新時期檔案管理信息化建設(shè)研究

張仁芬

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要，是現(xiàn)代化檔案管理工作的必然趨勢。本文在簡要分析檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義基礎(chǔ)上，針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題，提出新時期檔案管理信息化建設(shè)的相應(yīng)對策，即重點加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、資源體系建設(shè)、安全管理制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)和人才隊伍建設(shè)，以信息化建設(shè)促進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；問題；對策

1 檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺等，科學(xué)合理的處置、管理和應(yīng)用檔案信息資源，推進檔案管理現(xiàn)代化進程。檔案管理中檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，數(shù)字技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和共享等是檔案管理信息化的主要特點。檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分挖掘檔案的社會價值，以為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案管理信息化具有明顯優(yōu)勢：第一，利用信息化的檔案管理方式，檔案存在形式由傳統(tǒng)的“紙質(zhì)形式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙噪娮游募樾问降奈淖?、圖片、音視頻”等，檔案資源的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱更為便捷，檔案資源更易于保存、檢索，提高了檔案傳輸速度和傳輸安全性。第二，積極推進檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實施，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生變革，檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提升。第三，檔案信息化建設(shè)促進了檔案資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，有利于實現(xiàn)檔案資源的共享。

第四，檔案管理信息化建設(shè)有利于促進我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)和檔案管理體制的創(chuàng)新和完善，從而全面推進我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

2 檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題

2.1 缺乏對檔案管理信息化重要性認(rèn)識

當(dāng)前，雖然我國的檔案信息化建設(shè)工作取得了一定的進展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認(rèn)識上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。

2.2 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低

檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就目前而言，我國各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無法全面實施。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴(yán)重阻礙我國檔案管理信息化建設(shè)。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)驗等不能適應(yīng)新時期檔案信息化建設(shè)的需求，同時由于人員的穩(wěn)定性不足，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的進展。

3 推進檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)

檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。

另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實現(xiàn)檔案信息資源的共享。而加強檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

3.2 健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強安全管理制度建設(shè)

檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性。

同時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，維護制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，制定相應(yīng)的獎懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。同時可采用防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫自動備份、身份認(rèn)證、查閱權(quán)限、加密保護等安全防護措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。

3.3 加強檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應(yīng)制定重點行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標(biāo)識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進行轉(zhuǎn)化、掃描件要達到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。

3.4 加強認(rèn)識，促進檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)

各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過培訓(xùn)等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認(rèn)識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時代發(fā)展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因此應(yīng)不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質(zhì)，有必要加強定向培訓(xùn)力度，加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)。可定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強的開拓創(chuàng)新意識。

總之，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，各級檔案部門應(yīng)積極推進檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公共服務(wù)能力，促進檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。

參考文獻

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