信息化環(huán)境下檔案管理模式變化研究

李子宏

摘 要：在當(dāng)前的信息化環(huán)境下，利用計算機技術(shù)、信息系統(tǒng)來完成各項工作流程是大勢所趨，檔案管理工作也開始由以往的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)向電子檔案管理模式。本文分析了當(dāng)前信息化環(huán)境下檔案管理模式的轉(zhuǎn)變趨勢，總結(jié)了當(dāng)前檔案管理工作中常出現(xiàn)的問題，并提出幾點改進當(dāng)前檔案管理模式的建議與對策。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；檔案管理；模式；變化

1 信息化環(huán)境下檔案管理模式的轉(zhuǎn)變趨勢分析

我國以往的檔案主要以紙張為記錄載體，也就是常說的紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一直是檔案工作中最重要的存儲載體，如文件、賬簿、報紙、合約等，都是典型的紙質(zhì)檔案類型。紙質(zhì)檔案記錄的內(nèi)容較為安全穩(wěn)定，有較好的真實性與法律效用，并且一旦出現(xiàn)后期修改、損壞的現(xiàn)象，都會留下較為明顯的痕跡，因此紙質(zhì)檔案是公認(rèn)的法律效率較強的憑證。然而隨著近年來信息資源爆炸性的增長，檔案的數(shù)量也在逐年快速的增加，不僅加大了人力、物力、館藏面積的投入，還不利于快速精準(zhǔn)的查找、使用。并且由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案隨著檔案使用率的逐年增加，不可避免的會在使用過程中造成文件的磨損，不利于檔案文件的長期保管與使用。

在當(dāng)前國家大力推進信息化建設(shè)的形勢下，各行各業(yè)開始逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)向信息化檔案管理建設(shè)。通過使用計算機、多媒體等設(shè)備，從以往的實體檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，檔案管理工作的重心得到有效的轉(zhuǎn)移。通過信息化資源管理實現(xiàn)了對檔案的有效分類、整理，更好的實現(xiàn)了信息資源的存儲、利用以及共享，也極大的減輕了人力、物力的投資力度，提高了檔案管理工作的效率，更加體現(xiàn)出檔案信息的利用價值?？偟膩碚f，由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)向信息化檔案與紙質(zhì)檔案管理的“雙軌”模式，是當(dāng)前信息化建設(shè)的大勢所趨。

2 當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

近年來我國在大力推進各行業(yè)的信息化建設(shè)，在信息化檔案管理方面也取得了較大的成果。然而在部分企業(yè)的實際應(yīng)用中，檔案管理工作依然存在一些亟待解決的問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）檔案管理信息化建設(shè)水平較低

在信息化時代，計算機技術(shù)被應(yīng)用在人們生活的各個方面，尤其在現(xiàn)代化的辦公中起到非常重要的作用。但由于電力建筑行業(yè)等企業(yè)具有流動性強的工作性質(zhì)，使得計算機技術(shù)并沒有得到合理的應(yīng)用，造成一些新型先進的檔案理念和管理模式不能及時有效的應(yīng)用在工作中，且存在有不重視現(xiàn)代化的檔案管理方式，信息化進程緩慢的情況。有些企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)信息化的質(zhì)量不高，在電子檔案的存檔保管、查閱提取方面沒有建立明確的規(guī)章制度。而且在大量的紙質(zhì)文檔向電子版本轉(zhuǎn)換時，保證不了速度和質(zhì)量，檔案管理系統(tǒng)的實用性不高，實現(xiàn)不了高效的信息化管理。

（二）檔案管理人員的信息化管理水平有待提高

由于部分企業(yè)對檔案信息化的管理力度不強，檔案人員缺乏先進檔案技術(shù)的有效培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使得企業(yè)的檔案管理人員管理業(yè)務(wù)水平得不到提高，在調(diào)閱檔案的時候不能很好的在技術(shù)上實現(xiàn)信息化管理，有些甚至依然采用比較傳統(tǒng)的手工操作方式。檔案管理人員手工操作的方式，對于信息的完整調(diào)取有著較大的難度，還會造成檔案紙質(zhì)發(fā)暗、字跡褪色的情況發(fā)生。這樣的做法不僅使查找利用檔案效率難以提高，而且經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失和信息錯漏的情況，對檔案的完整性和安全性也有較大的影響。

（三）檔案信息管理安全意識不強

現(xiàn)階段的一些的企業(yè)使用信息化管理狀況良好，管理人員管理檔案信息的效率提高，操作也更簡潔方便，大大的提高了企業(yè)信息管理的效率。但仍然有一些企業(yè)的管理人員對檔案信息的安全意識不太重視，在網(wǎng)絡(luò)安全方面沒有防范，導(dǎo)致檔案管理工作中很可能會留下極大的數(shù)據(jù)安全隱患，不利于檔案的安全管理。檔案的安全性是十分重要的，對于一些使用信息技術(shù)管理檔案的企業(yè)來說，更要加強檔案的安全管理意識。

3 信息化環(huán)境下檔案管理模式的改進建議

針對當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作中存在的問題，為了更好的提高信息化檔案管理工作效率，推進企業(yè)的進一步發(fā)展，可以從以下方面進行針對性的改進。

（一）大力推進檔案信息化的建設(shè)

要實現(xiàn)檔案信息化管理，首先要建立相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)。并且為了更好的滿足信息化檔案管理的需求，企業(yè)要規(guī)范有效運用計算機進行檔案管理的工作流程，按照文件處理的流程來相應(yīng)地設(shè)計檔案管理信息系統(tǒng)的流程，并建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度來保障檔案的安全性、完整性。

另外，在實際的信息化檔案管理工作中，由于電子文件從生成到歸檔的過程中，很難實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接。就目前來說，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間沒有建立統(tǒng)一的管理方法，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)較難保證電子原數(shù)據(jù)的完整歸檔。在實際儲存電子檔案過程中因為選用的載體不耐久等原因，將會影響到檔案文件的完整性、真實性、可靠性。電子檔案由于沒有固定的載體，通常不具備較高的法律效力，相應(yīng)的法律認(rèn)定條文制定也有較大的困難，這也是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

（二）提升信息化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

當(dāng)前檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員具備相應(yīng)的檔案學(xué)、圖書管理學(xué)等檔案管理的專業(yè)知識，還需要具備使用計算機處理信息的能力。新時代的檔案管理工作對檔案管理人員的專業(yè)能力提出更高的要求，包括電子文檔信息加工處理能力、檔案信息整理分類能力以及較高的職業(yè)素養(yǎng)等。因此，企業(yè)要重視對檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)，定期舉辦專業(yè)知識技能培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員安全管理的意識，使其具備更加專業(yè)規(guī)范、保密性更強的檔案管理技能。另外，企業(yè)內(nèi)部也要構(gòu)建相關(guān)的管理監(jiān)督制度，強化檔案的規(guī)范管理，規(guī)范檔案管理員工行為，促進檔案科學(xué)化水平工作有效進行，同時也要落實安全工作與監(jiān)督工作。

（三）強化檔案安全管理

電子檔案在使用的過程中，企業(yè)需要著重關(guān)注其安全性問題。隨著當(dāng)前計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案數(shù)量急劇增加，涉及范圍也逐漸拓寬，但隨之而來的就是電子檔案的安全性問題。

在電子信息時代下，無論是單位管理還是個人使用的檔案，都需要做好安全防護措施，避免被他人利用或改動，保障電子檔的真實性與安全性。檔案管理者要從實際情況出發(fā)，具體問題、具體分析，明確各項涉及檔案管理安全問題的環(huán)節(jié)和內(nèi)容，達(dá)到強化管理的目的。企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，也要注意培養(yǎng)工作人員使用檔案的安全意識，并建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水準(zhǔn)的檔案信息管理隊伍，增強其檔案安全管理能力，進一步提高管理者與參與者的自身素質(zhì)，實現(xiàn)信息化環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)語

隨著當(dāng)前社會信息化建設(shè)的步伐加快，作為重要信息資源的檔案，檔案管理事業(yè)的發(fā)展越來越重要，其存儲、管理方式也在不斷的改進與完善。為了更好的順應(yīng)信息化社會的發(fā)展，檔案信息管理模式也要不斷地進行改革?，F(xiàn)階段由以往單一的紙質(zhì)檔案存儲管理模式，轉(zhuǎn)變成由電子檔案與紙質(zhì)檔案互補的“雙軌”存儲管理模式，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

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