部、醫(yī)務(wù)科分別收集，各自保管，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和編碼，這些材料都是相互獨(dú)立、不聯(lián)通的，條與條、條與塊之間的信息不能共享，變成了一個(gè)個(gè)信息“孤島”。在查找檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量人力，影響工作效率的提高，也大大影響了檔案的開(kāi)發(fā)利用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

3 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法

在當(dāng)前醫(yī)改形勢(shì)下，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，要做到適應(yīng)新形勢(shì)，應(yīng)從加強(qiáng)自身技術(shù)提升，從檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作做起，廣泛采用先進(jìn)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理部門(mén)和檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，不斷完善健全電子檔案現(xiàn)代化的管理，提高檔案管理的效率，從而更好地為醫(yī)院的各項(xiàng)工作的開(kāi)展服務(wù)。

3.1 加強(qiáng)檔案工作重視，完善檔案管理制度

新醫(yī)改下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化，最為關(guān)鍵的是要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員轉(zhuǎn)變觀(guān)念，提高對(duì)檔案管理的重視。把檔案意識(shí)工作擴(kuò)大到醫(yī)院的各個(gè)科室，讓大家在日常工作中都有一種“檔案意識(shí)”，在平時(shí)工作中把應(yīng)該歸檔的文件主動(dòng)分類(lèi)，做好保存工作，定期交給檔案歸檔[2]。其次是建立檔案的整理、歸檔、保管、利用制度，各個(gè)部門(mén)都遵循檔案保管期限、歸檔范圍的規(guī)定。由專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案工作，負(fù)責(zé)檔案室的日常立卷、歸檔、編目利用等工作。

3.2 加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，發(fā)揮醫(yī)院檔案科研作用

要想真正實(shí)現(xiàn)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化，醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要轉(zhuǎn)變觀(guān)念，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院的管理、建設(shè)和發(fā)展的重要意義，其次，醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，建設(shè)檔案室信息化管理工作所必須的檔案室、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施。

檔案管理本質(zhì)上就是保存有用的資料用于今后的開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)就是為了提高檔案開(kāi)發(fā)利用率[3]。檔案管理在做好安全工作的基礎(chǔ)上，要充分做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，使靜態(tài)的檔案資料變?yōu)閯?dòng)態(tài)的科研材料。因此檔案管理人員要樹(shù)立開(kāi)發(fā)利用意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、科研和教學(xué)工作做好材料支撐服務(wù)。

3.3 加大檔案管理投入，提升檔案管理的信息化水平

檔案管理信息化工作涉及電腦網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)設(shè)備，一方面是硬件購(gòu)置、更新、維護(hù)的投入，非電子版的檔案資料通過(guò)掃描等輸入設(shè)備變?yōu)殡娮訖n案存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中，節(jié)省了檔案存儲(chǔ)的物理空間，避免了傳統(tǒng)檔案保管的蟲(chóng)蛀、占用空間大、易潮濕發(fā)老霉等問(wèn)題，且便于查找、整理、閱讀，節(jié)省財(cái)力、人力和物力。要營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境，保障檔案資源的安全性和完整性，從而使醫(yī)院的檔案管理工作更好地適應(yīng)新醫(yī)改的發(fā)展要求。在新醫(yī)改下，醫(yī)院必須注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)的持續(xù)性投入，在日常工作中加強(qiáng)對(duì)在職人員的教育培訓(xùn)，乘勝科學(xué)的考核激勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)檔案管理人員不斷提高自己，從而更好地適應(yīng)和勝任新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理工作。信息化的檔案管理工作，要求管理人員具備科學(xué)的檔案管理知識(shí)，掌握一定的電子信息化技術(shù)，懂得現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)質(zhì)、內(nèi)涵和特點(diǎn)，最大限度發(fā)揮檔案管理中管理員的作用，積極開(kāi)拓本單位檔案管理工作的新局面。

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