寧波市開(kāi)發(fā)區(qū)電子檔案深度管理研究

摘 要：寧波市目前共有13個(gè)開(kāi)發(fā)區(qū)，各開(kāi)發(fā)區(qū)的檔案管理模式不盡相同，有些把職能放在綜合、文秘科室，有些單獨(dú)設(shè)立了檔案科，有些成立了開(kāi)發(fā)區(qū)級(jí)的檔案館。隨著各開(kāi)發(fā)區(qū)近幾年來(lái)的高速擴(kuò)張和飛速發(fā)展。目前，在開(kāi)發(fā)區(qū)范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的電子文件收集、登記、保管、利用制度，加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)保護(hù)、登記備份、開(kāi)發(fā)利用和監(jiān)督檢查，制訂具體的電子檔案管理措施，變得尤為重要。

關(guān)鍵詞：開(kāi)發(fā)區(qū)；電子檔案；管理；研究

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及，電子文件逐步成為現(xiàn)行文件的主導(dǎo)形式。所謂電子文件，就是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)并能在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。具有檔案保存價(jià)值的電子文件，需要及時(shí)進(jìn)行歸檔保護(hù)，歸檔后的電子文件即形成電子檔案。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有自身的特性，如電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性、電子檔案載體的非直讀性、電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性和電子檔案信息與載體的相分離性等。因此，電子檔案的整理方法和管理手段也和傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案有很大的差異。

1 加強(qiáng)開(kāi)發(fā)區(qū)電子檔案管理的意義

電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的，其信息與載體具有可分離性、易更改性。檔案的本質(zhì)屬性是“原始記錄性”，是歷史的真實(shí)記錄，具有法律效力。因此、保證電子檔案的原始性、完整性、真實(shí)性，充分發(fā)揮電子檔案的憑證作用，是電子檔案管理工作首先要解決的問(wèn)題。電子檔案作為國(guó)家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，電子檔案信息的安全事關(guān)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)穩(wěn)定、公眾利益和國(guó)家安全。開(kāi)發(fā)區(qū)作為各地經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的引擎區(qū)、創(chuàng)新發(fā)展的示范區(qū)，加強(qiáng)區(qū)域內(nèi)電子檔案的統(tǒng)一、規(guī)范、高效、安全管理顯得尤為緊迫和重要。

2 開(kāi)發(fā)區(qū)電子檔案管理存在的問(wèn)題

1、開(kāi)發(fā)區(qū)各職能部門(mén)對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)和歸檔意識(shí)普遍較弱。開(kāi)發(fā)區(qū)各部門(mén)因?yàn)槁毮軇澐值牟煌?，各自?fù)責(zé)自己部門(mén)檔案的整理，也包括電子檔案的歸檔整理。在實(shí)際操作中，因?yàn)殡娮游募膫鬏斝?、?nèi)容信息的可隨意修改性、對(duì)產(chǎn)生文件的計(jì)算機(jī)的依賴性，使得電子文件的保存具有其特殊性?，F(xiàn)在開(kāi)發(fā)區(qū)各部門(mén)的檔案員基本上都是兼職人員，對(duì)電子文件的歸檔保存意識(shí)較弱，各部門(mén)產(chǎn)生的實(shí)時(shí)電子文件基本上都沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)登記、備份，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障或癱瘓，所有的電子文件信息都有可能受到影響甚至全部丟失，后續(xù)電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性將大大降低。

2、開(kāi)發(fā)區(qū)缺乏針對(duì)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。電子檔案管理是一項(xiàng)極復(fù)雜的技術(shù)工程，目前電子檔案管理中存在著兩個(gè)方面的問(wèn)題：一個(gè)是電子檔案的憑證性，即如何在電子檔案的管理中，采取必要的技術(shù)措施和手段保證電子檔案的憑證作用。電子檔案的憑證性與紙質(zhì)檔案的憑證性有著明顯的區(qū)別。一個(gè)是電子檔案查閱利用的安全保障，即如何充分利用信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提供方便、快捷、高效的檔案利用服務(wù)，如何在查閱利用中保證電子檔案的內(nèi)容、信息和載體的安全。沒(méi)有統(tǒng)一的針對(duì)性的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，無(wú)法有序的開(kāi)展電子檔案的各項(xiàng)管理工作。

3、開(kāi)發(fā)區(qū)缺少統(tǒng)一、規(guī)范的電子檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)著錄規(guī)則，目前所遵循的框架格式主要是采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的《ISO-2709 1996信息和文獻(xiàn)工作——信息交換格式》標(biāo)準(zhǔn)，且主要是用于建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在國(guó)際上有兩大系列：一個(gè)是歐美國(guó)家的《英美編目條例》；一個(gè)是國(guó)際通用機(jī)讀目錄格式，即《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)著錄》。目前國(guó)內(nèi)在這方面尚在研究和試驗(yàn)階段。同時(shí)，國(guó)內(nèi)一體化的文件、檔案信息分類(lèi)和編號(hào)體系也沒(méi)有統(tǒng)一建立起來(lái)。

3 加強(qiáng)開(kāi)發(fā)區(qū)電子檔案管理的措施

1、加強(qiáng)日常電子文件收集和保存，建立電子文件安全管理制度。電子文件的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、檢索、傳輸都是即時(shí)進(jìn)行的，因此需要加強(qiáng)日常的收集和登記，同時(shí)制定電子文件安全管理制度，堵塞電子文件安全管理方面的漏洞。安全管理制度要遵循兩個(gè)原則：一是電子文件的制作過(guò)程責(zé)任要分散。在工作人員數(shù)量和素質(zhì)允許的情況下，不集中由一人實(shí)施全部與電子文件安全有關(guān)的功能。各部門(mén)聯(lián)合制作的電子文件、重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)的電子文件，要注意劃清制作人員的責(zé)任范圍，使每個(gè)參與人員都能各負(fù)其責(zé)。二是保密性較強(qiáng)的電子文件的制作要采取“不單獨(dú)和限制使用期限”的原則。不單獨(dú)原則是指在人員條件允許的情況下，由單位負(fù)責(zé)人指定兩個(gè)及以上可靠且能勝任工作的檔案專業(yè)人員，共同參與每項(xiàng)與安全有關(guān)的活動(dòng)，并通過(guò)簽字、記錄等方式證明。限制使用期限是指任何人不能在一個(gè)與檔案保密有關(guān)的崗位上工作太長(zhǎng)時(shí)間。保密工作人員應(yīng)經(jīng)常輪換工作位置。同時(shí)要對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行不定期的教育和培訓(xùn)，不斷提升他們對(duì)電子文件的認(rèn)知、制作和后續(xù)管理的水平。

2、統(tǒng)一電子檔案歸檔格式，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。逐步建立文檔一體化的文件、檔案信息分類(lèi)和編號(hào)體系。使電子文件形成系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間，通過(guò)具有管理意義和檢索信息作用的分類(lèi)編號(hào)體系建立有機(jī)聯(lián)系，為實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成端的控制，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、分布式的電子文件、檔案管理，為電子檔案信息的廣泛共享和服務(wù)提供基本的檢索工具。此外，還可以建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，由檔案部門(mén)建立統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)接收模板，并把模板放置在內(nèi)網(wǎng)上，由各部門(mén)（單位）自行按需下載和使用。電子文件歸檔管理應(yīng)參照紙質(zhì)檔案收集、整理、鑒定、保管、利用的標(biāo)準(zhǔn)，有效保證歸檔電子文件的真實(shí)性和完整性。電子文件的形成者或承辦者要了解電子文件歸檔的工作內(nèi)容和具體要求，在電子文件形成階段就要開(kāi)始收集積累工作，建立必要的記錄和登記制度。歸檔的電子文件必須真實(shí)、完整，能系統(tǒng)地反映工作的過(guò)程和結(jié)果，對(duì)一些研究成果的歸檔，還應(yīng)要求其成果與實(shí)際的技術(shù)狀態(tài)要保持一致。電子文件的歸檔應(yīng)由形成者進(jìn)行整理并編制歸檔說(shuō)明，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案部門(mén)移交。歸檔前，檔案部門(mén)應(yīng)協(xié)助電子文件形成者或承辦者進(jìn)行整理，同時(shí)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行檢查、檢測(cè)和驗(yàn)收。電子文件歸檔的時(shí)間視具體情況可分為階段歸檔和任務(wù)完成后歸檔。開(kāi)發(fā)區(qū)可以根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)、發(fā)展、功能定位特點(diǎn)，在電子文件歸檔管理上進(jìn)行一些統(tǒng)一性的、前瞻性的研究和嘗試。

3、積極開(kāi)展電子檔案登記備份制度。電子檔案?jìng)浞莸男问接腥N：一是在各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行登記備份，如寧波市的各開(kāi)發(fā)區(qū)可以在市級(jí)綜合檔案館進(jìn)行統(tǒng)一的電子檔案登記備份；二是在磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)等載體上進(jìn)行電子檔案?jìng)浞荩@種方式每隔2年需進(jìn)行抽檢，每隔5年需重新轉(zhuǎn)換1次；三是對(duì)電子檔案進(jìn)行異地減災(zāi)備份，目前的市級(jí)檔案館在使用這種方法；四是對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行云備份。這是近年新興的一種檔案?jìng)浞莘绞剑脕?lái)防止應(yīng)對(duì)突發(fā)事故對(duì)電子檔案的損毀和滅失風(fēng)險(xiǎn)。此外，區(qū)內(nèi)所有需備份的電子檔案元數(shù)據(jù)，也可以按年度在專業(yè)檔案級(jí)光盤(pán)進(jìn)行刻錄再備份，以保證電子檔案數(shù)據(jù)的實(shí)體和信息的安全。

電子檔案的保護(hù)技術(shù)目前還處于初步探索階段，還沒(méi)有形成一個(gè)明確的系統(tǒng)和一套成熟的技術(shù)體系，載體及其保護(hù)技術(shù)的可靠性還有待進(jìn)一步研究、檢驗(yàn)和論證。因此，開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)的電子檔案和紙質(zhì)檔案還會(huì)有一個(gè)長(zhǎng)期并存、共同發(fā)展的過(guò)程，要實(shí)現(xiàn)電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案的完全替代，還需要檔案工作者付出艱辛的勞動(dòng)和不懈的努力。目前，我們要采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施保證背景信息和元數(shù)據(jù)的完整性，為開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)電子檔案管理工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理人員要全面了解電子文件的形成特點(diǎn)和運(yùn)行規(guī)律，利用專業(yè)知識(shí)進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)和管理，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、可靠性和長(zhǎng)效性。

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作者簡(jiǎn)介

郇菁菁（1981-），女，漢族，浙江省寧波市，寧波國(guó)家高新區(qū)管委會(huì)辦公室，檔案中級(jí)，本科，研究方向：檔案管理。