交通運(yùn)輸檔案管理問題與工作優(yōu)化途徑探索

陸露

摘 要：在當(dāng)前的交通運(yùn)輸檔案管理工作中，由于對檔案管理的重視程度不夠、信息管理專職人員配置較少、工作技能沒有進(jìn)行專門培養(yǎng)，存在諸多問題。因此，需要結(jié)合檔案管理的工作現(xiàn)狀，來制定相應(yīng)的優(yōu)化途徑，提高交通運(yùn)輸工作的整體效率。

關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸；檔案管理；管理優(yōu)化

檔案管理工作，是交通運(yùn)輸管理工作中一項(xiàng)工作量大、數(shù)據(jù)處理眾多的工作之一，它涉及到文書檔案、、執(zhí)法檔案、車輛檔案、實(shí)物檔案等各種信息。隨著我國交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展和升級，交通運(yùn)輸檔案管理工作內(nèi)容和數(shù)量進(jìn)一步擴(kuò)大，當(dāng)前的檔案管理工作較為滯后，需要進(jìn)行工作優(yōu)化和提升。

1 當(dāng)前交通運(yùn)輸管理檔案存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度不夠

檔案管理的工作內(nèi)容，常常被認(rèn)為是整理材料、儲存數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分類、文件歸檔、數(shù)據(jù)調(diào)用和更新等[1]。這些工作沒有直接涉及到交通運(yùn)輸?shù)囊痪€工作、也不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和效益。因此，檔案管理工作一直沒有被列入交通運(yùn)輸管理工作的戰(zhàn)略性地位中，部分工作人員甚至認(rèn)為，檔案只要不丟失、不遺漏、不錯(cuò)誤、不外泄，就達(dá)到了管理目的。

（二）檔案管理硬件設(shè)施的缺乏

目前，交通管理部門的檔案室硬件設(shè)施不太齊全，目前的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實(shí)物等，需要電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存。電子檔案可以直接采用本地存儲，但是紙質(zhì)檔案需要存放在檔案室中。電子檔案所存放的本地硬盤，存儲容量和信息安全水平能夠滿足當(dāng)前的管理要求，但是隨著交通運(yùn)輸事業(yè)的快速發(fā)展，這些硬件技術(shù)也需要不斷更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所存放的檔案室，往往采光差、空間狹小、易出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀的可能[2]。

（三）檔案管理水平的不足

目前的檔案管理者，并不是專業(yè)的情報(bào)專業(yè)或檔案專業(yè)的技術(shù)人員，常常都是辦公室工作人員兼任檔案員來進(jìn)行檔案管理，缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)知識和技能[3]。而交通運(yùn)輸部門很少針對檔案管理來制定專門的工作規(guī)范和工作指南，因此，檔案管理制度缺乏或落實(shí)程度較差，基層工作者的管理水平明顯不足。

2 交通運(yùn)輸檔案管理工作的優(yōu)化途徑

可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的交通運(yùn)輸檔案管理工作存在不足，需要結(jié)合檔案管理的工作現(xiàn)狀，來制定檔案管理工作的優(yōu)化途徑。

（一）加強(qiáng)電子檔案的管理

隨著信息技術(shù)和數(shù)碼成像的不斷發(fā)展，大量的紙質(zhì)文件都可以轉(zhuǎn)化成電子化方式并進(jìn)行存儲，數(shù)據(jù)管理方式也逐漸成熟。例如：對于目前沒有電子版本的紙質(zhì)檔案，可以進(jìn)行電子化處理，在未來的工作中，盡可能直接生成電子版的檔案；對已經(jīng)歸檔的文件資料，設(shè)置為只讀或禁止更改的模式[4]，保證了文件的安全性；對當(dāng)前的檔案格式和內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，提高了文件和檔案的一致性。

（二）建立和完善檔案管理網(wǎng)站

在加強(qiáng)電子檔案的管理的基礎(chǔ)上，將電子檔案進(jìn)行分類、歸檔、提取、整理，通過內(nèi)部OA平臺上傳進(jìn)行共享，讓檔案信息真正服務(wù)于交通管理工作。同時(shí)，在內(nèi)部OA平臺中，授予不同部門查閱、調(diào)用、修改的權(quán)限，保證檔案信息的快速傳遞，提高交通運(yùn)輸檔案管理的工作效率。

同時(shí)，還要積極建設(shè)外聯(lián)網(wǎng)，建立交通運(yùn)輸檔案信息網(wǎng)站，為廣大用戶提供一個(gè)快速查詢交通運(yùn)輸檔案信息的平臺，使得用戶能夠不受時(shí)間和空間的限制，查閱到權(quán)限內(nèi)最新的交通運(yùn)輸相關(guān)資料。另外，在網(wǎng)站中還可以增設(shè)咨詢服務(wù)的窗口，及時(shí)提供檔案管理的服務(wù)幫助。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的培訓(xùn)

對于當(dāng)前已經(jīng)從事檔案管理的專兼職工作人員，需要定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過不斷學(xué)習(xí)檔案采集、保存、編排、挖掘的新技術(shù)和新方法，幫助他們解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的新問題、創(chuàng)新工作方法、提高工作效率。對于剛剛?cè)肼毜臋n案管理工作人員，需要進(jìn)行入職前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對于一些具有檔案管理專業(yè)技能的人才，要通過入職培訓(xùn)，讓他們盡快了解交通運(yùn)輸檔案管理工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和要求，以便于迅速適應(yīng)工作，并在工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，不斷提升檔案管理方式和效率。

（四）制定檔案管理規(guī)范

管理規(guī)范的建立，是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。目前，國家已經(jīng)對各類檔案的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護(hù)措施，制定出了各種技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求，這些規(guī)定已經(jīng)在政府正式公文管理中得到廣泛應(yīng)用。而交通運(yùn)輸檔案的管理，同樣也需要遵照國家的檔案管理要求，并針對交通運(yùn)輸檔案的特點(diǎn)，來制定針對性的規(guī)范和要求。例如：交通運(yùn)輸信息的形式具有多樣性，有可能同時(shí)具有文字、圖片、視頻等文件，需要做好文件管理和傳遞的臺賬、加快電子檔案的同步化與核對工作。只有這樣，才能為交通運(yùn)輸管理提供規(guī)范、精確的信息資源，提升整個(gè)交通運(yùn)輸管理的水平。

（五）建立交通運(yùn)輸檔案管理的保障機(jī)制

交通運(yùn)輸檔案管理的保障機(jī)制包括責(zé)任機(jī)制、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制三個(gè)部分。首先，是落實(shí)交通運(yùn)輸檔案管理的責(zé)任機(jī)制。建立交通運(yùn)輸檔案管理的組織和領(lǐng)導(dǎo)層、明確管理責(zé)任、制定制度和管理規(guī)范、落實(shí)對檔案管理的資金和人員支持、提高交通運(yùn)輸部門的內(nèi)部職能。其次是落實(shí)交通運(yùn)輸檔案管理的考核機(jī)制。上級部門可以通過定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)工作調(diào)研等方式，到各級交通運(yùn)輸檔案管理部門進(jìn)行管理抽檢，查看紙質(zhì)文檔的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護(hù)措施是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、檔案室的硬件配套設(shè)施是否更新和完善、查看電子文檔的轉(zhuǎn)化率和發(fā)布情況，將這些檢查結(jié)果作為考核依據(jù)。最后是落實(shí)交通運(yùn)輸檔案管理的激勵(lì)機(jī)制。這一機(jī)制與考核機(jī)制密不可分。檢查結(jié)果將作為激勵(lì)措施的參考依據(jù)，管理者需要根據(jù)檢查結(jié)果和考核情況，對檔案管理工作成果突出的工作人員進(jìn)行嘉獎、對檔案管理工作落實(shí)較好的基層交通運(yùn)輸管理單位進(jìn)行表彰，并且對情況不佳的單位提出針對性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落實(shí)實(shí)施，再通過定期回訪檢查的方式，了解整改進(jìn)度。

（六）挖掘交通運(yùn)輸檔案管理的利用率

目前，有一部分已經(jīng)歸檔的交通運(yùn)輸檔案一直是處于閑置狀態(tài)，不同的檔案之間，信息的重疊程度很高，還有一部分檔案歸檔之后，查閱困難，很難發(fā)揮檔案管理的效果，造成了大量的資源浪費(fèi)。因此，需要挖掘交通運(yùn)輸檔案管理的利用率。對于長期處于閑置狀態(tài)的交通運(yùn)輸檔案，可以將其移動到后備檔案庫中，將頻繁調(diào)用的檔案放置到前端位置，以便調(diào)用。對于信息重疊程度很高的檔案，需要在檔案收集、整理、存檔的過程中，設(shè)計(jì)收集方式，注重信息的配套性和完整性，在電子檔案歸類時(shí)，標(biāo)注檔案之間的信息調(diào)用關(guān)系，節(jié)約存儲空間。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)查詢的方式，減少檔案查詢的難度，盡快將能夠公開的交通運(yùn)輸檔案信息進(jìn)行電子化和信息化處理，方便調(diào)用和查閱。

3 結(jié)語

針對當(dāng)前交通運(yùn)輸檔案管理工作中，存在重視程度不夠、硬件設(shè)施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等問題，需要加強(qiáng)電子檔案的管理、建設(shè)檔案管理網(wǎng)站、加強(qiáng)對人員的檔案管理培訓(xùn)、制定檔案管理規(guī)范、挖掘檔案管理的利用率，并建立相關(guān)的責(zé)任機(jī)制、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理的效果，為交通運(yùn)輸管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]吳東霞. 交通運(yùn)輸單位檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，17：63.

[4]李長河. 檔案信息化建設(shè)有助于提升交通運(yùn)輸管理工作效率[J]. 蘭臺內(nèi)外，2011，02：28.